INEMA.CLUBPROCopilot + Agentes para Empresas

Trilha única · 9 aulas

Copilot + Agentes
para Empresas

Do trabalho com IA à automação dos processos da sua empresa: você sai sabendo usar o Copilot no dia a dia, redesenhar um processo real, criar um agente, montar um fluxo de aprovação e medir o resultado com indicadores — sem escrever uma linha de código.

O caminho

Cinco degraus, uma trilha

degrau 1

Usuário de IA

degrau 2

Profissional aumentado

degrau 3

Designer de workflows

degrau 4

Construtor de agentes

degrau 5

Automatizador de processos

Aulas

Do início ao fim

1

De usuário de IA a automatizador de processos

Saia sabendo em qual dos cinco degraus você está hoje e quais três tarefas suas sobem de degrau primeiro.

20min · abrir →
2

Copilot no dia a dia: achar, resumir, transformar reunião em execução

Saia com uma reunião sua transformada em decisões, responsáveis e prazos — e com um pedido que encontra o que você procura sem abrir dez pastas.

22min · abrir →
3

Dados que explicam: Excel, Analyst e Researcher

Saia sabendo perguntar a uma planilha "o que mudou e por quê" e receber uma explicação que você consegue conferir.

21min · abrir →
4

Do prompt ao workflow: redesenhe um processo

Saia com um processo real da sua área desenhado num canvas — entradas, decisões, quem aprova, o que automatiza e como medir.

23min · abrir →
5

Seu primeiro agente no Copilot Studio

Saia com um agente de rascunho que responde perguntas usando os documentos da sua área, testado por você com três perguntas reais.

24min · abrir →
6

Power Automate: a camada que executa

Saia com um fluxo de aprovação seu, funcionando em teste: pedido chega, alguém aprova no Teams, o resultado fica registrado.

24min · abrir →
7

Quando o sistema não tem porta: automação de tela e Computer Use

Saia sabendo escolher, para cada sistema da sua empresa, entre porta de serviço, fluxo, automação de tela e Computer Use — e justificar a escolha.

24min · abrir →
8

Indicadores e Power BI: dados que viram ação

Saia com três indicadores da sua área definidos com meta e desvio, e com o pedido que faz o Copilot explicar por que um deles piorou.

22min · abrir →
9

Governança e o seu caso real

Saia com o canvas completo do seu primeiro projeto de agente, as regras de acesso conferidas e um plano de três fases para tirar do papel.

23min · abrir →

Copilot + Agentes · Aula 1

De usuário de IA
a automatizador

Ao fim desta aula você consegue dizer em qual dos cinco degraus está hoje e apontar três tarefas do seu trabalho que sobem de degrau primeiro — escritas com objetivo, fonte da informação e quem valida.

Você já pede ao Copilot para resumir um e-mail ou melhorar um texto. Mas o trabalho pesado continua com você: abrir o sistema, copiar de uma planilha para outra, cobrar quem não respondeu, atualizar o indicador. A mudança que a sua empresa espera não é "usar IA melhor". É passar o trabalho repetitivo para agentes que participam do processo. Quem entende essa diferença agora escolhe o que automatizar; quem não entende continua usando uma ferramenta cara como corretor de texto.

role para estudar

01 O Copilot deixou de ser só um assistente de texto

Até pouco tempo, a IA na empresa fazia uma coisa: ajudava a pessoa a trabalhar. Você pedia um resumo, recebia o resumo e o resto era com você. Essa fase não acabou, mas deixou de ser o ponto principal. A evolução que importa agora é a IA participar do processo: receber uma solicitação, consultar os documentos certos, tomar uma decisão dentro de regras e executar a tarefa até o fim.

O nome dessa segunda forma de trabalhar é agente. Pense num funcionário novo, muito rápido, que conhece os documentos da área e sabe mexer nos sistemas — mas que só faz o que foi combinado e mostra o que fez.

Para a técnica de segurança do trabalho, a diferença aparece na primeira ocorrência da semana. Hoje ela pede ao Copilot um texto para o registro e depois abre a planilha, o formulário do sistema e o e-mail para o gestor do setor. Com um agente, ela informa "proteção danificada na máquina 14, setor de corte" e ele registra, avisa o responsável e abre a tarefa com prazo. O texto continua saindo bom; o que muda é que o trabalho termina.

02 Existem cinco degraus, e você está em um deles

A formação inteira segue uma escada de cinco degraus. No primeiro, o usuário de IA pede textos, resumos e respostas. No segundo, o profissional aumentado usa a IA dentro dos fluxos reais: reunião vira relatório, relatório vira plano, plano vira tarefas. No terceiro, o designer de workflows desenha o processo antes de automatizar: quem inicia, o que entra, quem decide, o que sai.

No quarto degrau, o construtor de agentes cria um assistente especializado que consulta conhecimento e chama automações. No quinto, o automatizador de processos liga tudo: agente, fluxo, sistemas e indicadores, com aprovação humana onde importa. Ninguém pula degrau. Cada aula deste curso sobe um.

O analista de compras que hoje pede ao Copilot "melhore este e-mail para o fornecedor" está no primeiro degrau. Quando ele passa a pedir "resuma a conversa com o fornecedor, liste o que ficou pendente e prepare a cobrança", subiu para o segundo. Quando desenha o caminho inteiro de um cadastro de fornecedor, do pedido à aprovação, está no terceiro. O objetivo do curso é levá-lo ao quinto: um agente que recebe o pedido de cadastro e conduz o processo.

Teste-se

A gestora de RH pede ao Copilot: "resuma esta reunião de integração, liste as tarefas de cada área e monte o cronograma da primeira semana do novo funcionário". Em que degrau ela está?

03 O pedido bom não é um prompt, é uma cadeia

Treinamentos antigos de IA giravam em torno do prompt: escreva bem o pedido e receba uma resposta melhor. Isso continua valendo, mas é só o primeiro elo. O trabalho real segue uma cadeia: objetivo, contexto, dados, análise, decisão, ferramenta, execução, validação. Quando essa cadeia se repete toda semana, ela vira automação. Quando a automação precisa consultar, decidir e conversar, vira agente.

Uma analogia ajuda a fixar. O prompt é um bilhete na mesa de um colega. A cadeia é o procedimento escrito da área: o que entra, onde está a informação, quem decide, o que sai e quem confere. Ninguém automatiza um bilhete; automatiza-se um procedimento.

A gestora de RH que quer melhorar a integração de novos funcionários não começa pelo prompt. Começa pela cadeia: objetivo (novo funcionário produtivo em duas semanas), contexto (política de integração no SharePoint), dados (lista de admissões do mês), decisão (quais treinamentos são obrigatórios para cada cargo), execução (convites, acessos, tarefas), validação (o gestor confirma). Cada elo dessa cadeia é algo que o curso ensina a entregar a uma ferramenta.

Você não vai aprender a escrever prompts melhores. Vai aprender a descrever procedimentos tão bem que uma máquina consiga executá-los.

04 O modelo mental muda: você fala com o agente, o agente fala com os sistemas

No modelo antigo, a pessoa fala direto com o sistema. Para isso ela precisa conhecer menus, telas, campos e a ordem certa de preencher cada um. Cada sistema novo é um treinamento novo, e cada troca de tela é uma chance de erro. No modelo novo, a pessoa fala com um agente e o agente fala com os sistemas. A pessoa informa quatro coisas: o objetivo, o contexto, as restrições e os critérios de sucesso. O agente coordena dados, sistemas, automações e ferramentas.

É o mesmo que acontece quando você usa um despachante em vez de ir a cinco guichês. Você entrega os documentos e diz o que precisa; ele conhece os balcões. A diferença é que este despachante mostra cada passo que deu e pede a sua assinatura nos pontos combinados.

O coordenador financeiro sente isso na aprovação de pagamentos. Hoje ele abre o sistema de compras, confere o pedido, abre o contrato na pasta da rede, compara valores e registra a aprovação em outra tela. No modelo novo, ele diz ao agente: "aprove pagamentos até 5 mil reais que batam com o contrato; acima disso, me traga a comparação e espere a minha decisão". Ele continua decidindo o que importa, sem visitar cinco telas por pagamento.

05 O que continua sendo seu: decidir, validar, aprovar

Subir a escada não significa entregar tudo. Três coisas ficam com você em qualquer degrau. Decidir o que o agente pode fazer sozinho e o que precisa de aprovação humana. Validar o resultado antes de ele virar oficial. E aprovar o que envolve risco: pagamento, contratação, liberação de área ou equipamento, medida disciplinar, interpretação de lei. Um agente que aprova sozinho uma liberação de máquina não é avanço; é um problema esperando data.

Há também uma regra que a empresa inteira precisa ouvir cedo: a IA não corrige uma organização mal arrumada. Se uma pessoa hoje tem acesso a um documento que não deveria, um agente ligado às mesmas permissões também vai encontrá-lo. A aula 9 trata disso em detalhe. Por ora, guarde a ideia: automatizar um processo bagunçado produz bagunça mais rápido.

Na segurança do trabalho isso é literal. A técnica pode deixar o agente registrar a ocorrência, avisar o responsável, abrir a tarefa e cobrar o prazo. A liberação da máquina 14 para voltar a operar continua sendo uma decisão dela, com a assinatura dela. O agente prepara tudo para essa decisão levar dois minutos em vez de uma tarde.

Antes

A técnica de segurança recebe a ocorrência pelo Teams, digita o registro na planilha, preenche o formulário do sistema, escreve o e-mail ao gestor do setor e anota o prazo na agenda. Cerca de duas horas por ocorrência, com o risco de esquecer a cobrança.

Depois

Ela descreve a ocorrência ao agente. Ele pergunta o que falta, registra, avisa o responsável, cria a tarefa com prazo e cobra sozinho. Ela confere o registro e decide a liberação da máquina.

Saldo: de cerca de duas horas para cerca de quinze minutos por ocorrência — e o tempo dela passa a ir para a decisão de segurança, não para a digitação.

Pratique agora 0/3 feito

Descubra o seu degrau e escolha as três primeiras tarefas

Meta: sair com o seu degrau atual nomeado e três tarefas do seu trabalho escritas no formato "objetivo + onde está a informação + quem valida". ~10 min, num papel ou num documento do Word.

Nesta prática você só escreve. Nada é enviado, automatizado ou alterado em sistema nenhum. Se uma tarefa parecer grande demais, troque por uma menor — o tamanho certo é o que cabe numa frase.

Você acabou de nomear o seu degrau e separar as três tarefas que vão subir primeiro — no formato que as próximas aulas vão usar para automatizar.

Resumo

  • O Copilot que ajuda a escrever continua útil, mas o valor novo está no agente que recebe o pedido, consulta, decide dentro de regras e executa até o fim.
  • A formação sobe cinco degraus: usuário, profissional aumentado, designer de workflows, construtor de agentes, automatizador. Cada aula sobe um, sem pular.
  • O que se automatiza não é um prompt, é um procedimento inteiro: objetivo, contexto, dados, decisão, execução e validação.
  • No modelo novo você informa objetivo e critérios ao agente, e ele conhece os sistemas. Decidir, validar e aprovar o que tem risco continua sendo seu.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir situar o seu trabalho na escada e separar as três tarefas que vão subir primeiro.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: pegue a menor das três tarefas e anote, ao lado dela, em quais telas ou pastas você entra hoje para fazê-la. Essa lista é o mapa que a aula 4 vai usar.

Na próxima aula, você faz o Copilot encontrar documentos, e-mails e reuniões de um assunto sem abrir dez pastas — e transforma uma reunião em decisões, responsáveis e prazos.

Copilot + Agentes · Aula 2

Achar, resumir,
executar

Ao fim desta aula você consegue transformar uma reunião sua em uma lista de decisões, responsáveis e prazos usando o Copilot — e escrever um pedido que encontra documentos, e-mails e reuniões de um assunto sem abrir dez pastas.

Metade do seu dia vai embora procurando: o e-mail em que o fornecedor confirmou o prazo, a versão certa do procedimento, o que ficou decidido na reunião de terça. O Copilot da sua empresa enxerga tudo isso ao mesmo tempo, mas só entrega bem quando o pedido é bem feito. Esta aula é o segundo degrau: a IA dentro do seu fluxo de trabalho real, não só no chat.

role para estudar

01 O Copilot da empresa enxerga o que você enxerga — nem mais, nem menos

O Microsoft 365 Copilot aparece dentro das ferramentas que você já usa: no Teams, no Outlook, no Word, no Excel, no PowerPoint e numa janela própria de conversa. A diferença para um chat comum é uma só, e é decisiva: ele consulta os dados da sua empresa. E-mails, arquivos nas pastas compartilhadas, gravações de reunião, conversas do Teams.

Uma regra que evita muita confusão: ele vê exatamente o que a sua conta pode ver. Se você não tem acesso à pasta da diretoria, ele também não tem. Se um documento está no seu computador e não na nuvem da empresa, ele não encontra. Isso é uma proteção, não uma limitação.

O analista de compras abre a conversa do Copilot no Teams e pergunta "quais fornecedores de embalagem me mandaram proposta nos últimos 60 dias?". A resposta vem dos e-mails dele, com os nomes e as datas. Um colega de outra área, fazendo a mesma pergunta, receberia só o que está nos e-mails dele. Um aviso honesto: o que cada botão faz e onde ele fica muda com frequência, e depende da licença que a empresa contratou. Se algo desta aula não aparecer igual na sua tela, procure pelo nome da função; a lógica é a mesma.

02 Achar: de "onde está aquele arquivo?" para "me mostre as decisões"

A pergunta antiga é "onde está o procedimento de bloqueio de máquina?". O Copilot responde essa, mas ela desperdiça o que ele tem de melhor: cruzar fontes. A pergunta nova é "reúna tudo o que temos sobre a máquina 14 nos últimos seis meses — documentos, e-mails, reuniões — e me mostre as principais decisões tomadas e quem é responsável por cada uma". Uma pergunta assim substitui uma manhã de busca.

Um pedido de busca bom tem três partes: o assunto com nome próprio (não "a máquina", mas "a máquina 14 do setor de corte"), o período, e o que você quer ver no fim (decisões, responsáveis, pendências, documentos). Sem essas três partes ele devolve uma lista genérica, e a culpa parece ser dele.

A técnica de segurança do trabalho usa isso antes de uma inspeção. Em vez de abrir a pasta de ocorrências, a pasta de treinamentos e o histórico de e-mails, ela pede: "liste as ocorrências, os treinamentos e as ações corretivas do setor de corte desde março, com o status de cada ação". Ela chega à inspeção sabendo o que ficou aberto.

Erro comum

Perguntar "o que temos sobre segurança?" e receber uma resposta genérica. Acontece porque o Copilot não sabe se você quer a política, as ocorrências ou os treinamentos, nem de que período. Nomeie o assunto, o período e o que quer ver no fim; a resposta muda de qualidade na hora.

03 E-mail: resumir a conversa, achar a pendência, preparar a resposta

Uma conversa de e-mail com vinte mensagens e cinco pessoas esconde três coisas que você precisa: o que já foi decidido, o que ainda está pendente e quem ainda não respondeu. O Copilot no Outlook extrai as três de uma vez. O pedido que funciona é direto: "resuma esta conversa, separe o que já foi decidido do que está pendente e prepare uma resposta para os envolvidos cobrando as pendências com prazo".

Depois do resumo vem o ajuste de tom, e aqui ele é bom de verdade. A mesma mensagem pode sair cordial para o fornecedor, objetiva para a diretoria e detalhada para a equipe. Você escreve o conteúdo uma vez e pede as versões.

O analista de compras tem uma conversa com um fornecedor de peças que já dura três semanas: proposta, contraproposta, dúvida sobre frete, silêncio. Ele pede o resumo com pendências e descobre que o fornecedor nunca confirmou o prazo de entrega, só o preço. A resposta pronta cobra exatamente isso, com data. Ele confere, ajusta uma frase e envia. A conferência é dele; o Copilot não envia nada sozinho.

04 Reunião não termina em ata, termina em execução

A maioria das reuniões produz uma ata que ninguém lê. O que a empresa precisa é o que vem depois: decisões, responsáveis, tarefas, prazos e acompanhamento. Esse encadeamento é um método, e vale mesmo sem Copilot. Antes da reunião, você levanta o contexto e as pendências anteriores. Durante e depois, você transforma a conversa em compromissos com nome e data.

Com a reunião gravada no Teams, o Copilot faz o trabalho pesado: resume, identifica decisões, lista tarefas, sugere responsáveis e prazos a partir do que foi dito. O que ele não faz é decidir por vocês nem cobrar por vocês. O acompanhamento continua sendo uma pessoa, ou, mais adiante no curso, um fluxo automático.

A gestora de RH sai da reunião de integração do mês com o resumo pronto: quatro decisões, sete tarefas, três áreas responsáveis e os prazos da primeira semana de cada novo funcionário. Antes, ela gastava a tarde seguinte montando isso de memória. Agora gasta dez minutos conferindo e ajustando um prazo que o Copilot entendeu errado.

Checklist do pós-reunião

  1. Resumo — em até dez linhas, o que foi tratado.
  2. Decisões — o que ficou decidido, sem "talvez".
  3. Responsáveis — um nome por decisão, nunca "a área".
  4. Tarefas e prazos — o que cada responsável faz e até quando.
  5. Acompanhamento — quem cobra, em que data, por qual canal.

05 Documentos e apresentações: de várias fontes para uma história

No Word, o Copilot monta a primeira versão de um relatório, uma proposta ou um procedimento a partir do que você aponta: "use a ata da reunião de terça, a planilha de indicadores e o procedimento antigo, e escreva a versão nova do procedimento em linguagem simples". Ele também faz o caminho inverso, que é mais útil do que parece: transformar um texto técnico em uma página executiva, ou criar uma versão resumida e uma detalhada do mesmo documento.

No PowerPoint, o fluxo é documentos, dados e reuniões, que viram uma síntese, que vira uma história, que vira slides. O pedido bom diz o público e o tempo: "apresentação de oito minutos para a diretoria, foco no que mudou e no que precisa de decisão". Ele sugere a sequência de slides e as mensagens principais; você corrige a história.

O coordenador financeiro precisa levar o fechamento do mês para a diretoria. Ele aponta o relatório contábil, a planilha de orçamento e a ata da reunião de resultados, e pede uma apresentação de seis slides para gestores que não são da área financeira. A primeira versão sai com a história certa e dois números que ele confere contra a planilha antes de apresentar.

Pratique agora 0/3 feito

Transforme a sua última reunião em decisões, responsáveis e prazos

Meta: sair com a lista de decisões, responsáveis, tarefas e prazos de uma reunião real sua, pronta para enviar. ~10 min, no Copilot do Teams ou na janela de conversa do Copilot da empresa.

O Copilot só lê o que você já pode ver, e não envia nada para ninguém. O resultado fica na conversa até você copiar. Se a reunião não tiver gravação, cole as suas anotações no lugar — funciona igual. Não gostou do resultado? Peça de novo com mais detalhes.

Use a reunião <nome da reunião e data> (ou as anotações abaixo).
Faça, nesta ordem:
1. Resumo em até 10 linhas.
2. Decisões tomadas, uma por linha, sem "talvez".
3. Para cada decisão: responsável (um nome), tarefa e prazo.
4. Pendências que ficaram sem responsável.
5. Uma mensagem de acompanhamento para enviar aos participantes,
   em tom cordial, cobrando as tarefas com prazo.

Anotações (se não houver gravação):
<cole aqui>

Você acabou de transformar uma reunião em compromissos com nome e data — o segundo degrau, no seu trabalho de verdade.

Resumo

  • O Copilot da empresa vive dentro do Teams, do Outlook e do Office, e consulta os dados da empresa — sempre limitado ao que a sua conta já pode ver.
  • A busca boa nomeia o assunto, o período e o que você quer ver no fim; sem isso, a resposta sai genérica e parece culpa da ferramenta.
  • Em e-mail, ele separa decidido de pendente e prepara a cobrança; em reunião, ele entrega decisões, responsáveis e prazos. Cobrar continua sendo uma pessoa, ou um fluxo mais adiante.
  • Em Word e PowerPoint, várias fontes viram uma síntese e a síntese vira uma história. A história é sua; os números você confere.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir fazer uma reunião terminar em compromissos com nome e data, em dez minutos.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: escolha a conversa de e-mail mais longa da sua caixa de entrada e peça ao Copilot o resumo com pendências e quem não respondeu. Compare com o que você achava que estava pendente.

Na próxima aula, você faz a mesma coisa com números: pergunta a uma planilha o que mudou e por quê, e recebe uma explicação que dá para conferir.

Copilot + Agentes · Aula 3

Dados que
explicam

Ao fim desta aula você consegue perguntar a uma planilha sua "o que mudou neste mês e por quê" e receber uma explicação com os fatores — conferindo pelo menos um número antes de repassar a alguém.

Você não precisa virar analista de dados. Precisa parar de levar para a reunião um gráfico que ninguém sabe explicar. O gestor pergunta "por que caiu?" e a resposta é "vou verificar". O Copilot no Excel, o Analyst e o Researcher existem para essa pergunta: transformar números em interpretação, com você conferindo o que importa antes de a informação circular.

role para estudar

01 No Excel, o Copilot lê a planilha como um colega que entende de fórmula

Aberta uma planilha, o Copilot faz o que você pediria a um colega experiente: cria a fórmula que você descreve em português, explica o que uma fórmula existente faz, aponta células com erro, compara períodos, monta uma tabela dinâmica e gera o gráfico. Você conversa com a planilha em vez de decorar funções.

Uma rampa antes de a tela parecer complicada: o Copilot só entende bem uma planilha quando ela parece uma lista arrumada, com uma linha de cabeçalho e uma coluna por informação. Se o seu arquivo tem títulos mesclados, subtotais no meio e cores no lugar de colunas, ele se perde do mesmo jeito que um colega novo se perderia. Arrumar a planilha é metade do trabalho, e vale para todas as ferramentas desta aula.

O coordenador financeiro abre a planilha de despesas por centro de custo e pede: "crie uma coluna com a variação percentual de cada centro de custo em relação ao mês anterior e destaque as que passaram de 10%". Em segundos tem a coluna, a fórmula visível para conferir e as células destacadas. Antes, isso era meia hora e uma fórmula copiada errada.

02 A pergunta certa a um dado é "o que mudou e por quê", não "faça um gráfico"

Um gráfico é uma resposta. Sem pergunta, ele decora um slide e não muda nenhuma decisão. A pergunta que gera decisão tem sempre a mesma forma: o que mudou, em relação a quê, e quais fatores mais contribuíram. Exemplo do dia a dia: "o que mudou neste mês em relação aos três meses anteriores e quais fatores mais explicam a mudança?". Essa pergunta obriga a ferramenta a comparar, ordenar os fatores e explicar, e obriga você a ler a explicação.

A técnica de segurança do trabalho mantém a planilha de ocorrências: data, setor, tipo, gravidade, ação corretiva, prazo. Em vez de pedir "gráfico de ocorrências por mês", ela pergunta "o número de quase acidentes subiu em relação ao trimestre anterior? Em qual setor e em qual tipo de ocorrência está a diferença?". A resposta aponta o setor de corte e as proteções de máquina. Isso vira pauta da próxima reunião; o gráfico sozinho não viraria.

Erro comum

Pedir "faça um gráfico dessas vendas" e receber algo bonito que não responde nada. Acontece porque o pedido não tem pergunta: a ferramenta escolhe uma visualização qualquer. Comece pela pergunta ("o que mudou e por quê") e só depois peça o gráfico que ilustra a resposta.

03 Analyst: quando a resposta está em mais de um arquivo

O Analyst é o Copilot no papel de analista de dados. A diferença para o Excel comum é o alcance: ele cruza arquivos diferentes, compara várias planilhas, procura relações entre colunas que ninguém juntou e explica anomalias. Ele também mostra o raciocínio, o que é a parte mais útil para quem vai conferir.

O pedido bom entrega os arquivos e uma hipótese para testar. "Aqui estão a planilha de entregas e a planilha de não conformidades do semestre. Os fornecedores que atrasam mais são também os que têm mais não conformidades? Mostre os cinco piores em cada lista e diga se coincidem." Uma hipótese testável rende uma resposta que dá para agir; "analise esses dados" rende um texto vago.

O analista de compras faz exatamente esse cruzamento antes da avaliação semestral de fornecedores. Descobre que três dos cinco fornecedores com mais atrasos também lideram em não conformidades, e que um quarto atrasa muito mas entrega com qualidade. São dois problemas diferentes, com duas conversas diferentes. Sem o cruzamento, ele trataria os quatro do mesmo jeito.

04 Researcher: pesquisa profunda que junta o que está dentro e o que está fora

O Researcher serve para a pergunta que levaria uma semana: combinar tudo o que a empresa já tem sobre um assunto com o que existe fora dela. Um pedido típico: "analise tudo o que temos internamente sobre este fornecedor, combine com informações externas relevantes e produza um relatório de risco". Ele lê os contratos, os e-mails e as atas, procura notícias e registros públicos, e devolve um relatório com as fontes.

Os usos são os de sempre da gestão, só que mais rápidos: comparação com concorrentes, avaliação de fornecedor, panorama de um mercado, mudança de legislação, tendência de tecnologia. O cuidado é o mesmo do passo anterior: quanto mais preciso o pedido, mais útil o relatório.

A gestora de RH precisa propor a política de trabalho híbrido. Ela pede um relatório que combine a pesquisa interna de clima, as atas das reuniões de liderança sobre o tema e as práticas de empresas do mesmo setor no país. Recebe um documento com as três partes e as fontes de cada afirmação externa. O que ela leva para a diretoria é a decisão; o levantamento ficou pronto em uma tarde.

Como pedir uma pesquisa que volta útil

  1. Objetivo — que decisão o relatório vai apoiar.
  2. Fontes internas — quais pastas, contratos ou reuniões ele deve considerar.
  3. Fontes externas — o que procurar fora: mercado, legislação, concorrentes.
  4. Formato — tamanho, seções, para quem é.
  5. O que conferir — peça as fontes de cada afirmação externa; é isso que você vai checar.

05 Todo número que a IA entrega vem com a mesma confiança, certo ou errado

Esta é a regra que separa quem usa bem de quem se queima. A ferramenta apresenta um número errado com a mesma segurança de um número certo. Não há hesitação na voz, porque não há voz. Por isso a conferência não é desconfiança; é parte do método. Você não confere tudo, confere o que vai circular e o que muda uma decisão.

Três jeitos rápidos de conferir. Pedir o caminho: "mostre a fórmula" ou "de quais linhas veio esse total". Testar uma amostra: pegue um valor que você conhece de cabeça e veja se bate. E checar a fonte: para afirmações externas, abrir a fonte que o relatório indicou. Dois minutos de conferência valem mais do que uma hora de retrabalho depois que o número chegou à diretoria.

O coordenador financeiro recebeu do Analyst que a despesa com frete cresceu 23% no trimestre. Antes de colocar no relatório, pediu "de quais linhas veio esse cálculo" e descobriu que uma devolução fora contada como despesa. O número certo era 17%. O relatório saiu certo, e a confiança dele na ferramenta aumentou, não diminuiu: ela mostrou o caminho quando ele pediu.

Teste-se

O Researcher entregou um relatório de risco de um fornecedor com a afirmação "empresa citada em processo trabalhista em 2025". O que você faz antes de repassar ao gestor?

Pratique agora 0/3 feito

Pergunte à sua planilha o que mudou e por quê

Meta: sair com uma explicação de variação de uma planilha real sua, com os fatores ordenados, e um número conferido por você. ~10 min, no Excel com Copilot ou na conversa do Copilot da empresa, anexando o arquivo.

Trabalhe numa cópia da planilha — salve como "nome-copia" antes de começar. O Copilot não altera nada sem você aceitar, e na cópia nem isso importa. Se a resposta vier vaga, a planilha provavelmente não está no formato de lista arrumada; ajuste o cabeçalho e peça de novo.

Nesta planilha, a coluna <nome da coluna com o valor> mede <o que ela mede>.
1. Compare <último mês> com os três meses anteriores: o valor subiu ou caiu, e quanto (em % e em valor)?
2. Liste os fatores que mais contribuíram para a mudança, do maior para o menor, usando as colunas <setor / categoria / fornecedor>.
3. Para o maior fator, mostre de quais linhas veio o cálculo.
4. Diga em uma frase o que um gestor deveria fazer com essa informação.

Você acabou de transformar uma planilha em uma explicação conferida — a pergunta "por que caiu?" agora tem resposta antes da reunião.

Resumo

  • No Excel, o Copilot cria fórmulas, aponta erros, compara períodos e monta gráficos — desde que a planilha esteja em formato de lista arrumada, com cabeçalho e uma coluna por informação.
  • A pergunta que gera decisão é sempre "o que mudou, em relação a quê, e quais fatores explicam"; o gráfico vem depois, para ilustrar a resposta.
  • O Analyst cruza vários arquivos a partir de uma hipótese testável; o Researcher combina o que a empresa tem com fontes externas e entrega um relatório com fontes.
  • Todo número chega com a mesma confiança, certo ou errado. Conferir o que circula, pelo caminho do cálculo, por uma amostra ou pela fonte, é parte do método.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir fazer uma planilha explicar uma variação, e conferiu o número antes de ele circular.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: escolha o indicador que o seu gestor mais pergunta e escreva a pergunta "o que mudou e por quê" para ele, com os nomes reais das colunas. Guarde; a aula 8 vai usar.

Na próxima aula, você para de pedir e começa a desenhar: pega um processo real da sua área e mapeia entradas, decisões, saídas e onde entra a aprovação humana. É o terceiro degrau.

Copilot + Agentes · Aula 4

Do prompt
ao workflow

Ao fim desta aula você consegue desenhar um processo real da sua área num canvas de uma página: quem inicia, o que entra, quais decisões existem, o que sai, onde a aprovação humana é obrigatória e como medir se funcionou.

Ninguém automatiza o que não consegue descrever. O motivo de tantos projetos de "agente" morrerem no primeiro mês não é a tecnologia: é que ninguém escreveu o processo antes. Esta aula é o terceiro degrau, o do designer de workflows. É a aula mais importante do curso, porque as próximas cinco só funcionam se esta estiver feita.

role para estudar

01 Um processo é tudo aquilo que se repete com começo, meio e fim

Antes de qualquer ferramenta, uma definição simples. Processo é uma sequência que se repete: alguém ou algo a inicia, informações entram, sistemas participam, decisões acontecem e um resultado sai. Aprovar uma compra, registrar uma ocorrência, admitir um funcionário, cadastrar um fornecedor. Tudo isso é processo, esteja escrito ou só na cabeça de quem faz.

A analogia é a receita de família. A receita existe mesmo quando ninguém a escreveu; o problema é que só a avó sabe fazer. Escrever a receita é o que permite outra pessoa, ou uma máquina, repetir o resultado. Um processo escrito é uma receita da área: entra isto, faz-se aquilo, sai aquilo outro, e alguém prova antes de servir.

O analista de compras cadastra fornecedores há anos e diria que "não tem processo, cada caso é um caso". Ao escrever, descobre que é sempre igual: um pedido chega por e-mail, ele solicita os documentos, confere razão social e endereço, verifica os campos obrigatórios, pede aprovação ao gerente, cadastra no sistema, avisa quem pediu. Sete passos, três decisões, dois sistemas. Sem esse desenho, não há o que automatizar.

02 O prompt termina numa resposta; o workflow termina num resultado validado

Um workflow é a receita da área escrita para ser executada por ferramentas. A diferença para o prompt é de natureza, não de tamanho. O prompt é um pedido único: objetivo, contexto, resposta. O workflow é a cadeia inteira: objetivo, contexto, fontes, análise, ferramentas, execução, validação. O prompt vive dentro do workflow, como um dos passos. Nunca o contrário.

Isso muda o que você escreve. Em vez de "resuma esta ocorrência", você escreve: "quando chega uma ocorrência (início), o agente pede os dados que faltam (entrada), registra na lista (execução), avisa o responsável do setor (execução), e a técnica confere e decide a prioridade (validação)". Cada trecho entre parênteses é um lugar onde uma ferramenta diferente pode entrar.

A técnica de segurança do trabalho reescreveu assim o registro de ocorrências. O que antes era "peço ao Copilot um texto e depois faço o resto" virou uma sequência de seis passos com dois pontos de decisão dela. Só nesse desenho ficou visível que o passo mais demorado, avisar o gestor e abrir a tarefa, não exigia decisão nenhuma. Era o candidato óbvio para a primeira automação.

Antes

"Resuma esta ocorrência e escreva o e-mail para o gestor." Uma resposta boa, e o resto do trabalho continua manual: registrar, enviar, abrir tarefa, marcar prazo, cobrar.

Depois

"Quando chegar uma ocorrência: pedir o que falta, registrar, avisar o responsável, abrir a tarefa com prazo, cobrar em 5 dias. Eu decido a prioridade e a liberação." Seis passos, dois deles humanos.

Saldo: de um pedido que termina no chat para um desenho em que quatro dos seis passos podem ser executados por ferramentas — e os dois que ficam são os que exigem julgamento.

03 Onde a pessoa é obrigatória: a lista dos riscos

Nem tudo deve ser automatizado, e a decisão sobre isso é do desenho, não da ferramenta. A regra tem nome: aprovação humana, ou "pessoa no circuito". Ela é obrigatória sempre que o passo envolve risco financeiro, jurídico ou de segurança física; exclusão de informação; contratação e pagamento; medida disciplinar; liberação de equipamento ou área; aprovação de um fornecedor crítico. Nesses pontos o agente prepara tudo e para. A pessoa assina.

O erro mais caro é o oposto do que parece: não é automatizar demais, é colocar aprovação humana em tudo por medo. Um fluxo em que o gestor aprova cada e-mail de cobrança não é seguro, é lento, e em duas semanas ele aprova sem ler. A aprovação vale quando é rara e importante. Escolha os pontos com a lista de riscos, não com a ansiedade.

A gestora de RH desenha a admissão de um funcionário. O agente pode montar o cronograma, pedir os documentos, criar os acessos padrão e enviar os convites de treinamento. A confirmação da contratação, o salário registrado e o acesso a pastas confidenciais passam por ela. Três pontos humanos em doze passos; o resto corre sozinho.

Teste-se

No fluxo de fornecedores, qual destes passos deve ter aprovação humana obrigatória?

04 O canvas: uma página que responde as nove perguntas

O desenho do processo cabe numa página, e essa página tem nome: o canvas de automação com agentes. Antes de vê-lo, uma rampa: ele parece um formulário de nove campos, e é exatamente isso. Cada campo é uma pergunta que você responde uma vez sobre o seu processo. Depois de preenchido, ele vira o roteiro de tudo o que as aulas 5 a 9 vão construir.

As nove perguntas. Processo: qual é, com nome. Objetivo: que resultado precisa produzir. Entradas: dados, documentos, e-mails, formulários ou eventos que iniciam ou alimentam o processo. Conhecimento: onde está a informação que o agente precisa consultar. Decisões: quais precisam acontecer, e quais são humanas. Ações: consultar, gerar, enviar, registrar, preencher, atualizar, notificar. Integração: como o agente chega a cada sistema. Validação: quem confere. Indicadores: como medir que funcionou.

O coordenador financeiro preenche o canvas da conciliação de pagamentos. Entradas: extrato do banco e relatório do sistema de contas a pagar. Conhecimento: a política de alçadas na pasta do financeiro. Decisões: lançamento bate ou não bate; divergência acima de 500 reais vai para ele. Ações: comparar, registrar as divergências, notificar. Validação: ele, nas divergências. Indicador: horas gastas na conciliação por mês. Vinte minutos preenchendo, e o projeto já tem forma.

O canvas não é burocracia antes da automação. É a automação, ainda em papel.

05 Com o canvas pronto, cada passo ganha uma ferramenta

O canvas preenchido revela algo que o prompt escondia: cada passo pede um tipo diferente de ferramenta. Consultar conhecimento e conversar com quem pede é trabalho de agente. Executar uma sequência fixa, com condições e aprovações, é trabalho de fluxo automático. Entrar num sistema antigo que não tem porta de serviço é trabalho de automação de tela. Medir é trabalho de indicador. As próximas aulas apresentam uma ferramenta por vez; o canvas diz onde cada uma entra.

Esse é o mapa da segunda metade do curso. Aula 5: o agente, que recebe o pedido e consulta conhecimento. Aula 6: o fluxo, que executa e pede aprovação. Aula 7: a automação de tela, para os sistemas sem porta. Aula 8: os indicadores. Aula 9: a governança e o seu projeto completo.

No caso do analista de compras, o canvas do cadastro de fornecedor distribui assim: o agente recebe o pedido e cobra os documentos; o fluxo confere os campos obrigatórios e pede a aprovação do gerente; a automação de tela cadastra no sistema antigo da empresa, que não tem porta de serviço; o indicador mede o tempo entre pedido e cadastro concluído. Quatro ferramentas, um processo, um desenho. Para a técnica de segurança, o mesmo canvas produz a distribuição do fluxo de ocorrências, com a decisão de liberação marcada como humana.

Pratique agora 0/4 feito

Preencha o canvas de um processo real da sua área

Meta: sair com o canvas de nove campos preenchido para uma das três tarefas que você escolheu na aula 1, com os pontos de aprovação humana marcados. ~12 min, num documento do Word ou numa folha de papel.

É só escrita. Nenhum sistema é tocado, nenhuma automação é criada, nada muda no processo real. Se um campo ficar vazio, escreva "não sei ainda" — é uma resposta válida, e as próximas aulas vão preenchê-lo.

CANVAS — <nome do processo>
Objetivo: que resultado precisa produzir?
Entradas: o que inicia e alimenta (e-mail, formulário, documento, evento)?
Conhecimento: onde está a informação a consultar (pasta, lista, sistema)?
Decisões: quais existem? Quais são HUMANAS (marcar com *)?
Ações: consultar / gerar / enviar / registrar / preencher / atualizar / notificar
Integração: como chegar a cada sistema? (não sei ainda = ok)
Validação: quem confere o resultado?
Indicadores: como medir que funcionou?

Você acabou de desenhar um processo no formato que ferramentas entendem — o terceiro degrau. As próximas aulas constroem exatamente sobre esta página.

Resumo

  • Processo é o que se repete com começo, meio e fim, escrito ou não. Escrevê-lo, como uma receita da área, é o que permite uma ferramenta repetir o resultado.
  • O prompt é um passo único que termina no chat; o workflow é a cadeia inteira até a validação, e o prompt vive dentro dele.
  • A aprovação humana é obrigatória nos pontos de risco — dinheiro, lei, segurança, contratação, exclusão, liberação — e prejudicial quando espalhada por medo em todo passo.
  • O canvas de nove campos cabe numa página e vira o roteiro: cada passo dele pede um tipo de ferramenta, e as aulas 5 a 8 apresentam uma por vez.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir desenhar um processo real numa página, com as decisões humanas marcadas — o terceiro degrau.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: mostre o canvas para a pessoa que mais participa desse processo e pergunte "falta algum passo?". Anote o que ela disser no próprio canvas. Um processo desenhado sozinho quase sempre esquece um passo.

Na próxima aula, o campo "Conhecimento" do seu canvas vira um agente de verdade: você cria, no Copilot Studio, um assistente que responde perguntas usando os documentos da sua área — e testa com três perguntas reais.

Copilot + Agentes · Aula 5

Seu primeiro
agente

Ao fim desta aula você consegue criar, no Copilot Studio, um agente de rascunho que responde perguntas usando os documentos da sua área — com instruções escritas por você e testado com três perguntas reais antes de qualquer pessoa vê-lo.

As mesmas cinco perguntas chegam toda semana na sua área: "qual o procedimento para isso?", "qual o prazo daquilo?", "quem aprova?". Você responde, ou aponta o documento, ou pede para procurarem. Um agente que conhece os documentos da área responde por você, com a fonte, a qualquer hora. É o quarto degrau, e ele cabe numa tarde: o Copilot Studio foi feito para quem não programa.

role para estudar

01 Um agente tem quatro partes, e você preenche as quatro sem programar

O Copilot Studio é a bancada onde os agentes da empresa são montados. Funciona por formulários, não por código. Todo agente tem quatro partes. As instruções: o que ele faz, o que não faz, em que tom. O conhecimento: os documentos, pastas e listas que ele pode consultar. As ferramentas: as ações que ele pode executar, como enviar uma mensagem ou chamar uma automação. E o canal: onde as pessoas falam com ele, quase sempre o Teams.

A analogia que vale a aula inteira é a do funcionário novo. As instruções são a descrição do cargo. O conhecimento é a pasta de documentos que ele recebe no primeiro dia. As ferramentas são as chaves e os acessos que a empresa entrega. O canal é a mesa onde ele senta. Sem descrição de cargo, o funcionário inventa o trabalho; sem documentos, inventa as respostas. O agente também.

A técnica de segurança do trabalho monta o "agente de procedimentos de segurança". Instruções: responder dúvidas sobre normas internas, EPIs e procedimentos de bloqueio, sempre citando o documento. Conhecimento: a pasta de procedimentos no SharePoint da área. Ferramentas: nenhuma por enquanto, só responde. Canal: o Teams do setor de produção. Quatro telas, nenhuma linha de código.

02 Instruções são a descrição do cargo: o que faz, o que não faz, quando chama alguém

A qualidade de um agente está quase toda nas instruções, e instruções são texto comum em português. Uma boa descrição de cargo tem quatro partes. O papel: "você é o assistente de procedimentos da área de segurança". O escopo: "responde só sobre normas internas, EPIs e bloqueio de máquinas". As regras: "cite sempre o documento e a seção; se não encontrar, diga que não encontrou e indique a técnica responsável". E o tom: "direto, sem jargão, frases curtas".

A parte mais esquecida é a que diz o que ele não faz e quando chama uma pessoa. Sem ela, o agente responde tudo, inclusive o que não sabe, com a mesma confiança de sempre. Um agente que diz "não encontrei isso nos procedimentos; fale com a técnica de segurança" é mais valioso do que um que inventa um prazo de troca de EPI.

A gestora de RH escreve as instruções do agente de dúvidas de benefícios. Papel, escopo e tom saem rápido. Nas regras, ela acrescenta a linha que vai evitar problemas: "nunca informe valores de salário nem dados de outra pessoa; para isso, encaminhe ao RH". Uma frase, e o agente deixa de ser um risco para virar um atendimento de primeiro nível.

Erro comum

Escrever "seja útil e responda as dúvidas dos funcionários" e achar que está pronto. Acontece porque instruções vagas parecem inofensivas. O resultado é um agente que responde tudo, inventa o que não sabe e fala de assuntos que não deveria. Escreva o escopo, o que ele não faz e para quem encaminha — é isso que separa um agente útil de um problema.

03 Conhecimento: o agente só responde bem sobre o que você apontou

Conhecimento é a lista de lugares que o agente pode ler. Os mais comuns são pastas e páginas do SharePoint, arquivos enviados diretamente, sites públicos e tabelas do Dataverse. Quando alguém pergunta, o agente procura nesses lugares, monta a resposta e indica de onde tirou. Você pode restringi-lo a responder apenas com base nesse conhecimento, e para um agente de procedimentos é exatamente isso que você quer.

Duas regras práticas. Aponte pouco e certo: uma pasta de procedimentos atualizados vale mais do que a área inteira com versões antigas misturadas, porque o agente não sabe qual é a atual. E lembre que as permissões seguem: se a pasta é restrita, só quem tem acesso a ela recebe respostas baseadas nela. Isso protege a empresa e, de novo, mostra que a organização das pastas vem antes do agente.

O analista de compras aponta como conhecimento a política de homologação de fornecedores e a lista de documentos obrigatórios por tipo de fornecedor. Quando um colega pergunta "o que preciso pedir para cadastrar um fornecedor de serviço?", o agente responde com a lista certa e cita a política. Antes, essa pergunta chegava a ele por Teams quatro vezes por semana.

04 Ferramentas: quando o agente deixa de responder e passa a fazer

Um agente só com instruções e conhecimento responde. Para ele fazer, você liga ferramentas: ações prontas que conectam a outros serviços, como enviar uma mensagem no Teams, criar um item numa lista, ou chamar um fluxo do Power Automate que executa uma sequência inteira. É aqui que o campo "Ações" do seu canvas vira realidade. A aula 6 ensina a construir esses fluxos.

Uma rampa antes da tela de ferramentas, que parece uma loja de aplicativos: cada item é uma chave entregue ao funcionário novo. Entregue só as que o cargo pede. Um agente de procedimentos não precisa da chave de "enviar e-mail para qualquer pessoa"; um agente de ocorrências precisa da chave de "criar um item na lista de ocorrências".

A técnica de segurança evolui o seu agente: além de responder sobre procedimentos, ele ganha uma ferramenta que registra a ocorrência na lista da área e outra que avisa o responsável do setor. Quando um operador escreve "proteção danificada na máquina 14", o agente pergunta o setor, a gravidade e se há foto, registra e avisa. Ela recebe a notificação com tudo preenchido e decide a prioridade.

Checklist de criação do agente

  1. Nome e descrição — para quem é e o que resolve, em uma frase.
  2. Instruções — papel, escopo, regras (inclusive o que não faz e para quem encaminha), tom.
  3. Conhecimento — uma pasta ou lista atual, não a área inteira.
  4. Ferramentas — só as chaves que o cargo pede; nenhuma, se ele só responde.
  5. Teste — três perguntas reais no painel de teste antes de publicar.
  6. Publicação — no Teams, para o grupo certo, com um responsável nomeado.

05 Testar, publicar, acompanhar: o agente nasce em rascunho e melhora com uso

Nada que você monta no Copilot Studio é visto por alguém até você publicar. Existe um painel de teste ao lado da tela de criação: você conversa com o agente como se fosse um colega e vê a resposta e a fonte. Faça três perguntas que a área realmente faz, uma delas propositalmente fora do escopo, para ver se ele encaminha em vez de inventar. Só depois publique, escolhendo quem pode usar.

Depois de publicado, o Copilot Studio mostra quantas conversas aconteceram e quais perguntas ficaram sem resposta. Essa é a lista de melhorias: cada pergunta sem resposta vira um documento novo no conhecimento ou uma linha nova nas instruções. Um agente melhora com feedback semanal; não é um produto acabado.

O coordenador financeiro publica o agente de dúvidas sobre reembolso de despesas para a empresa inteira. Na primeira semana, o painel mostra doze perguntas sem resposta, todas sobre reembolso de quilometragem, que não estava na política apontada. Ele adiciona o documento, e na segunda semana o número cai para zero. Vinte minutos de manutenção, uma fila de e-mails a menos.

Teste-se

No painel de teste, o agente de benefícios respondeu uma pergunta sobre política de férias com detalhes que não estão em nenhum documento apontado. O que isso indica?

Pratique agora 0/4 feito

Monte um agente de procedimentos da sua área, em rascunho

Meta: sair com um agente criado no Copilot Studio, com instruções suas, uma fonte de conhecimento e três perguntas testadas — sem publicar. ~12 min, no Copilot Studio da empresa (endereço copilotstudio.microsoft.com, com a sua conta de trabalho).

Um agente em rascunho não é visto por ninguém: só existe para você, até o dia em que você clicar em publicar. Se algo sair errado, apague e crie outro em dois minutos. Se a sua empresa ainda não liberou o Copilot Studio para você, faça os passos 1 e 2 num documento do Word e peça o acesso ao TI com as instruções já prontas — é o que eles vão pedir mesmo.

Você é o assistente de procedimentos da área de <sua área>.
Responde apenas dúvidas sobre <os assuntos: ex. normas internas, prazos, quem aprova>.
Regras:
- Use somente os documentos apontados como conhecimento. Cite o documento e a seção.
- Se não encontrar a resposta neles, diga "não encontrei nos procedimentos" e indique <nome do responsável>.
- Nunca informe <o que ele não pode dizer: ex. dados de outras pessoas, valores>.
Tom: direto, frases curtas, sem jargão.

Você acabou de montar o seu primeiro agente, com descrição de cargo e documentos, e testou antes de qualquer pessoa vê-lo — o quarto degrau.

Resumo

  • Um agente do Copilot Studio tem quatro partes, preenchidas por formulário: instruções, conhecimento, ferramentas e canal. É a ficha de um funcionário novo: cargo, documentos, chaves, mesa.
  • As instruções carregam a qualidade do agente. Escopo, o que ele não faz e para quem encaminha valem mais do que qualquer frase de "seja útil".
  • Conhecimento é pouco e atual: uma pasta certa, não a área inteira. As permissões da pasta seguem para quem pergunta.
  • Ferramentas transformam resposta em ação, e o agente nasce em rascunho: testar com três perguntas, publicar para o grupo certo e melhorar a partir das perguntas sem resposta.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir montar e testar um agente que responde pela sua área, sem escrever código.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: anote as cinco perguntas que mais chegam à sua área pelo Teams e faça cada uma ao seu agente em rascunho. As que ele não responder viram a lista de documentos a apontar.

Na próxima aula, o agente ganha braços: você monta no Power Automate o fluxo que executa uma sequência inteira — pedido chega, alguém aprova no Teams, o resultado fica registrado — e liga esse fluxo como ferramenta do agente.

Copilot + Agentes · Aula 6

A camada que
executa

Ao fim desta aula você consegue montar no Power Automate um fluxo de aprovação seu, funcionando em teste: um pedido chega, alguém aprova no Teams, e o resultado fica registrado numa lista — sem escrever código.

Tudo o que você desenhou no canvas precisa de alguém que execute: mande o aviso, espere a aprovação, registre o resultado, cobre o prazo. Hoje esse alguém é você. O Power Automate é a camada de execução: o agente conversa, o fluxo faz. Sem esta aula, o agente da aula 5 continua sendo um bom atendente que não consegue sair do balcão.

role para estudar

01 Um fluxo é uma regra "quando isto acontecer, faça aquilo", executada sem você

O Power Automate é a camada de execução da empresa. Um fluxo é a regra que uma boa secretária seguiria de olhos fechados: "quando chegar um pedido de compra, confira os campos, mande para o gerente aprovar, e depois avise quem pediu". A diferença é que o fluxo faz isso às três da manhã, no sábado, e nunca esquece.

Cada fluxo tem um começo, um meio e um fim. O começo é o gatilho: o evento que o dispara. O meio são as ações, na ordem. O fim é o resultado registrado em algum lugar. Você monta isso numa tela de blocos, arrastando e escolhendo em listas. Nenhum bloco exige código; cada um é uma frase em português no formato "faça isto com aquilo".

O analista de compras tem uma planilha de fornecedores com a data de validade de cada certidão. Todo mês ele abria a planilha, filtrava os vencimentos e mandava e-mails. O fluxo dele hoje: toda segunda-feira, verifica a lista; para cada fornecedor com documento vencendo em 30 dias, avisa o fornecedor, avisa o responsável interno e cria uma tarefa de acompanhamento. Ele passou a ser avisado, em vez de avisar.

02 Os blocos: gatilho, ação, condição, repetição e conector

Uma rampa antes da tela, que parece um diagrama de engenharia: cada caixa é uma frase, e você lê de cima para baixo. O gatilho é a primeira caixa, e vem em três sabores: por evento ("quando um item for criado nesta lista", "quando chegar um e-mail com este assunto"), por agenda ("toda segunda às 8h") ou por chamada de um agente ("quando o agente pedir"). As ações são as caixas seguintes: enviar e-mail, postar no Teams, criar linha numa lista, atualizar o Excel, gravar no Dataverse.

A condição é a caixa em forma de pergunta: "o valor é maior que 5 mil?" abre dois caminhos, sim e não. A repetição é a caixa "para cada item desta lista, faça o que está aqui dentro". E cada ação chega aos sistemas por um conector: uma peça pronta que já sabe falar com o Outlook, o Teams, o SharePoint, o Excel e com centenas de outros serviços. Você escolhe na lista; não constrói.

A gestora de RH monta a admissão. Gatilho: quando uma linha nova aparece na lista de admissões. Ações: criar a pasta do funcionário, enviar o e-mail de boas-vindas, postar no Teams da equipe, criar as tarefas de integração. Condição: se o cargo exige treinamento de segurança, incluir a tarefa extra. Cinco caixas e uma pergunta, e a admissão deixa de depender da memória de alguém.

Erro comum

Montar um fluxo que funciona no teste e "morre em silêncio" um mês depois. Acontece porque um fluxo falha de vez em quando: a pasta mudou de nome, alguém apagou a lista, o e-mail não pôde ser enviado. Sem uma ação de "se falhar, me avise", ninguém fica sabendo e o processo para sem barulho. Todo fluxo seu termina com um aviso de falha para você; é o passo 4 desta aula.

03 Aprovação: o fluxo para, espera uma pessoa e segue pelo caminho que ela escolheu

A ação mais importante para empresas é a de aprovação. O fluxo envia um pedido para uma pessoa, no Teams ou por e-mail, com os dados e dois botões: aprovar e recusar. Ele para e espera. Quando a pessoa clica, o fluxo segue pelo caminho correspondente. É a pessoa no circuito, da aula 4, implementada em uma caixa. Aprovado: continua o processo, registra o resultado, atualiza o indicador. Recusado: avisa quem pediu, com o motivo, e registra também.

Repare no que isso resolve. A aprovação deixa de ser um e-mail perdido na caixa de entrada do gerente e vira um item com prazo, que ele resolve no celular em dois toques. E o registro fica automático: quem aprovou, quando, o quê. Ninguém mais precisa perguntar "isso foi aprovado?".

O coordenador financeiro monta o fluxo de solicitação de pagamento fora do orçamento. Gatilho: formulário preenchido pela área. Ação: validar se os campos obrigatórios estão preenchidos. Aprovação: vai para ele se for até 20 mil, para o diretor acima disso. Depois: registra na lista de pagamentos aprovados e avisa a área. O tempo médio de resposta caiu de quatro dias para um, sem que ninguém trabalhasse mais.

04 Todo fluxo precisa de um registro e de um aviso de falha

Duas coisas separam um fluxo de brinquedo de um fluxo de empresa. A primeira é o registro: cada execução deixa uma linha em algum lugar, dizendo o que fez, com quem e quando. Esse registro é o que responde "o fornecedor foi avisado?" sem abrir a caixa de e-mail de ninguém. A segunda é o tratamento de falha: quando uma ação não consegue rodar, o fluxo avisa uma pessoa em vez de parar calado.

O Power Automate já mostra o histórico de cada execução, com o ponto em que falhou. O que você acrescenta é simples: uma ação final de "enviar mensagem para mim se qualquer passo anterior falhar". Dois minutos de montagem, e o fluxo passa a ter alguém responsável por ele. Um fluxo sem responsável é um processo que vai parar um dia sem ninguém perceber.

A técnica de segurança do trabalho montou o fluxo de treinamentos vencendo: toda semana verifica a lista, e para cada funcionário com treinamento vencendo em 30 dias avisa o gestor dele e cria a tarefa. Na terceira semana, alguém renomeou a lista e o fluxo falhou. Ela recebeu a mensagem de falha na mesma manhã, corrigiu o nome e nada ficou sem aviso. Sem a mensagem, descobriria na auditoria.

Anatomia do fluxo "documento vencendo"

  1. Gatilho por agenda — toda segunda-feira, 8h.
  2. Buscar — os itens da lista com validade nos próximos 30 dias.
  3. Para cada item — avisar o fornecedor e o responsável interno; criar a tarefa de acompanhamento.
  4. Registrar — uma linha na lista de avisos enviados, com data.
  5. Atualizar — o status do documento para "em renovação".
  6. Se falhar — enviar mensagem no Teams para o responsável pelo fluxo.

05 O agente conversa, o fluxo executa: ligando os dois

Aqui as aulas 5 e 6 se encontram. No Copilot Studio, um fluxo do Power Automate pode ser adicionado como ferramenta do agente. O agente faz o que sabe fazer bem, conversar: entende o pedido, pergunta o que falta, confirma. Quando tem tudo, chama o fluxo e entrega os dados. O fluxo faz o que sabe fazer bem, executar: registra, avisa, pede aprovação, atualiza. No fim, o fluxo devolve o resultado ao agente, e o agente conta à pessoa.

Essa divisão é a arquitetura de quase todo agente de empresa, e vale guardar: conversa e decisão no agente; execução e registro no fluxo; dados no SharePoint ou no Dataverse; indicador no Power BI. Cada peça faz uma coisa, e por isso cada peça é fácil de consertar quando algo muda.

A técnica de segurança fecha o ciclo da ocorrência. O operador escreve no Teams "proteção danificada na máquina 14". O agente pergunta setor, gravidade e foto. Com as respostas, chama o fluxo: registrar na lista de ocorrências, avisar o responsável do setor, criar a tarefa com prazo de cinco dias, e enviar a ela um pedido de avaliação. O agente responde ao operador: "registrado, ocorrência 231, responsável avisado". Duas ferramentas, uma conversa, um processo inteiro.

Teste-se

O operador relata a ocorrência ao agente, e o agente responde "registrado" — mas nada aparece na lista e ninguém foi avisado. Onde está o problema mais provável?

Pratique agora 0/4 feito

Monte um fluxo de aprovação em teste, com registro

Meta: sair com um fluxo que dispara quando um item entra numa lista de teste, envia uma aprovação para você mesmo no Teams, e registra o resultado. ~12 min, no Power Automate da empresa (endereço make.powerautomate.com, com a conta de trabalho).

Você vai usar uma lista de teste criada por você e aprovar você mesmo — nenhuma pessoa real recebe nada. O fluxo só roda quando você cria um item na lista de teste, e pode ser desligado com um botão a qualquer momento. Se a sua conta não tiver acesso ao Power Automate, faça o passo 1 e escreva os passos 2 a 4 em texto; é a especificação que o TI vai pedir.

Você acabou de montar a camada que executa: um pedido entrou, uma pessoa aprovou em dois toques, o resultado ficou registrado — sem ninguém digitar o status.

Resumo

  • Um fluxo do Power Automate é a regra "quando isto acontecer, faça aquilo", montada em blocos e executada sozinha: gatilho, ações, condições, repetições e conectores prontos.
  • A ação de aprovação implementa a pessoa no circuito em uma caixa: o fluxo para, alguém decide em dois toques, e o caminho escolhido fica registrado.
  • Fluxo de empresa tem registro de cada execução e aviso de falha para um responsável; sem isso, ele para em silêncio e ninguém percebe.
  • O agente conversa e decide; o fluxo executa e registra. Ligar o fluxo como ferramenta do agente fecha o ciclo de um processo inteiro.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir fazer um pedido entrar, ser aprovado e ficar registrado sem que ninguém digitasse o status.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: abra o canvas da aula 4 e, ao lado de cada ação, escreva "agente" ou "fluxo". Depois marque qual ação seria o gatilho e qual seria a aprovação. Esse é o desenho do seu primeiro fluxo real.

Na próxima aula, você resolve o campo "Integração" que ficou como "não sei ainda": o que fazer quando o sistema da empresa é antigo, não tem porta de serviço e só funciona pela tela.

Copilot + Agentes · Aula 7

Quando o sistema
não tem porta

Ao fim desta aula você consegue olhar para cada sistema da sua empresa e decidir, com justificativa, qual caminho a automação usa para entrar nele: porta de serviço, fluxo com conector, automação de tela ou Computer Use — e onde a aprovação humana entra antes de gravar.

O campo "Integração" do seu canvas ficou como "não sei ainda" por um bom motivo: metade dos sistemas de uma empresa é antiga, não conversa com nada e só funciona pela tela. É ali que a maioria das automações morre, e é ali que o trabalho mais repetitivo mora: digitar em tela o que já está num PDF. Esta aula resolve esse campo.

role para estudar

01 Todo sistema tem uma porta da frente; nem todo tem porta de serviço

A porta da frente de um sistema é a tela: menus, campos, botões, feita para pessoas. A porta de serviço é a API, uma entrada por onde outros programas entram direto, sem passar pela recepção. É como a entrada de entregas de um prédio: o entregador não pega senha na recepção, vai pelo corredor de serviço e deixa o pacote. Quando a porta de serviço existe, é sempre o melhor caminho para uma automação.

Um conector é uma porta de serviço já com a chave na fechadura: alguém a preparou e você só escolhe na lista. Outlook, Teams, SharePoint, Excel e centenas de sistemas de mercado têm conectores. O problema começa nos sistemas antigos, feitos sob medida ou comprados há dez anos: eles só têm a porta da frente. Para automatizar, é preciso entrar pela tela, como uma pessoa entraria.

O analista de compras convive com os dois mundos. O portal onde os fornecedores enviam documentos é novo e tem conector. O ERP onde o cadastro final é feito tem doze anos, ninguém sabe se tem porta de serviço, e a única pessoa que saberia se aposentou. O cadastro leva quarenta minutos de digitação por fornecedor, copiando do PDF para a tela.

02 A regra das quatro escolhas, sempre nesta ordem

Diante de um sistema, a pergunta é "como a automação entra?", e a resposta segue uma escada de quatro degraus, do mais confiável ao mais flexível. Primeira escolha: porta de serviço ou conector, porque é robusta e não quebra quando a tela muda. Segunda: um fluxo do Power Automate com o conector disponível, quando a integração já existe pronta. Terceira: automação de tela, quando o sistema só tem a porta da frente e a tela é previsível. Quarta: Computer Use, quando a tela muda, não há conector, e o agente precisa entender o que está vendo.

A ordem importa porque cada degrau abaixo é mais frágil e mais caro de manter. Ninguém usa automação de tela num sistema que tem conector; seria entrar pela recepção com a chave da porta de serviço no bolso. E ninguém usa Computer Use no que uma automação de tela previsível resolve: seria pagar um funcionário que pensa para apertar sempre o mesmo botão.

Aplicada aos sistemas de cada área, a escada vira um mapa rápido. O que a técnica de segurança, o analista de compras e a gestora de RH têm em comum é que cada um convive com dois ou três sistemas em degraus diferentes, e a resposta certa é uma por sistema, não uma por empresa.

Aplicando às suas áreas

  • Técnica de segurança do trabalho — lista de ocorrências no SharePoint: conector (1ª). Sistema do órgão externo para envio de comunicação de acidente, que muda o layout a cada ano: Computer Use com aprovação antes de enviar (4ª).
  • Analista de compras — portal de fornecedores: conector (1ª). ERP de doze anos com tela estável: automação de tela (3ª), com registro de cada cadastro feito.
  • Gestora de RH — sistema de folha de pagamento moderno: porta de serviço via fluxo (2ª). Sistema de ponto antigo, tela fixa: automação de tela (3ª).

03 Automação de tela: uma coreografia gravada, boa para telas que não mudam

O Power Automate Desktop é a ferramenta da terceira escolha. Você grava, ou monta bloco a bloco, a sequência exata que uma pessoa faria: abrir o sistema, entrar no menu de cadastro, clicar no campo razão social, digitar, passar para o próximo campo, anexar o documento, salvar. Depois ele repete essa coreografia quantas vezes for preciso, do mesmo jeito, sem cansar. O nome de mercado para isso é RPA.

A força e a fraqueza são a mesma: ele é determinístico. Faz exatamente o que foi gravado, o que é ótimo para uma tela estável e péssimo quando a tela muda. Se um botão mudar de lugar depois de uma atualização, a coreografia erra o passo. Por isso ele é a escolha para sistemas antigos e parados, não para portais que mudam toda semana.

O coordenador financeiro tem oitenta lançamentos por semana para digitar no sistema contábil antigo, todos a partir de uma planilha. A automação de tela abre o sistema, e para cada linha da planilha entra no lançamento, preenche os cinco campos, salva e anota o número gerado de volta na planilha. Uma tarde por semana de digitação virou quinze minutos de conferência da planilha de retorno.

04 Computer Use: o agente enxerga a tela e decide onde clicar

O Computer Use é a quarta escolha, e é diferente da automação de tela num ponto essencial: ele não repete uma gravação, ele olha. O agente vê a tela, entende que aquele campo é "razão social" mesmo que tenha mudado de lugar, e age. Isso o torna útil onde a automação de tela quebra: sites que mudam de layout, sistemas com telas diferentes conforme o caso, processos que exigem interpretar o que aparece.

O preço dessa flexibilidade é previsibilidade menor e custo maior por execução. Por isso ele fica no último degrau, e por isso toda gravação feita por Computer Use passa por uma aprovação humana antes de ser confirmada: o agente preenche, mostra o que preencheu, e uma pessoa confirma o envio. Ele é o funcionário que pensa; você não o coloca para apertar o mesmo botão oitenta vezes, e não o deixa assinar sozinho.

A técnica de segurança do trabalho precisa enviar a comunicação de acidente pelo sistema de um órgão externo, que troca o layout a cada ano e tem telas diferentes conforme o tipo de ocorrência. Automação de tela quebraria a cada mudança. O Computer Use preenche o formulário a partir do registro interno, mostra a ela o resumo do que preencheu, e só envia depois que ela confirma. O tempo dela vai para conferir, não para digitar.

Erro comum

Usar Computer Use para um sistema que tem conector, ou automação de tela para um site que muda toda semana. Acontece porque a ferramenta mais nova parece a melhor, ou porque a gravação parecia mais simples. O resultado é custo alto sem necessidade no primeiro caso e uma automação que quebra a cada atualização no segundo. Suba a escada de baixo para cima: conector, fluxo, tela previsível, e só então Computer Use.

05 O cadastro de fornecedor de ponta a ponta: onde cada ferramenta entra

Junte as aulas 5, 6 e 7 num único pedido: "cadastre este fornecedor no sistema". O agente recebe os documentos e extrai razão social, número de identificação, endereço e contatos. Verifica os campos obrigatórios e pergunta a quem pediu o que faltou. Valida as regras da política de homologação. Chama o fluxo, que solicita a aprovação do gerente de compras. Aprovado, a automação de tela abre o ERP, entra no cadastro, preenche os campos, anexa os documentos e salva. O fluxo registra o resultado, atualiza o indicador e avisa quem pediu.

Repare em quantas ferramentas participam sem que ninguém precise conhecê-las: agente para conversar e extrair, fluxo para validar e aprovar, automação de tela para gravar no sistema antigo, lista para registrar, indicador para medir. Cada uma no seu degrau. A pessoa que pediu escreveu uma frase e recebeu, no fim, "cadastrado, código 4471".

Para o analista de compras, os quarenta minutos de digitação por fornecedor viraram três minutos de conferência da aprovação e do registro. Mas o ganho maior é outro: o processo ficou igual para todo mundo. Antes, cada cadastro saía de um jeito, conforme quem digitava. Agora sai sempre igual, e quando sai errado o registro mostra em que passo.

06 Quatro cuidados antes de deixar uma automação mexer numa tela

Uma automação que preenche telas age em nome de alguém, e isso pede cuidados que um fluxo de e-mail não pede. Primeiro: ela usa uma conta própria, criada para a automação, com acesso só ao que precisa. Nunca a sua senha pessoal. Segundo: cada tela preenchida deixa um registro, com data, dados e resultado. Terceiro: antes de gravar algo irreversível, como um cadastro ou um envio a um órgão externo, a aprovação humana acontece, e o registro guarda quem aprovou.

Quarto: o plano para quando a tela mudar. Ela vai mudar, cedo ou tarde. A automação precisa parar e avisar, em vez de continuar preenchendo o campo errado. E alguém precisa ser o responsável nomeado por consertar a coreografia. Uma automação de tela sem responsável é uma bomba com data de atualização do sistema.

A gestora de RH automatizou o lançamento de afastamentos no sistema de ponto antigo. Conta própria da automação, com acesso só à tela de afastamentos. Registro de cada lançamento numa lista. Aprovação dela antes de gravar afastamentos acima de quinze dias. E, quando o sistema de ponto for atualizado, a automação para na primeira tela desconhecida e avisa a ela pelo Teams. Quatro cuidados, uma tarde de montagem, e o lançamento deixou de ser a tarefa mais odiada da área.

Antes de automatizar uma tela

  1. Subiu a escada? — confirmou que não há conector nem porta de serviço.
  2. Conta própria — a automação tem a sua conta, com o mínimo de acesso; nunca a sua senha.
  3. Registro — cada tela preenchida deixa uma linha: quando, o quê, resultado.
  4. Aprovação antes do irreversível — gravar cadastro, enviar a órgão externo, pagar.
  5. Plano para a mudança de tela — para e avisa; responsável nomeado para consertar.

Pratique agora 0/3 feito

Decida o caminho de entrada para três sistemas reais

Meta: ler o caso, decidir para cada um dos três sistemas qual das quatro escolhas se aplica, onde entra a aprovação humana e qual registro fica — e comparar com o gabarito. ~10 min, no papel ou num documento.

É análise, não execução: nenhum sistema é tocado. Fazer de verdade exigiria um sistema antigo da empresa e a licença da ferramenta, e errar num deles teria consequência real; por isso a prática desta aula é decidir bem. Se a sua resposta for diferente do gabarito e você tiver um motivo, anote o motivo — pode estar certa para o seu caso.

CASO — Renata, analista de compras
Renata precisa automatizar o cadastro de fornecedores. Os documentos chegam
pelo portal de fornecedores, que é novo e aparece na lista de conectores do
Power Automate. O cadastro final é feito no ERP da empresa, que tem doze anos,
tela igual desde 2019 e nenhuma porta de serviço conhecida. Antes de cadastrar,
ela precisa consultar a situação do fornecedor no site de um órgão público,
que mudou o layout três vezes nos últimos dois anos.

Perguntas:
1. Para cada sistema (portal, ERP, site do órgão), qual das quatro escolhas?
2. Em que ponto do processo entra a aprovação humana, e de quem?
3. Que registro precisa existir para responder "o fornecedor X foi cadastrado?"
   sem abrir o ERP?
Gabarito comentado

1. Portal de fornecedores: conector, primeira escolha; é o mais robusto e já está pronto. ERP: automação de tela, terceira escolha; não há porta de serviço e a tela é estável há anos, o caso ideal para uma coreografia gravada. Site do órgão: Computer Use, quarta escolha; a tela muda com frequência e uma gravação quebraria a cada mudança. Quem respondeu "Computer Use" para o ERP não errou por completo, mas pagaria a mais e ganharia previsibilidade a menos.

2. A aprovação do gerente de compras entra depois da validação dos documentos e antes de gravar no ERP, porque gravar o cadastro é o passo irreversível, e homologar fornecedor está na lista de riscos. Se o fornecedor for crítico para a produção, uma segunda aprovação, do gestor da área que vai usá-lo, também é defensável.

3. Uma lista de cadastros realizados, alimentada pelo fluxo: fornecedor, data, quem aprovou, código gerado no ERP, resultado. Com ela, "o fornecedor X foi cadastrado?" se responde no SharePoint, e o indicador de tempo entre pedido e cadastro sai dessa mesma lista.

Você acabou de decidir o campo "Integração" para três sistemas diferentes, com justificativa, aprovação e registro — a decisão que trava a maioria dos projetos de automação.

Resumo

  • Todo sistema tem a porta da frente (a tela); só alguns têm porta de serviço ou conector. A automação entra pela melhor porta que existir.
  • A escada das quatro escolhas vai do mais robusto ao mais flexível: conector, fluxo, automação de tela previsível, Computer Use. Sobe-se só o degrau necessário, e a escolha é por sistema.
  • A automação de tela repete uma coreografia gravada e serve para telas estáveis; o Computer Use olha a tela e decide, serve para telas que mudam, e por isso custa mais e sempre confirma com uma pessoa antes do irreversível.
  • Quem mexe em tela precisa de conta própria, registro de cada execução, aprovação antes de gravar e um responsável nomeado para quando a tela mudar.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir escolher, com justificativa, por onde uma automação entra em cada sistema — o campo que mais trava projetos.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: no canvas da aula 4, substitua o "não sei ainda" do campo Integração por uma das quatro escolhas para cada sistema que aparece nele. Se não souber se um sistema tem porta de serviço, anote o nome de quem no TI saberia.

Na próxima aula, tudo o que o agente e o fluxo registram vira número que um gestor consegue ler: você define três indicadores da sua área com meta e desvio, e faz o Copilot explicar por que um deles piorou.

Copilot + Agentes · Aula 8

Dados que
viram ação

Ao fim desta aula você consegue definir três indicadores da sua área com meta, dono e fonte — e escrever o pedido que faz o Copilot explicar por que um deles saiu da meta, em vez de só mostrar um gráfico.

Tudo o que o agente e o fluxo registram vira uma lista cheia de linhas. Sozinha, ela não muda nada. O que a empresa espera é o gestor abrir um painel e perguntar "o que está piorando e por quê?", e receber uma resposta que leve a uma ação. Sem meta, um indicador é só um número; sem explicação, é só um susto. Esta aula fecha o ciclo: dados, indicador, meta, desvio, explicação, ação.

role para estudar

01 Um indicador só serve com meta, desvio, explicação e ação

A sequência que transforma dados em gestão tem seis elos, e a maioria dos painéis para no segundo. Dados: as linhas que o fluxo registra. Indicador: o número que resume essas linhas. Meta: o valor que a área combinou como aceitável. Desvio: a distância entre o indicador e a meta. Explicação: os fatores que causaram o desvio. Ação: o que alguém vai fazer, com nome e prazo.

Pense no painel de um carro. O velocímetro é o indicador; a placa de limite é a meta; a luz acesa é o desvio. Um velocímetro sem placa não diz se você está errado. Uma luz acesa sem saber a causa só assusta. O motorista que age é o que sabe os três: quanto, contra o quê, e por quê.

A técnica de segurança do trabalho acompanha o prazo médio de correção das ocorrências. Dado: a lista de ocorrências com data de abertura e de fechamento. Indicador: média de dias entre as duas. Meta: sete dias. Desvio: este mês, doze. Explicação: quatro ocorrências do setor de corte esperam uma peça de reposição. Ação: o gerente de manutenção antecipa a compra, prazo sexta-feira. Sem os dois últimos elos, o painel só mostraria um número vermelho.

02 Poucos indicadores, cada um com dono e fonte

Cada área tem os seus. Segurança do trabalho: acidentes, quase acidentes, inspeções feitas, ações corretivas no prazo, treinamentos vencidos, reincidência por setor. Fornecedores: entregas no prazo, não conformidades, tempo de resposta, documentos vencidos, tempo de homologação, concentração em poucos fornecedores. Compras: prazo de aquisição, variação de preço, compras emergenciais. Operações: retrabalho, paradas, tempo de ciclo. A lista completa é longa; a sua deve ser curta.

Três regras para escolher. Poucos: entre três e sete por área; acima disso ninguém olha. Com dono: um nome responsável por explicar o desvio e propor a ação. Com fonte: a lista ou tabela de onde o número sai, de preferência a mesma que o fluxo já alimenta. Um indicador sem fonte automática exige alguém digitando, e alguém digitando esquece.

O analista de compras tinha um painel com trinta gráficos que a diretoria elogiava e nunca abria. Ele reduziu para cinco: entregas no prazo, não conformidades, documentos vencidos, tempo de homologação e concentração. Cada um com meta, com o nome dele como dono, e com a fonte na lista de fornecedores que o fluxo da aula 6 mantém. O painel novo é aberto toda segunda na reunião de compras.

Erro comum

Montar um painel com trinta gráficos, nenhuma meta e nenhum dono, e chamá-lo de "indicadores". Acontece porque gráfico é fácil de fazer e meta é difícil de combinar. O resultado é um painel elogiado e não usado. Comece com três indicadores, cada um com meta, dono e fonte automática; acrescente o quarto só quando os três estiverem sendo lidos toda semana.

03 Power BI: o painel que lê a lista do fluxo e responde perguntas

O Power BI é a camada de visualização. Uma rampa antes da tela, que parece a cabine de um avião: você vai usar duas coisas. O painel, que mostra os seus indicadores com a meta marcada e atualiza sozinho a partir da lista que o fluxo alimenta. E a caixa de pergunta do Copilot, onde você escreve em português "por que o prazo de correção subiu este mês?" e recebe a explicação com os fatores.

Montar o painel é trabalho de uma vez, e cada vez mais o próprio Copilot monta a primeira versão a partir da lista e das metas. Depois, o uso é diário e simples: comparar períodos, ver quem saiu da meta, pedir um resumo executivo para colar no e-mail da diretoria. Se a sua empresa ainda não liberou o Power BI, o mesmo raciocínio funciona no Excel com Copilot, com a planilha no lugar da lista.

O coordenador financeiro ligou o painel à lista de pagamentos aprovados que o fluxo de aprovação mantém. Indicadores: tempo médio de aprovação, pagamentos fora do orçamento, valor aprovado por área. Toda sexta ele pergunta ao Copilot "o que mudou esta semana e qual área mais contribuiu" e cola o resumo na mensagem para o diretor. Dez minutos, e o relatório semanal deixou de ser uma tarde.

04 As perguntas que um gestor deve poder fazer, e o agente que as responde

O teste de um bom sistema de indicadores é a lista de perguntas que um gestor consegue fazer sem chamar ninguém. "Quais ocorrências críticas estão abertas hoje?" "Quais ações corretivas estão atrasadas?" "Qual setor tem maior reincidência?" "Por que o indicador caiu este mês?" "Quais fornecedores tiveram o pior desempenho?" "Quais têm documentos vencendo?" "Quais indicadores mais pioraram nos últimos noventa dias?" Se o painel e o Copilot respondem essas, o sistema está pronto.

O passo seguinte é um agente de indicadores no Copilot Studio, com o painel como conhecimento e o Teams como canal. O gestor escreve no Teams "o que está piorando?" e o agente responde com os indicadores fora da meta, o desvio de cada um e a explicação. É o quarto projeto da formação, e ele reaproveita tudo: a lista do fluxo, o painel, e o agente que você já sabe montar.

A gestora de RH montou o painel de admissões e treinamentos: tempo de integração, treinamentos obrigatórios vencidos, rotatividade nos primeiros noventa dias. O diretor pergunta ao agente, pelo celular, "qual área tem mais treinamentos vencidos?" e recebe a resposta com a lista e o nome do gestor responsável. Ela deixou de ser a pessoa que responde essa pergunta por e-mail.

O painel mínimo, em cinco passos

  1. Fonte — a lista que o fluxo já alimenta (ocorrências, fornecedores, pagamentos).
  2. Três indicadores — cada um com uma frase: "o que mede e por que importa".
  3. Meta e dono — o valor combinado e o nome de quem explica o desvio.
  4. Gráfico com a meta marcada — um por indicador, comparando períodos.
  5. Pergunta pronta — o pedido "o que mudou e por quê" salvo para reutilizar toda semana.

05 O desvio dispara ação: fechando o ciclo com alertas

O último elo é fazer o desvio agir sozinho. Um fluxo da aula 6 pode ler o indicador toda manhã e, quando ele sair da meta, avisar o dono no Teams com a explicação e criar a tarefa de ação. O gestor não precisa lembrar de abrir o painel; o painel o chama. E a ação criada volta para a lista, de onde o próximo indicador sai: ações no prazo. O ciclo se fecha, e cada volta deixa registro.

Há ainda um segundo conjunto de indicadores, sobre a própria automação: horas economizadas, tempo de processo antes e depois, erros e retrabalho, número de tarefas automatizadas, agentes em uso, satisfação de quem usa. São eles que justificam o próximo projeto para a diretoria. Meça desde o primeiro dia; medir depois é adivinhar.

A técnica de segurança do trabalho ligou o alerta: quando o prazo médio de correção passa de sete dias, o dono do setor recebe a mensagem com as ocorrências atrasadas e uma tarefa com prazo de dois dias. Ao lado, ela mede o tempo dela: o registro de ocorrências caiu de duas horas para quinze minutos, e isso está no painel também. Foi esse número que fez a diretoria liberar o segundo projeto.

Teste-se

O painel mostra "entregas no prazo: 82%" em vermelho. O gerente pergunta o que fazer. Qual é a resposta que segue a cadeia completa?

Pratique agora 0/3 feito

Defina três indicadores e faça o Copilot explicar um desvio

Meta: sair com três indicadores da sua área escritos com meta, dono e fonte, e com a explicação de um desvio real dada pelo Copilot a partir da sua lista ou planilha. ~10 min, no Copilot do Power BI, do Excel ou na conversa do Copilot da empresa com o arquivo anexado.

Nada é alterado: o Copilot lê a lista ou a planilha e responde na conversa. Use a mesma cópia da aula 3, se preferir. Se ainda não tiver uma lista alimentada por fluxo, a planilha que a área já usa serve — o raciocínio é o mesmo, só a fonte é manual por enquanto.

Indicador: <nome: ex. prazo médio de correção>
Fonte: <lista ou planilha, com a coluna que mede>
Meta: <valor combinado, ex. 7 dias>
Dono: <nome de quem explica o desvio>

Pedido ao Copilot:
Nesta <lista/planilha>, calcule <o indicador> para <último mês> e para os
três meses anteriores. Compare com a meta de <valor>. Se estiver fora da meta,
liste os fatores que mais contribuíram (por <setor / fornecedor / tipo>), do
maior para o menor, e sugira uma ação para o maior fator, com um prazo.

Você acabou de fechar a cadeia inteira em um indicador real: meta, desvio, explicação e uma ação com dono e prazo — o que a diretoria esperava do painel e nunca recebia.

Resumo

  • Um indicador só vira gestão com os seis elos: dados, indicador, meta, desvio, explicação e ação com nome e prazo. A maioria dos painéis para no segundo.
  • Escolha poucos indicadores, cada um com dono e com fonte automática, de preferência a lista que o fluxo já alimenta.
  • O Power BI mostra o painel com a meta marcada e, com o Copilot, responde em português por que um número mudou; um agente de indicadores leva essa resposta ao Teams do gestor.
  • O desvio pode disparar um fluxo que avisa o dono e cria a tarefa, fechando o ciclo; e a própria automação se mede desde o primeiro dia.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir transformar um número vermelho em uma explicação e uma ação com dono e prazo.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: mostre os três indicadores ao seu gestor e pergunte "se só pudéssemos olhar um, qual seria?". A resposta dele é o indicador do seu projeto final.

Na última aula, você junta tudo num projeto real: confere as regras de acesso antes de ligar qualquer agente, preenche o canvas completo do seu caso e monta o plano de três fases para tirá-lo do papel.

Copilot + Agentes · Aula 9

Governança e
o seu caso real

Ao fim desta aula você consegue entregar o canvas completo do seu primeiro projeto de agente, com a lista de governança conferida item a item e um plano de três fases com datas — pronto para apresentar a quem decide.

Tudo o que você montou nas oito aulas funciona em rascunho. Colocar em produção é outra conversa: o agente passa a agir em nome da empresa, com os acessos que a empresa tem, e um erro de permissão vira um vazamento. A pergunta desta aula não é "a tecnologia funciona?". É "a empresa está arrumada para ligar isso?", e depois "por onde começo?". Esta é a aula do quinto degrau.

role para estudar

01 A IA não corrige governança ruim: ela a torna visível

A regra que abre a aula é a mais importante da formação para quem vai colocar um agente em produção. Se uma pessoa tem acesso indevido a um documento, um agente que trabalha com as mesmas permissões também o encontra. O nome disso é compartilhamento excessivo, e ele existia antes de qualquer agente. A diferença é que ninguém ia procurar a planilha errada numa pasta de dois mil arquivos, e o agente vai.

Um mini-caso resolve a dúvida de vez. Cláudia, gestora de RH, publicou para a empresa inteira o agente de dúvidas sobre benefícios. Na primeira semana, um estagiário perguntou quanto ganhava o diretor comercial, e o agente respondeu, porque a planilha da folha de pagamento estava numa pasta que, por engano de anos atrás, era visível para todos. O agente não vazou nada: ele mostrou o que qualquer funcionário curioso já podia abrir. A correção foi na pasta, não no agente, e levou dez minutos.

Para a técnica de segurança do trabalho a lição é a mesma, com outra cara. Antes de ligar o agente de ocorrências, ela revisa quem pode ver a lista de ocorrências e as fotos anexadas. Descobre que a pasta de fotos está aberta para a empresa toda, incluindo imagens de acidentes com pessoas identificáveis. Fechar a pasta veio antes de publicar o agente, e teria vindo mesmo sem agente nenhum.

02 Sete conferências antes de qualquer agente entrar em produção

Governança parece assunto de departamento jurídico, mas na prática é uma lista curta que a própria área confere. Permissões: quem acessa o quê, com o princípio do mínimo necessário. Grupos: quem está em cada grupo do Teams e do SharePoint, porque o agente herda os grupos. Pastas: as fontes do agente estão fechadas para quem não precisa. Dados: onde estão informações confidenciais, e se o agente as alcança. Responsáveis: um nome por agente e por fluxo. Trilha de registro: cada ação do agente fica gravada com data e conta. Aprovação: os pontos humanos estão no desenho e funcionando.

Há ainda a separação entre rascunho e produção, que o Copilot Studio e o Power Automate já oferecem: você monta e testa num lugar que ninguém vê, e só depois publica. E a conta própria da automação, da aula 7: o agente age com uma conta criada para ele, com o mínimo de acesso, nunca com a senha de uma pessoa. Nada disso exige tecnologia nova; exige uma tarde de conferência e um responsável.

O analista de compras passa a lista antes de publicar o agente de fornecedores. Descobre dois problemas: a pasta de contratos está no grupo errado, e o fluxo de cadastro estava rodando com a conta pessoal dele. Corrige os dois em uma manhã. Sem a lista, o agente teria entrado em produção e o problema apareceria na primeira auditoria, ou na primeira troca de senha.

Antes de publicar: as sete conferências

  1. Permissões — cada pessoa e cada agente com o mínimo necessário.
  2. Grupos — quem está em cada grupo que o agente herda.
  3. Pastas e fontes — as fontes do agente fechadas para quem não precisa.
  4. Dados confidenciais — mapeados, e fora do alcance do agente.
  5. Responsáveis — um nome por agente e por fluxo, com substituto.
  6. Trilha de registro — cada ação gravada com data e conta própria.
  7. Aprovação humana — os pontos de risco no desenho, testados em rascunho.

03 O agente age em nome de alguém, e esse alguém assina

Toda ação de um agente acontece em nome de uma pessoa ou de uma área: o e-mail sai, o cadastro é gravado, o pagamento é aprovado. A responsabilidade não passa para a máquina. Por isso a pessoa no circuito não é uma opção de desenho, é uma regra de governança: risco financeiro, jurídico ou de segurança, exclusão de informação, contratação, pagamento, medida disciplinar, liberação de equipamento ou área, fornecedor crítico. Nesses pontos, o registro guarda quem aprovou, e essa pessoa responde pela decisão como responderia sem agente.

Isso muda a conversa com a diretoria. A pergunta "e se o agente errar?" tem resposta: ele prepara, uma pessoa assina o que tem risco, e o registro mostra o caminho inteiro. É mais rastreável do que o processo manual, em que ninguém sabe quem aprovou o quê por e-mail. Governança bem feita é argumento a favor da automação, não contra.

O coordenador financeiro apresenta o fluxo de pagamentos ao diretor com essa lógica. Até 20 mil, o fluxo valida e ele aprova; acima, o diretor aprova; tudo fica na lista com nome, data e valor. O diretor, que temia "um robô pagando contas", entende que passou a ter mais controle do que tinha com a caixa de e-mail. Aprovou o projeto na mesma reunião.

04 O plano de três fases: protótipo, execução, escala

A empresa como um todo percorre um caminho longo: capacitar, identificar processos, prototipar agentes, adicionar fluxos, integrar sistemas, automatizar telas, medir, governar, expandir para outros departamentos. Para o seu primeiro projeto, isso se comprime em três fases com datas. Fase 1, protótipo: o agente com conhecimento e uma lista, em rascunho, testado por três pessoas da área. Fase 2, execução: o fluxo com aprovação ligado ao agente, a conta própria, o registro, rodando para a área inteira. Fase 3, escala: o indicador no painel, o alerta de desvio, as sete conferências feitas, e a apresentação para a próxima área.

Cada fase tem um critério de pronto e um número que a justifica. O protótipo está pronto quando três pessoas usaram e as perguntas sem resposta caíram. A execução está pronta quando o registro mostra um mês de operação sem falha silenciosa. A escala está pronta quando o indicador de horas economizadas entra no painel da diretoria. Fases sem critério de pronto viram projetos eternos.

O analista de compras planeja o agente de fornecedores. Fase 1, quatro semanas: agente de dúvidas sobre homologação, com a política como conhecimento, testado pelos três compradores. Fase 2, seis semanas: fluxo de documento vencendo e fluxo de cadastro com aprovação do gerente, conta própria, lista de registro. Fase 3, quatro semanas: cinco indicadores no painel, alerta de documento vencido, conferência de governança, apresentação para a área de qualidade. Catorze semanas, um projeto de cada vez.

Você não vai implantar "IA na empresa". Vai colocar um processo de cada vez para funcionar melhor, com registro e responsável — e o segundo é mais fácil que o primeiro.

05 Escolha o seu laboratório: quatro projetos que reaproveitam tudo

A formação sugere quatro projetos, e qualquer um deles usa todas as peças das aulas 5 a 8. O agente de segurança do trabalho: registra ocorrências e quase acidentes, recebe fotos, gera o plano de ação, encaminha, cobra prazo, atualiza o indicador. O agente gestor de fornecedores: cadastro, documentos, aprovação, vencimentos, desempenho, alertas. O preenchimento automático de sistema: um PDF, um e-mail ou um formulário entra, o agente extrai e valida, uma pessoa aprova, a automação preenche a tela e registra. E o agente de indicadores: o gestor conversa com o painel.

Os departamentos têm seus candidatos naturais. RH: integração, dúvidas, documentos, solicitações. Financeiro: conciliações, aprovações, cobrança. Compras: cotações, fornecedores, análise de preços. Qualidade: não conformidades, auditorias, planos de ação. Comercial: propostas, acompanhamento de clientes. Operações: ocorrências, manutenção, produtividade. O critério de escolha é o da aula 1: repetitivo, conferível, com dor real, com um dono que quer.

A gestora de RH escolhe a integração de novos funcionários, porque é o processo que mais gera reclamação e o que mais depende da memória de uma pessoa. O canvas dela já está preenchido desde a aula 4; a governança conferida nesta aula; o plano de três fases começa na segunda-feira. O que muda de verdade no fim da formação não é a ferramenta, é o perfil: ela deixou de ser quem responde e passou a ser quem desenha o processo, constrói a solução e mede o resultado. É a nova competência, e o nome dela é engenharia de trabalho com IA.

Pratique agora 0/4 feito

Feche o canvas do seu projeto, confira a governança e marque as três fases

Meta: sair com uma página que você pode apresentar a quem decide — canvas completo, sete conferências marcadas como feitas ou pendentes, e três fases com datas e critério de pronto. ~12 min, no documento do canvas da aula 4.

É planejamento no papel: nada é publicado, nenhuma permissão é alterada, nenhum agente sai do rascunho. As conferências pendentes não são falha — são a lista do que pedir ao TI e ao gestor antes de publicar. Se uma fase não couber em datas ainda, escreva "após aprovação de X"; é uma data válida.

PROJETO — <nome do processo>   ·   dono: <seu nome>   ·   substituto: <nome>

CANVAS (da aula 4, agora completo — Integração preenchida na aula 7):
Objetivo / Entradas / Conhecimento / Decisões (✱ humanas) / Ações / Integração / Validação / Indicadores

GOVERNANÇA (feito · pendente · com quem):
1 permissões  2 grupos  3 pastas e fontes  4 dados confidenciais
5 responsáveis  6 trilha de registro  7 aprovação humana

FASES:
1 protótipo — até <data> — pronto quando: 3 pessoas usaram; perguntas sem resposta caíram
2 execução  — até <data> — pronto quando: 1 mês de registro sem falha silenciosa
3 escala    — até <data> — pronto quando: indicador no painel da diretoria

Você acabou de fechar o seu primeiro projeto de agente com governança e plano — o quinto degrau, no papel, pronto para virar realidade na segunda-feira.

Resumo

  • O agente enxerga o que as pessoas já podem ver. Compartilhamento excessivo existia antes dele; a correção é nas pastas e permissões, e vem antes de publicar.
  • Sete conferências separam o rascunho da produção: permissões, grupos, pastas, dados confidenciais, responsáveis, trilha de registro, aprovação humana. Uma tarde de trabalho da própria área.
  • O agente age em nome de alguém e esse alguém assina o que tem risco; o registro do caminho inteiro torna o processo mais rastreável do que era por e-mail.
  • O primeiro projeto cabe em três fases com critério de pronto, e qualquer um dos quatro laboratórios reaproveita as mesmas peças. O que muda no fim é o perfil: quem desenha, constrói e mede.

Seu próximo passo

Você acabou de conseguir fechar um projeto de agente com canvas, governança conferida e plano em três fases — o quinto degrau.

Nos próximos 15 minutos, no seu trabalho de verdade: marque na agenda de quem decide uma conversa de vinte minutos para a próxima semana, com o título do seu projeto. Leve a página que você acabou de montar; ela é a apresentação inteira.

A trilha termina aqui, e o trabalho começa na segunda-feira, com a fase 1. Quando o protótipo estiver com três pessoas usando, volte às aulas 6 e 8 com o registro na mão: é ali que a fase 2 e a fase 3 já estão escritas.