Una sola ruta · 9 clases
Del trabajo con IA a la automatización de los procesos de tu empresa: terminarás sabiendo usar Copilot en el día a día, rediseñar un proceso real, crear un agente, montar un flujo de aprobación y medir el resultado con indicadores, sin escribir una línea de código.
El recorrido
Usuario de IA
Profesional aumentado
Diseñador de workflows
Creador de agentes
Automatizador de procesos
Clases
Termina sabiendo en cuál de los cinco escalones estás hoy y cuáles tres tareas tuyas suben primero de escalón.
Termina con una reunión tuya convertida en decisiones, responsables y plazos, y con una solicitud que encuentra lo que buscas sin abrir diez carpetas.
Termina sabiendo preguntarle a una hoja de cálculo «qué cambió y por qué» y recibir una explicación que puedas verificar.
Termina con un proceso real de tu área diseñado en un canvas: entradas, decisiones, quién aprueba, qué se automatiza y cómo medirlo.
Termina con un agente de borrador que responde preguntas usando los documentos de tu área, probado por ti con tres preguntas reales.
Termina con un flujo de aprobación tuyo funcionando en una prueba: llega una solicitud, alguien la aprueba en Teams y el resultado queda registrado.
Termina sabiendo elegir, para cada sistema de tu empresa, entre puerta de servicio, flujo, automatización de pantalla y Computer Use, y justificar la elección.
Termina con tres indicadores de tu área definidos con meta y desviación, y con la solicitud que hace que Copilot explique por qué uno de ellos empeoró.
Sal con el canvas completo de tu primer proyecto de agente, las reglas de acceso verificadas y un plan de tres fases para ponerlo en marcha.
Copilot + Agentes · Clase 1
Al final de esta lección podrás decir en cuál de los cinco niveles estás hoy y señalar tres tareas de tu trabajo que deberían subir de nivel primero, descritas con su objetivo, fuente de información y quién las valida.
Ya le pides a Copilot que resuma un correo o mejore un texto. Pero el trabajo pesado sigue siendo tuyo: abrir el sistema, copiar de una hoja de cálculo a otra, insistir a quienes no respondieron, actualizar el indicador. El cambio que espera tu empresa no es «usar mejor la IA». Es pasar el trabajo repetitivo a agentes que participan en el proceso. Quien entiende esta diferencia ahora elige qué automatizar; quien no, sigue usando una herramienta costosa como corrector de texto.
↓ rol para estudiar
Hasta hace poco, la IA en la empresa hacía una cosa: ayudar a las personas a trabajar. Pedías un resumen, recibías el resumen y lo demás dependía de ti. Esa etapa no ha terminado, pero dejó de ser el punto principal. La evolución que importa ahora es que la IA participe en el proceso: recibir una solicitud, consultar los documentos correctos, tomar una decisión dentro de ciertas reglas y ejecutar la tarea hasta el final.
El nombre de esta segunda forma de trabajar es agente. Piensa en un empleado nuevo, muy rápido, que conoce los documentos del área y sabe usar los sistemas, pero que solo hace lo acordado y muestra lo que hizo.
Para la técnica de seguridad laboral, la diferencia se nota en el primer incidente de la semana. Hoy le pide a Copilot un texto para el registro y luego abre la hoja de cálculo, el formulario del sistema y el correo para el gerente del área. Con un agente, informa «protección dañada en la máquina 14, área de corte», y el agente registra el incidente, avisa al responsable y crea la tarea con una fecha límite. El texto sigue quedando bien; lo que cambia es que el trabajo se termina.
Toda la formación sigue una escalera de cinco escalones. En el primero, el usuario de IA pide textos, resúmenes y respuestas. En el segundo, el profesional aumentado usa la IA dentro de los flujos reales: la reunión se convierte en informe, el informe en plan, el plan en tareas. En el tercero, el diseñador de workflows diseña el proceso antes de automatizar: quién inicia, qué entra, quién decide, qué sale.
En el cuarto escalón, el constructor de agentes crea un asistente especializado que consulta conocimientos y activa automatizaciones. En el quinto, el automatizador de procesos conecta todo: agente, flujo, sistemas e indicadores, con aprobación humana donde importa. Nadie se salta un paso. Cada clase de este curso sube uno.
El analista de compras que hoy le pide a Copilot "mejora este correo para el proveedor" está en el primer escalón. Cuando empieza a pedirle "resume la conversación con el proveedor, enumera lo pendiente y prepara el reclamo", sube al segundo. Cuando diseña el recorrido completo del registro de un proveedor, desde la solicitud hasta la aprobación, llega al tercero. El objetivo del curso es llevarlo al quinto: un agente que recibe la solicitud de registro y lleva el proceso hasta el final.
Ponte a prueba
La gerente de RR. HH. le pide a Copilot: «resume esta reunión de integración, enumera las tareas de cada área y arma el cronograma de la primera semana del nuevo empleado». ¿En qué escalón está?
Los antiguos cursos de IA giraban en torno al prompt: escribe bien la solicitud y recibe una mejor respuesta. Esto sigue siendo válido, pero es solo el primer eslabón. El trabajo real sigue una cadena: objetivo, contexto, datos, análisis, decisión, herramienta, ejecución, validación. Cuando esta cadena se repite cada semana, se convierte en automatización. Cuando la automatización necesita consultar, decidir y conversar, se convierte en agente.
Una analogía ayuda a recordarlo. El prompt es una nota en el escritorio de un colega. La cadena es el procedimiento escrito del área: qué entra, dónde está la información, quién decide, qué sale y quién lo revisa. Nadie automatiza una nota; se automatiza un procedimiento.
La gerente de RR. HH. que quiere mejorar la integración de nuevos empleados no empieza por el prompt. Empieza por la cadena: objetivo (nuevo empleado productivo en dos semanas), contexto (política de integración en SharePoint), datos (lista de incorporaciones del mes), decisión (qué capacitaciones son obligatorias para cada puesto), ejecución (invitaciones, accesos, tareas), validación (el gerente confirma). Cada eslabón de esta cadena es algo que el curso enseña a delegar en una herramienta.
No vas a aprender a escribir mejores prompts. Vas a aprender a describir procedimientos tan bien que una máquina pueda ejecutarlos.
En el modelo antiguo, la persona se comunica directamente con el sistema. Para eso necesita conocer los menús, las pantallas, los campos y el orden correcto para completar cada uno. Cada sistema nuevo requiere una nueva capacitación, y cada cambio de pantalla es una oportunidad para cometer un error. En el modelo nuevo, la persona habla con un agente y el agente se comunica con los sistemas. La persona indica cuatro cosas: el objetivo, el contexto, las restricciones y los criterios de éxito. El agente coordina datos, sistemas, automatizaciones y herramientas.
Es lo mismo que pasa cuando usas un gestor en vez de ir a cinco ventanillas. Le entregas los documentos y le dices qué necesitas; conoce las oficinas. La diferencia es que este gestor muestra cada paso que dio y te pide la firma en los puntos acordados.
El coordinador financiero nota esto al aprobar pagos. Hoy abre el sistema de compras, revisa la orden, abre el contrato en la carpeta de red, compara los importes y registra la aprobación en otra pantalla. En el nuevo modelo, le dice al agente: «aprueba los pagos de hasta 5 mil reales que coincidan con el contrato; para los importes superiores, tráeme la comparación y espera mi decisión». Él sigue decidiendo lo que importa, sin visitar cinco pantallas por cada pago.
Subir la escalera no significa delegarlo todo. Hay tres cosas que siguen siendo tuyas en cualquier escalón. Decidir qué puede hacer el agente por su cuenta y qué necesita aprobación humana. Validar el resultado antes de que se vuelva oficial. Y aprobar lo que implique riesgo: pagos, contratación, autorización de acceso a un área o equipo, medidas disciplinarias o interpretación de la ley. Un agente que aprueba por su cuenta la autorización para usar una máquina no es un avance; es un problema esperando que llegue su día.
También hay una regla que toda la empresa debe escuchar desde el principio: la IA no corrige una organización desordenada. Si hoy una persona tiene acceso a un documento que no debería ver, un agente conectado con los mismos permisos también lo encontrará. La lección 9 trata esto en detalle. Por ahora, recuerda la idea: automatizar un proceso desordenado produce desorden más rápido.
En seguridad laboral, esto es literal. La técnica puede hacer que el agente registre el incidente, avise a la persona responsable, cree la tarea y dé seguimiento al plazo. La autorización para que la máquina 14 vuelva a operar sigue siendo decisión de ella y lleva su firma. El agente prepara todo para que esa decisión tome dos minutos en vez de una tarde.
Antes
La técnica de seguridad recibe el incidente por Teams, escribe el registro en la hoja de cálculo, completa el formulario del sistema, redacta el correo al gerente del sector y anota el plazo en la agenda. Cerca de dos horas por incidente, con el riesgo de olvidarse de hacer el seguimiento.
Después
Ella le describe el incidente al agente. Él pregunta qué falta, lo registra, avisa al responsable, crea la tarea con plazo y hace seguimiento automáticamente. Ella revisa el registro y decide si autoriza el uso de la máquina.
Practica ahora 0/3 hecho
Meta: salir con tu nivel actual identificado y tres tareas de tu trabajo escritas en el formato «objetivo + dónde está la información + quién valida». ~10 min, en papel o en un documento de Word.
En esta práctica solo escribirás. No se envía ni automatiza nada, ni se modifica ningún sistema. Si una tarea te parece demasiado grande, cámbiala por una más pequeña: el tamaño adecuado es el que cabe en una frase.
Acabas de nombrar tu escalón y separar las tres tareas que subirán primero, en el formato que usarán las próximas clases para automatizar.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 2
Al final de esta lección podrás convertir una reunión tuya en una lista de decisiones, responsables y plazos usando Copilot, y redactar una solicitud que encuentre documentos, correos y reuniones sobre un tema sin abrir diez carpetas.
La mitad de tu día se va buscando: el correo en que el proveedor confirmó el plazo, la versión correcta del procedimiento, lo que se decidió en la reunión del martes. Copilot de tu empresa puede ver todo eso al mismo tiempo, pero solo da buenos resultados cuando haces bien la solicitud. Esta clase es el segundo nivel: la IA dentro de tu flujo de trabajo real, no solo en el chat.
↓ rol para estudiar
O Microsoft 365 Copilot aparece dentro de las herramientas que ya usas: en Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint y una ventana de conversación propia. La diferencia con un chat común es una sola, y es decisiva: consulta los datos de tu empresa. Correos, archivos en carpetas compartidas, grabaciones de reuniones, conversaciones de Teams.
Una regla que evita mucha confusión: ve exactamente lo que tu cuenta puede ver. Si no tienes acceso a la carpeta de la dirección, tampoco lo tiene. Si un documento está en tu computadora y no en la nube de la empresa, no lo encuentra. Esto es una protección, no una limitación.
El analista de compras abre la conversación de Copilot en Teams y pregunta "¿qué proveedores de empaques me enviaron una propuesta en los últimos 60 días?". La respuesta sale de sus correos electrónicos, con los nombres y las fechas. Un colega de otra área que hiciera la misma pregunta solo recibiría información de sus propios correos. Una aclaración honesta: lo que hace cada botón y dónde está cambia con frecuencia y depende de la licencia que haya contratado la empresa. Si algo de esta clase no aparece igual en tu pantalla, busca el nombre de la función; la lógica es la misma.
La pregunta de siempre es «¿dónde está el procedimiento de bloqueo de la máquina?». Copilot la responde, pero con ella desaprovechas lo mejor que tiene: cruzar fuentes. La nueva pregunta es «reúne todo lo que tenemos sobre la máquina 14 de los últimos seis meses —documentos, correos electrónicos, reuniones— y muéstrame las principales decisiones que se tomaron y quién es responsable de cada una». Una pregunta así reemplaza una mañana de búsqueda.
Una buena solicitud de búsqueda tiene tres partes: el tema con su nombre propio (no «la máquina», sino «la máquina 14 del sector de corte»), el período y lo que quieres ver al final (decisiones, responsables, pendientes, documentos). Sin esas tres partes, devuelve una lista genérica y parece que la culpa es suya.
La técnica de seguridad laboral usa esto antes de una inspección. En vez de abrir la carpeta de incidentes, la carpeta de capacitaciones y el historial de correos, pide: «lista los incidentes, las capacitaciones y las acciones correctivas del sector de corte desde marzo, con el estado de cada acción». Llega a la inspección sabiendo qué quedó pendiente.
Error común
Preguntar «¿qué tenemos sobre seguridad?» y recibir una respuesta genérica. Sucede porque Copilot no sabe si buscas la política, los incidentes o las capacitaciones, ni de qué período. Indica el tema, el período y qué quieres ver al final; la calidad de la respuesta cambia de inmediato.
Una conversación de correo electrónico con veinte mensajes y cinco personas oculta tres cosas que necesitas: qué ya se decidió, qué sigue pendiente y quién todavía no respondió. Copilot en Outlook extrae las tres de una vez. La solicitud que funciona es directa: «resume esta conversación, separa lo que ya se decidió de lo que sigue pendiente y prepara una respuesta para las personas involucradas, solicitando que resuelvan los pendientes dentro del plazo»
Después del resumen viene el ajuste de tono, y aquí es realmente bueno. El mismo mensaje puede salir cordial para el proveedor, directo para la dirección y detallado para el equipo. Escribes el contenido una vez y pides las versiones.
El analista de compras tiene una conversación con un proveedor de piezas que ya lleva tres semanas: propuesta, contrapropuesta, consulta sobre el flete, silencio. Pide un resumen con los pendientes y descubre que el proveedor nunca confirmó el plazo de entrega, solo el precio. La respuesta preparada reclama justamente eso, con una fecha. Él la revisa, ajusta una frase y la envía. La revisión queda a su cargo; Copilot no envía nada por su cuenta.
La mayoría de las reuniones produce un acta que nadie lee. La empresa necesita lo que viene después: decisiones, responsables, tareas, plazos y seguimiento. Esa secuencia es un método y sirve incluso sin Copilot. Antes de la reunión, recopilas el contexto y los pendientes anteriores. Durante y después, conviertes la conversación en compromisos con nombre y fecha.
Con la reunión grabada en Teams, Copilot hace el trabajo pesado: resume, identifica decisiones, enumera tareas y sugiere responsables y plazos a partir de lo que se dijo. Lo que no hace es decidir por ustedes ni hacerles seguimiento. El seguimiento sigue a cargo de una persona o, más adelante en el curso, de un flujo automático.
La gerente de RR. HH. sale de la reunión de integración del mes con el resumen listo: cuatro decisiones, siete tareas, tres áreas responsables y los plazos de la primera semana de cada nuevo empleado. Antes, pasaba la tarde siguiente armando todo de memoria. Ahora dedica diez minutos a revisar y ajustar un plazo que Copilot entendió mal.
Lista de verificación posterior a la reunión
En Word, Copilot crea la primera versión de un informe, una propuesta o un procedimiento a partir de lo que le indicas: «usa el acta de la reunión del martes, la hoja de cálculo de indicadores y el procedimiento anterior, y redacta la nueva versión del procedimiento en lenguaje sencillo». También hace el camino inverso, que es más útil de lo que parece: transforma un texto técnico en una página ejecutiva o crea una versión resumida y otra detallada del mismo documento.
En PowerPoint, el flujo consiste en documentos, datos y reuniones que se convierten en una síntesis, que se convierte en una historia y luego en diapositivas. Una buena solicitud especifica el público y la duración: «presentación de ocho minutos para la dirección, con foco en lo que cambió y lo que requiere una decisión». Sugiere la secuencia de diapositivas y los mensajes principales; tú corriges la historia.
El coordinador financiero necesita llevar el cierre del mes a la dirección. Indica el informe contable, la hoja de cálculo del presupuesto y el acta de la reunión de resultados, y pide una presentación de seis diapositivas para gerentes que no son del área financiera. La primera versión cuenta la historia correcta e incluye dos cifras que él verifica con la hoja de cálculo antes de presentar.
Practica ahora 0/3 hecho
Meta: salir con la lista de decisiones, responsables, tareas y plazos de una reunión real tuya, lista para enviar. ~10 min, en Copilot de Teams o en la ventana de conversación de Copilot de la empresa.
Copilot solo lee lo que tú ya puedes ver y no le envía nada a nadie. El resultado queda en la conversación hasta que lo copies. Si la reunión no tiene grabación, pega tus notas en su lugar: funciona igual. ¿No te gustó el resultado? Vuelve a pedirlo con más detalles.
Use a reunião <nome da reunião e data> (ou as anotações abaixo). Faça, nesta ordem: 1. Resumo em até 10 linhas. 2. Decisões tomadas, uma por linha, sem "talvez". 3. Para cada decisão: responsável (um nome), tarefa e prazo. 4. Pendências que ficaram sem responsável. 5. Uma mensagem de acompanhamento para enviar aos participantes, em tom cordial, cobrando as tarefas com prazo. Anotações (se não houver gravação): <cole aqui>
Acabas de convertir una reunión en compromisos con nombre y fecha: el segundo escalón, en tu trabajo real.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 3
Al final de esta lección podrás preguntarle a una hoja de cálculo tuya «¿qué cambió este mes y por qué?» y recibir una explicación con los factores, verificando al menos un número antes de compartirla con alguien.
No necesitas convertirte en analista de datos. Necesitas dejar de llevar a la reunión un gráfico que nadie sabe explicar. El gerente pregunta «¿por qué bajó?» y la respuesta es «lo voy a revisar». Copilot en Excel, Analyst y Researcher existen para responder esa pregunta: transformar números en interpretaciones, mientras tú verificas lo importante antes de que circule la información.
↓ rol para estudiar
Con una hoja de cálculo abierta, Copilot hace lo que le pedirías a un colega con experiencia: crea la fórmula que describes en español, explica qué hace una fórmula existente, señala celdas con errores, compara períodos, crea una tabla dinámica y genera el gráfico. Conversas con la hoja de cálculo en vez de memorizar funciones.
Una rampa antes de que la pantalla parezca complicada: Copilot solo entiende bien una hoja de cálculo cuando parece una lista ordenada, con una fila de encabezados y una columna por cada dato. Si tu archivo tiene títulos combinados, subtotales en medio y colores en lugar de columnas, se pierde igual que se perdería un colega nuevo. Ordenar la hoja de cálculo es la mitad del trabajo y sirve para todas las herramientas de esta lección.
El coordinador financiero abre la hoja de cálculo de gastos por centro de costo y pide: "crea una columna con la variación porcentual de cada centro de costo con respecto al mes anterior y resalta las que superaron el 10%". En segundos tiene la columna, la fórmula visible para revisar y las celdas resaltadas. Antes, esto llevaba media hora y una fórmula copiada por error.
Un gráfico es una respuesta. Sin una pregunta, decora una diapositiva y no cambia ninguna decisión. La pregunta que lleva a una decisión siempre tiene la misma forma: qué cambió, en comparación con qué y cuáles fueron los factores que más contribuyeron. Un ejemplo cotidiano: «¿qué cambió este mes en comparación con los tres meses anteriores y qué factores explican mejor el cambio?». Esa pregunta obliga a la herramienta a comparar, ordenar los factores y explicar; y te obliga a leer la explicación.
La técnica de seguridad laboral mantiene la hoja de cálculo de incidentes: fecha, área, tipo, gravedad, acción correctiva, plazo. En vez de pedir «un gráfico de incidentes por mes», pregunta «¿aumentó el número de casi accidentes con respecto al trimestre anterior? ¿En qué área y en qué tipo de incidente está la diferencia?». La respuesta señala el área de corte y las protecciones de las máquinas. Eso se convierte en tema para la próxima reunión; el gráfico por sí solo no lo habría hecho.
Error común
Pedir «haz un gráfico de estas ventas» y recibir algo bonito que no responde nada. Sucede porque la solicitud no incluye una pregunta: la herramienta elige cualquier visualización. Empieza por la pregunta («¿qué cambió y por qué?») y después pide el gráfico que ilustra la respuesta.
O Analyst es Copilot en el papel de analista de datos. Se diferencia de Excel común por su alcance: cruza distintos archivos, compara varias hojas de cálculo, busca relaciones entre columnas que nadie había combinado y explica anomalías. También muestra su razonamiento, que es lo más útil para quien va a verificar.
Una buena solicitud incluye los archivos y una hipótesis para poner a prueba. «Aquí están la hoja de cálculo de entregas y la de no conformidades del semestre. ¿Los proveedores que más se retrasan también son los que tienen más no conformidades? Muéstrame los cinco peores de cada lista y dime si coinciden». Una hipótesis comprobable da una respuesta sobre la que se puede actuar; «analiza estos datos» da un texto vago.
El analista de compras hace exactamente este cruce antes de la evaluación semestral de proveedores. Descubre que tres de los cinco proveedores con más retrasos también encabezan la lista de incumplimientos, y que un cuarto se retrasa mucho, pero entrega con calidad. Son dos problemas distintos, que requieren dos conversaciones distintas. Sin el cruce, trataría a los cuatro por igual.
O Researcher sirve para la pregunta que tomaría una semana: combinar todo lo que la empresa ya tiene sobre un tema con lo que existe fuera de ella. Un pedido típico: "analiza todo lo que tenemos internamente sobre este proveedor, combínalo con información externa relevante y elabora un informe de riesgo". Lee los contratos, los correos y las actas, busca noticias y registros públicos, y entrega un informe con las fuentes.
Los usos son los de siempre en la gestión, solo que más rápidos: comparación con competidores, evaluación de proveedores, panorama de un mercado, cambios en la legislación, tendencias tecnológicas. La precaución es la misma que en el paso anterior: cuanto más precisa sea la solicitud, más útil será el informe.
La gerente de RR. HH. necesita proponer la política de trabajo híbrido. Pide un informe que combine la encuesta interna de clima laboral, las actas de las reuniones de liderazgo sobre el tema y las prácticas de empresas del mismo sector en el país. Recibe un documento con las tres partes y las fuentes de cada afirmación externa. Lo que lleva a la dirección es la decisión; la investigación estuvo lista en una tarde.
Cómo pedir una investigación que sea útil al recibirla
Esta es la regla que distingue a quien usa bien la herramienta de quien se mete en problemas. La herramienta presenta un número incorrecto con la misma seguridad que uno correcto. No hay vacilación en la voz, porque no hay voz. Por eso, verificar no es desconfiar; es parte del método. No verificas todo: verificas lo que va a circular y lo que cambia una decisión.
Tres maneras rápidas de verificar. Pide el cálculo: «muestra la fórmula» o «de qué filas salió este total». Comprueba una muestra: toma un valor que conozcas de memoria y verifica si coincide. Y revisa la fuente: para afirmaciones externas, abre la fuente que indicó el informe. Dos minutos de verificación valen más que una hora de retrabajo después de que el número llegue a la dirección.
El coordinador financiero recibió del Analyst el dato de que el gasto en fletes creció un 23% en el trimestre. Antes de incluirlo en el informe, preguntó «¿de qué líneas salió este cálculo?» y descubrió que se había contado una devolución como gasto. La cifra correcta era 17%. El informe salió bien, y su confianza en la herramienta aumentó, no disminuyó: cuando preguntó, la herramienta mostró el recorrido.
Ponte a prueba
El Researcher entregó un informe de riesgo de un proveedor con la afirmación "empresa citada en un proceso laboral en 2025". ¿Qué haces antes de compartirlo con el gerente?
Practica ahora 0/3 hecho
Meta: salir con una explicación de variación de una hoja de cálculo real tuya, con los factores ordenados y una cifra verificada por ti. ~10 min, en Excel con Copilot o en la conversación de Copilot de la empresa, adjuntando el archivo.
Trabaja en una copia de la hoja de cálculo: guárdala como «nombre-copia» antes de empezar. Copilot no cambia nada sin que tú lo aceptes, y en la copia eso ni importa. Si la respuesta es vaga, probablemente la hoja de cálculo no está en un formato de lista ordenada; ajusta el encabezado y vuelve a pedirlo.
Nesta planilha, a coluna <nome da coluna com o valor> mede <o que ela mede>. 1. Compare <último mês> com os três meses anteriores: o valor subiu ou caiu, e quanto (em % e em valor)? 2. Liste os fatores que mais contribuíram para a mudança, do maior para o menor, usando as colunas <setor / categoria / fornecedor>. 3. Para o maior fator, mostre de quais linhas veio o cálculo. 4. Diga em uma frase o que um gestor deveria fazer com essa informação.
Acabas de convertir una hoja de cálculo en una explicación verificada: la pregunta «¿por qué bajó?» ahora tiene respuesta antes de la reunión.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 4
Al final de esta lección podrás diseñar un proceso real de tu área en un canvas de una página: quién lo inicia, qué datos recibe, qué decisiones hay, qué resultado produce, dónde es obligatoria la aprobación humana y cómo medir si funcionó.
Nadie automatiza lo que no puede describir. La razón por la que tantos proyectos de «agentes» mueren en el primer mes no es la tecnología: es que nadie escribió el proceso antes. Esta clase es el tercer nivel, el de quien diseña workflows. Es la clase más importante del curso, porque las próximas cinco solo funcionan si esta está hecha.
↓ rol para estudiar
Antes de usar cualquier herramienta, una definición sencilla. Proceso es una secuencia que se repite: alguien o algo la inicia, entra información, participan sistemas, se toman decisiones y sale un resultado. Aprobar una compra, registrar un incidente, contratar a un empleado, registrar a un proveedor. Todo eso es un proceso, esté escrito o solo en la cabeza de quien lo hace.
La analogía es la receta familiar. La receta existe aunque nadie la haya escrito; el problema es que solo la abuela sabe prepararla. Escribir la receta permite que otra persona, o una máquina, repita el resultado. Un proceso escrito es una receta del área: entra esto, se hace aquello, sale lo otro y alguien lo prueba antes de servirlo.
El analista de compras lleva años registrando proveedores y diría que "no hay un proceso; cada caso es distinto". Al escribirlo, descubre que siempre es igual: llega una solicitud por correo electrónico, él pide los documentos, verifica la razón social y la dirección, revisa los campos obligatorios, solicita la aprobación del gerente, registra al proveedor en el sistema y avisa a quien hizo la solicitud. Siete pasos, tres decisiones, dos sistemas. Sin este diseño, no hay nada que automatizar.
Uno workflow es la receta del área, escrita para que las herramientas la ejecuten. La diferencia con el prompt es de naturaleza, no de tamaño. El prompt es una solicitud puntual: objetivo, contexto, respuesta. El workflow es la cadena completa: objetivo, contexto, fuentes, análisis, herramientas, ejecución, validación. El prompt vive dentro del workflow, como uno de los pasos. Nunca al revés.
Esto cambia lo que escribes. En lugar de "resume este incidente", escribes: "cuando llega un incidente (inicio), el agente pide los datos que faltan (entrada), los registra en la lista (ejecución), avisa a la persona responsable del área (ejecución) y la técnica verifica y decide la prioridad (validación)". Cada fragmento entre paréntesis es un punto en el que puede intervenir una herramienta diferente.
La técnica de seguridad laboral reescribió así el registro de incidentes. Lo que antes era «le pido a Copilot un texto y después hago el resto» se convirtió en una secuencia de seis pasos con dos puntos de decisión suyos. Solo con ese diseño quedó claro que el paso que más tiempo llevaba, avisar al gerente y abrir la tarea, no requería ninguna decisión. Era el candidato obvio para la primera automatización.
Antes
«Resume este incidente y redacta el correo para el gerente». Una buena respuesta, pero el resto del trabajo sigue siendo manual: registrar, enviar, abrir la tarea, fijar la fecha límite y dar seguimiento.
Después
«Cuando llega un incidente: pedir lo que falta, registrarlo, avisar a la persona responsable, abrir la tarea con fecha límite y dar seguimiento en 5 días. Yo decido la prioridad y la liberación». Seis pasos, dos de ellos humanos.
No todo debe automatizarse; esa decisión forma parte del diseño, no de la herramienta. La regla tiene nombre: aprobación humana, o «persona en el circuito». Es obligatoria siempre que el paso implique riesgo financiero, jurídico o de seguridad física; eliminación de información; contratación y pago; medidas disciplinarias; liberación de equipos o áreas; aprobación de un proveedor crítico. En estos puntos, el agente prepara todo y se detiene. La persona firma.
El error más costoso es el contrario de lo que parece: no es automatizar demasiado, sino poner aprobación humana en todo por miedo. Un flujo en el que el gerente aprueba cada correo de cobro no es seguro: es lento, y en dos semanas aprobará sin leer. La aprobación sirve cuando es poco frecuente e importante. Elige los puntos con la lista de riesgos, no con la ansiedad.
La gerente de RR. HH. diseña la incorporación de un empleado. El agente puede armar el cronograma, solicitar los documentos, crear los accesos estándar y enviar las invitaciones a las capacitaciones. Ella se encarga de confirmar la contratación, registrar el salario y autorizar el acceso a carpetas confidenciales. Tres puntos de intervención humana en doce pasos; el resto se ejecuta solo.
Ponte a prueba
En el flujo de proveedores, ¿cuál de estos pasos debe tener aprobación humana obligatoria?
El diseño del proceso cabe en una página, y esa página tiene nombre: el canvas de automatización con agentes. Antes de verlo, una introducción: parece un formulario de nueve campos, y eso es exactamente. Cada campo es una pregunta que respondes una sola vez sobre tu proceso. Una vez completado, se convierte en la guía de todo lo que construirán las clases 5 a 9.
Las nueve preguntas. Proceso: cuál es, con nombre. Objetivo: qué resultado debe producir. Entradas: datos, documentos, correos electrónicos, formularios o eventos que inician o alimentan el proceso. Conocimiento: dónde está la información que el agente necesita consultar. Decisiones: cuáles deben tomarse y cuáles son humanas. Acciones: consultar, generar, enviar, registrar, completar, actualizar, notificar. Integración: cómo llega el agente a cada sistema. Validación: quién revisa. Indicadores: cómo medir que funcionó.
El coordinador financiero completa el canvas de conciliación de pagos. Entradas: extracto bancario e informe del sistema de cuentas por pagar. Conocimiento: la política de niveles de autorización en la carpeta de finanzas. Decisiones: el registro coincide o no; las diferencias superiores a 500 reales se le envían a él. Acciones: comparar, registrar las diferencias, notificar. Validación: él, para las diferencias. Indicador: horas dedicadas a la conciliación por mes. Veinte minutos para completarlo, y el proyecto ya tiene forma.
El canvas no es un trámite previo a la automatización. Es la automatización, todavía en papel.
El canvas completo revela algo que el prompt ocultaba: cada paso requiere un tipo distinto de herramienta. Consultar conocimientos y conversar con quien hace la solicitud es trabajo de un agente. Ejecutar una secuencia fija con condiciones y aprobaciones es trabajo de un flujo automático. Entrar en un sistema antiguo que no tiene una puerta de servicio es trabajo de automatización de pantalla. Medir es trabajo de indicadores. Las próximas clases presentan una herramienta a la vez; el canvas indica dónde entra cada una.
Este es el mapa de la segunda mitad del curso. Lección 5: el agente, que recibe la solicitud y consulta el conocimiento. Lección 6: el flujo, que ejecuta y solicita aprobación. Lección 7: la automatización de pantalla, para los sistemas sin puerta. Lección 8: los indicadores. Lección 9: la gobernanza y tu proyecto completo.
En el caso del analista de compras, el canvas del registro de proveedores se distribuye así: el agente recibe la solicitud y pide los documentos; el flujo verifica los campos obligatorios y solicita la aprobación del gerente; la automatización de pantalla registra los datos en el sistema antiguo de la empresa, que no tiene una puerta de servicio; el indicador mide el tiempo entre la solicitud y la finalización del registro. Cuatro herramientas, un proceso, un diseño. Para la técnica de seguridad, el mismo canvas distribuye el flujo de gestión de incidentes, con la decisión de autorizar la reanudación marcada como humana.
Practica ahora 0/4 hecho
Meta: salir con el canvas de nueve campos completado para una de las tres tareas que elegiste en la clase 1, con los puntos de aprobación humana marcados. ~12 min, en un documento de Word o en una hoja de papel.
Es solo escritura. No se toca ningún sistema, no se crea ninguna automatización, nada cambia en el proceso real. Si un campo queda vacío, escribe "todavía no lo sé": es una respuesta válida, y las próximas clases lo completarán.
CANVAS — <nome do processo> Objetivo: que resultado precisa produzir? Entradas: o que inicia e alimenta (e-mail, formulário, documento, evento)? Conhecimento: onde está a informação a consultar (pasta, lista, sistema)? Decisões: quais existem? Quais são HUMANAS (marcar com *)? Ações: consultar / gerar / enviar / registrar / preencher / atualizar / notificar Integração: como chegar a cada sistema? (não sei ainda = ok) Validação: quem confere o resultado? Indicadores: como medir que funcionou?
Acabas de diseñar un proceso en el formato que entienden las herramientas: el tercer escalón. Las próximas lecciones se basan precisamente en esta página.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 5
Al final de esta lección podrás crear en Copilot Studio un agente de prueba que responda preguntas usando los documentos de tu área, con instrucciones escritas por ti y probado con tres preguntas reales antes de que alguien lo vea.
Las mismas cinco preguntas llegan cada semana a tu área: "¿cuál es el procedimiento para esto?", "¿cuál es el plazo para aquello?", "¿quién lo aprueba?". Respondes, señalas el documento o pides que lo busquen. Un agente que conoce los documentos del área responde por ti, con la fuente, a cualquier hora. Es el cuarto escalón y puedes montarlo en una tarde: Copilot Studio está hecho para quienes no programan.
↓ rol para estudiar
O Copilot Studio es el espacio de trabajo donde se crean los agentes de la empresa. Funciona con formularios, no con código. Cada agente tiene cuatro partes. Las instrucciones: qué hace, qué no hace y con qué tono. El conocimiento: los documentos, carpetas y listas que puede consultar. Las herramientas: las acciones que puede ejecutar, como enviar un mensaje o activar una automatización. Y el canal: dónde las personas hablan con él, casi siempre Teams.
La analogía que sirve para toda la lección es la del empleado nuevo. Las instrucciones son la descripción del puesto. El conocimiento es la carpeta de documentos que recibe el primer día. Las herramientas son las llaves y los accesos que le entrega la empresa. El canal es el escritorio donde se sienta. Sin una descripción del puesto, el empleado inventa el trabajo; sin documentos, inventa las respuestas. El agente también.
La técnica de seguridad laboral arma el «agente de procedimientos de seguridad». Instrucciones: responder preguntas sobre normas internas, EPP y procedimientos de bloqueo, siempre citando el documento. Conocimiento: la carpeta de procedimientos en el SharePoint del área. Herramientas: ninguna por ahora, solo responde. Canal: el Teams del área de producción. Cuatro pantallas, ni una línea de código.
Casi toda la calidad de un agente depende de las instrucciones, y las instrucciones son texto común en portugués. Una buena descripción del puesto tiene cuatro partes. El rol: «eres el asistente de procedimientos del área de seguridad». El alcance: «respondes solo sobre normas internas, EPP y bloqueo de máquinas». Las reglas: «cita siempre el documento y la sección; si no lo encuentras, di que no lo encontraste e indica quién es la técnica responsable». Y el tono: «directo, sin jerga, frases cortas».
La parte que más se olvida es la que indica qué no hace y cuándo llama a una persona. Sin ella, el agente responde todo, incluso lo que no sabe, con la misma confianza de siempre. Un agente que dice «no encontré esto en los procedimientos; consulta con la técnica de seguridad» es más valioso que uno que inventa un plazo para cambiar el EPP.
La gerente de RR. HH. escribe las instrucciones del agente de consultas sobre beneficios. El rol, el alcance y el tono se definen rápidamente. En las reglas, agrega la línea que evitará problemas: «nunca informes montos de salarios ni datos de otra persona; para eso, deriva la consulta a RR. HH.». Una frase y el agente deja de ser un riesgo para convertirse en un servicio de atención de primer nivel.
Error común
Escribir "sé útil y responde las dudas de los empleados" y creer que ya está listo. Sucede porque las instrucciones vagas parecen inofensivas. El resultado es un agente que responde cualquier cosa, inventa lo que no sabe y habla de temas que no debería. Escribe su alcance, lo que no hace y a quién deriva las consultas: eso es lo que distingue a un agente útil de un problema.
Conocimiento es la lista de lugares que el agente puede leer. Los más comunes son las carpetas y páginas de SharePoint, archivos enviados directamente, sitios públicos y tablas del Dataverse. Cuando alguien pregunta, el agente busca en esos lugares, prepara la respuesta e indica de dónde la obtuvo. Puedes restringirlo para que responda solo basándose en ese conocimiento y, para un agente de procedimientos, eso es exactamente lo que quieres.
Dos reglas prácticas. Indica poco y con precisión: una carpeta con procedimientos actualizados vale más que toda el área con versiones antiguas mezcladas, porque el agente no sabe cuál es la actual. Y recuerda que los permisos se mantienen: si la carpeta es restringida, solo quienes tienen acceso a ella reciben respuestas basadas en su contenido. Eso protege a la empresa y, una vez más, demuestra que organizar las carpetas va antes que crear el agente.
El analista de compras señala como conocimiento la política de homologación de proveedores y la lista de documentos obligatorios según el tipo de proveedor. Cuando un colega pregunta "¿qué debo solicitar para registrar a un proveedor de servicios?", el agente responde con la lista correcta y cita la política. Antes, recibía esa pregunta por Teams cuatro veces por semana.
Un agente que solo tiene instrucciones y conocimiento responde. Para que actúe, conectas herramientas: acciones listas para usar que se conectan con otros servicios, como enviar un mensaje en Teams, crear un elemento en una lista o llamar a un flujo de Power Automate que ejecuta una secuencia completa. Aquí es donde el campo «Acciones» de tu canvas se vuelve realidad. La lección 6 enseña a crear estos flujos.
Una rampa antes de la pantalla de herramientas, que parece una tienda de aplicaciones: cada elemento es una llave que se entrega al empleado nuevo. Entrega solo las que exige el cargo. Un agente de procedimientos no necesita la llave de «enviar correo a cualquier persona»; un agente de incidentes necesita la llave de «crear un elemento en la lista de incidentes».
La técnica de seguridad mejora su agente: además de responder preguntas sobre procedimientos, incorpora una herramienta que registra el incidente en la lista del área y otra que avisa a la persona responsable del sector. Cuando un operador escribe «protección dañada en la máquina 14», el agente pregunta el sector, la gravedad y si hay una foto; luego registra el incidente y avisa. Ella recibe la notificación con todo completo y decide la prioridad.
Lista de verificación para crear el agente
Nadie verá nada de lo que crees en Copilot Studio hasta que lo publiques. Al lado de la pantalla de creación hay un panel de pruebas: conversas con el agente como si fuera un colega y ves la respuesta y la fuente. Haz tres preguntas que realmente haga el área, una de ellas fuera del alcance a propósito, para ver si la deriva en vez de inventar. Publícalo solo después de eso y elige quién puede usarlo.
Después de publicarlo, Copilot Studio muestra cuántas conversaciones hubo y qué preguntas quedaron sin respuesta. Esa es la lista de mejoras: cada pregunta sin respuesta se convierte en un documento nuevo en el conocimiento o en una línea nueva en las instrucciones. Un agente mejora con comentarios semanales; no es un producto terminado.
El coordinador financiero publica el agente de consultas sobre reembolso de gastos para toda la empresa. En la primera semana, el panel muestra doce preguntas sin respuesta, todas sobre el reembolso por kilometraje, que no estaba en la política indicada. Agrega el documento y, en la segunda semana, el número baja a cero. Veinte minutos de mantenimiento y una fila menos de correos electrónicos.
Ponte a prueba
En el panel de prueba, el agente de beneficios respondió una pregunta sobre la política de vacaciones con detalles que no aparecen en ningún documento señalado. ¿Qué indica esto?
Practica ahora 0/4 hecho
Meta: salir con un agente creado en Copilot Studio, con instrucciones tuyas, una fuente de conocimiento y tres preguntas probadas, sin publicar. ~12 min, en Copilot Studio de la empresa (dirección copilotstudio.microsoft.com, con tu cuenta de trabajo).
Un agente en borrador no está a la vista de nadie: solo existe para ti, hasta el día en que hagas clic en publicar. Si algo sale mal, bórralo y crea otro en dos minutos. Si tu empresa todavía no te habilitó Copilot Studio, haz los pasos 1 y 2 en un documento de Word y solicita acceso al área de TI con las instrucciones ya listas; es lo que te van a pedir de todos modos.
Você é o assistente de procedimentos da área de <sua área>. Responde apenas dúvidas sobre <os assuntos: ex. normas internas, prazos, quem aprova>. Regras: - Use somente os documentos apontados como conhecimento. Cite o documento e a seção. - Se não encontrar a resposta neles, diga "não encontrei nos procedimentos" e indique <nome do responsável>. - Nunca informe <o que ele não pode dizer: ex. dados de outras pessoas, valores>. Tom: direto, frases curtas, sem jargão.
Acabas de crear tu primer agente, con una descripción del cargo y documentos, y lo probaste antes de que alguien pudiera verlo: el cuarto escalón.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 6
Al final de esta lección podrás crear en Power Automate un flujo de aprobación propio que funcione en una prueba: llega una solicitud, alguien la aprueba en Teams y el resultado queda registrado en una lista, sin escribir código.
Todo lo que diseñaste en el canvas necesita que alguien lo ejecute: envíe el aviso, espere la aprobación, registre el resultado, dé seguimiento al plazo. Hoy, esa persona eres tú. Power Automate es la capa de ejecución: el agente conversa, el flujo actúa. Sin esta lección, el agente de la lección 5 sigue siendo un buen asistente que no puede salir del mostrador.
↓ rol para estudiar
O Power Automate es la capa de ejecución de la empresa. Un flujo es la regla que una buena secretaria seguiría con los ojos cerrados: "cuando llegue una solicitud de compra, verifica los campos, envíala al gerente para que la apruebe y después avísale a quien la solicitó". La diferencia es que el flujo lo hace a las tres de la mañana, un sábado, y nunca se olvida.
Cada flujo tiene un principio, un desarrollo y un final. El principio es el disparador: el evento que lo inicia. El desarrollo son las acciones, en orden. El final es el resultado registrado en algún lugar. Lo armas en una pantalla de bloques, arrastrando y eligiendo de listas. Ningún bloque requiere código; cada uno es una frase en portugués con el formato "haz esto con aquello".
El analista de compras tiene una hoja de cálculo de proveedores con la fecha de vencimiento de cada certificado. Todos los meses abría la hoja de cálculo, filtraba los vencimientos y enviaba correos electrónicos. Ahora su flujo hace lo siguiente: todos los lunes, revisa la lista; por cada proveedor cuyo documento venza en 30 días, avisa al proveedor, avisa a la persona responsable dentro de la empresa y crea una tarea de seguimiento. Ahora recibe avisos en lugar de enviarlos.
Una rampa antes de la pantalla, que parece un diagrama de ingeniería: cada cuadro es una frase y se lee de arriba abajo. El desencadenador es el primer cuadro y tiene tres tipos: por evento («cuando se cree un elemento en esta lista», «cuando llegue un correo con este asunto»), por programación («todos los lunes a las 8 h») o por solicitud de un agente («cuando lo solicite el agente»). Las acciones son los cuadros siguientes: enviar un correo, publicar en Teams, crear una fila en una lista, actualizar Excel, guardar en Dataverse.
La condición es el cuadro en forma de pregunta: «¿el valor es mayor que 5 mil?» abre dos caminos, sí y no. La repetición es el cuadro «para cada elemento de esta lista, haz lo que está aquí dentro». Y cada acción se conecta con los sistemas mediante un conector: una pieza lista que ya sabe conectarse con Outlook, Teams, SharePoint, Excel y cientos de otros servicios. La eliges de la lista; no la construyes.
La gerente de RR. HH. configura la incorporación. Desencadenante: cuando aparece una nueva fila en la lista de incorporaciones. Acciones: crear la carpeta del empleado, enviar el correo electrónico de bienvenida, publicar en el Teams del equipo, crear las tareas de integración. Condición: si el puesto requiere capacitación en seguridad, incluir la tarea adicional. Cinco cuadros y una pregunta, y la incorporación deja de depender de la memoria de alguien.
Error común
Crear un flujo que funciona en la prueba y «muere en silencio» un mes después. Sucede porque un flujo falla de vez en cuando: la carpeta cambió de nombre, alguien borró la lista o no se pudo enviar el correo. Sin una acción de «si falla, avísame», nadie se entera y el proceso se detiene sin hacer ruido. Termina todos tus flujos con un aviso de error para ti; es el paso 4 de esta lección.
La acción más importante para las empresas es la de aprobación. El flujo envía una solicitud a una persona, por Teams o por correo electrónico, con los datos y dos botones: aprobar y rechazar. Se detiene y espera. Cuando la persona hace clic, el flujo sigue por el camino correspondiente. Es la persona en el circuito, de la lección 4, implementada en un cuadro. Aprobado: el proceso continúa, registra el resultado y actualiza el indicador. Rechazado: avisa a quien lo solicitó, con el motivo, y también lo registra.
Fíjate en lo que esto resuelve. La aprobación deja de ser un correo perdido en la bandeja de entrada del gerente y se convierte en un elemento con plazo, que él resuelve desde el celular con dos toques. Y el registro queda automático: quién aprobó, cuándo y qué. Ya nadie tiene que preguntar «¿esto se aprobó?».
El coordinador financiero arma el flujo para solicitar pagos fuera del presupuesto. Disparador: formulario completado por el área. Acción: validar que estén completos los campos obligatorios. Aprobación: se envía a él si es de hasta 20 mil, y al director si supera esa cantidad. Después: se registra en la lista de pagos aprobados y se avisa al área. El tiempo promedio de respuesta bajó de cuatro días a uno, sin que nadie tuviera que trabajar más.
Dos cosas separan un flujo de juguete de un flujo empresarial. La primera es el registro: cada ejecución deja una línea en algún lugar que indica qué hizo, con quién y cuándo. Ese registro responde "¿se avisó al proveedor?" sin abrir la bandeja de correo de nadie. La segunda es la gestión de fallas: cuando una acción no puede ejecutarse, el flujo avisa a una persona en vez de detenerse en silencio.
Power Automate ya muestra el historial de cada ejecución y el punto donde falló. Lo que agregas es sencillo: una acción final de "enviarme un mensaje si falla cualquier paso anterior". Dos minutos para configurarlo y el flujo pasa a tener a alguien responsable. Un flujo sin responsable es un proceso que algún día se detendrá sin que nadie se dé cuenta.
La técnica de seguridad laboral configuró el flujo de capacitaciones por vencer: cada semana revisa la lista y, por cada empleado con una capacitación que vence en 30 días, avisa a su gerente y crea una tarea. En la tercera semana, alguien cambió el nombre de la lista y el flujo falló. Ella recibió el mensaje de error esa misma mañana, corrigió el nombre y nadie quedó sin aviso. Sin el mensaje, se habría enterado en la auditoría.
Anatomía del flujo «documento por vencer»
Aquí se unen las lecciones 5 y 6. En Copilot Studio, se puede agregar un flujo de Power Automate como herramienta del agente. El agente hace bien lo que sabe hacer: conversar. Entiende la solicitud, pregunta lo que falta y confirma. Cuando tiene todo, llama al flujo y le entrega los datos. El flujo hace bien lo que sabe hacer: ejecutar. Registra, avisa, solicita aprobación y actualiza. Al final, el flujo devuelve el resultado al agente y el agente se lo comunica a la persona.
Esta división es la arquitectura de casi todos los agentes empresariales, y conviene recordarla: conversación y decisión en el agente; ejecución y registro en el flujo; datos en SharePoint o en Dataverse; indicador en Power BI. Cada pieza hace una cosa y, por eso, es fácil de corregir cuando algo cambia.
La técnica de seguridad cierra el ciclo del incidente. El operador escribe en Teams «protección dañada en la máquina 14». El agente pregunta el sector, la gravedad y si hay una foto. Con las respuestas, llama al flujo: registrar en la lista de incidentes, avisar a la persona responsable del sector, crear la tarea con un plazo de cinco días y enviarle a ella una solicitud de evaluación. El agente responde al operador: «registrado, incidente 231, responsable avisado». Dos herramientas, una conversación, un proceso completo.
Ponte a prueba
El operador informa el incidente al agente, y el agente responde «registrado», pero no aparece nada en la lista y nadie recibe un aviso. ¿Dónde está el problema más probable?
Practica ahora 0/4 hecho
Meta: salir con un flujo que se active cuando un elemento entre en una lista de prueba, te envíe una aprobación a ti mismo en Teams y registre el resultado. ~12 min, en Power Automate de la empresa (dirección make.powerautomate.com, con la cuenta de trabajo).
Usarás una lista de prueba que crearás tú y la aprobarás tú mismo: ninguna persona real recibirá nada. El flujo solo se ejecuta cuando creas un elemento en la lista de prueba y puedes desactivarlo con un botón en cualquier momento. Si tu cuenta no tiene acceso a Power Automate, completa el paso 1 y escribe los pasos 2 a 4 en texto; esa es la especificación que te pedirá el equipo de TI.
Acabas de montar la capa de ejecución: llegó una solicitud, una persona la aprobó con dos toques y el resultado quedó registrado, sin que nadie escribiera el estado.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 7
Al final de esta lección podrás analizar cada sistema de tu empresa y decidir, con una justificación, qué vía usará la automatización para acceder a él: API, flujo con conector, automatización de pantalla o Computer Use, y dónde incluir la aprobación humana antes de guardar los datos.
El campo "Integración" de tu canvas quedó como "todavía no lo sé" por un buen motivo: la mitad de los sistemas de una empresa son antiguos, no se comunican con nada y solo funcionan desde la pantalla. Ahí es donde muere la mayoría de las automatizaciones y donde está el trabajo más repetitivo: escribir en una pantalla lo que ya está en un PDF. Esta clase resuelve ese campo.
↓ rol para estudiar
La puerta principal de un sistema es la pantalla: menús, campos, botones, diseñada para las personas. La puerta de servicio es la API, una entrada por la que otros programas acceden directamente, sin pasar por recepción. Es como la entrada de entregas de un edificio: el repartidor no toma un turno en recepción, va por el pasillo de servicio y deja el paquete. Cuando existe una puerta de servicio, siempre es la mejor vía para una automatización.
Uno conector es una puerta de servicio que ya tiene la llave en la cerradura: alguien la preparó y tú solo eliges de una lista. Outlook, Teams, SharePoint, Excel y cientos de sistemas del mercado tienen conectores. El problema empieza con los sistemas antiguos, hechos a medida o comprados hace diez años: solo tienen la puerta principal. Para automatizarlos, hay que entrar por la pantalla, como lo haría una persona.
El analista de compras convive con ambos mundos. El portal donde los proveedores envían documentos es nuevo y tiene un conector. El ERP donde se hace el registro final tiene doce años, nadie sabe si tiene una puerta de servicio y la única persona que lo sabría se jubiló. El registro lleva cuarenta minutos de digitación por proveedor, copiando del PDF a la pantalla.
Ante un sistema, la pregunta es "¿cómo se integra la automatización?", y la respuesta sigue una escalera de cuatro niveles, del más confiable al más flexible. Primera opción: una API de servicio o un conector, porque es robusta y no se rompe cuando cambia la pantalla. Segunda: un flujo de Power Automate con el conector disponible, cuando la integración ya existe. Tercera: automatización de pantalla, cuando el sistema solo tiene una puerta de entrada y la pantalla es predecible. Cuarta: Computer Use, cuando la pantalla cambia, no hay conector y el agente necesita entender lo que está viendo.
El orden importa porque cada escalón inferior es más frágil y más costoso de mantener. Nadie usa automatización de pantalla en un sistema que tiene un conector; sería entrar por la recepción con la llave de la puerta de servicio en el bolsillo. Y nadie usa Computer Use para algo que resuelve una automatización de pantalla predecible: sería pagarle a un empleado que piensa para que siempre presione el mismo botón.
Aplicada a los sistemas de cada área, la escalera se convierte en un mapa rápido. La técnica de seguridad, el analista de compras y la gerente de RR. HH. tienen en común que cada uno usa dos o tres sistemas en niveles diferentes, y la respuesta correcta es una por sistema, no una por empresa.
Aplicación a tus áreas
O Power Automate Desktop es la herramienta de la tercera opción. Grabas o ensamblas bloque por bloque la secuencia exacta que seguiría una persona: abrir el sistema, entrar al menú de registro, hacer clic en el campo de razón social, escribir, pasar al siguiente campo, adjuntar el documento y guardar. Después repite esa coreografía todas las veces que haga falta, de la misma manera y sin cansarse. El nombre que se usa en el mercado para esto es RPA.
Su fortaleza y su debilidad son la misma: es determinístico. Hace exactamente lo que se grabó, lo cual es excelente para una pantalla estable y pésimo cuando la pantalla cambia. Si un botón cambia de lugar después de una actualización, la coreografía se equivoca de paso. Por eso es la opción para sistemas antiguos y sin cambios, no para portales que cambian cada semana.
El coordinador financiero tiene que ingresar ochenta registros por semana en el antiguo sistema contable, todos a partir de una hoja de cálculo. La automatización de pantalla abre el sistema y, por cada fila de la hoja, entra al registro, completa los cinco campos, guarda y anota en la hoja el número generado. Una tarde semanal de digitación se convirtió en quince minutos de revisión de la hoja de retorno.
O Computer Use es la cuarta opción, y se diferencia de la automatización de pantalla en un punto esencial: no repite una grabación, observa. El agente ve la pantalla, entiende que ese campo es "razón social" aunque haya cambiado de lugar y actúa. Esto lo hace útil donde falla la automatización de pantalla: sitios que cambian de diseño, sistemas con pantallas diferentes según el caso y procesos que requieren interpretar lo que aparece.
El precio de esta flexibilidad es una menor previsibilidad y un mayor costo por ejecución. Por eso está en el último nivel, y por eso cada grabación hecha con Computer Use pasa por una aprobación humana antes de confirmarse: el agente completa los campos, muestra lo que completó y una persona confirma el envío. Es el empleado que piensa; no lo pones a presionar el mismo botón ochenta veces ni lo dejas firmar por su cuenta.
La técnica de seguridad laboral necesita enviar la comunicación de accidente a través del sistema de un organismo externo, que cambia el diseño cada año y muestra pantallas diferentes según el tipo de incidente. La automatización de pantalla se rompería con cada cambio. Computer Use completa el formulario a partir del registro interno, le muestra un resumen de lo que completó y solo lo envía después de que ella lo confirma. Ella dedica su tiempo a revisar, no a escribir.
Error común
Usar Computer Use en un sistema que tiene un conector, o automatización de pantalla para un sitio que cambia todas las semanas. Sucede porque la herramienta más nueva parece la mejor o porque grabar la pantalla parecía más sencillo. El resultado es un costo innecesario en el primer caso y una automatización que se rompe con cada actualización en el segundo. Sube la escalera de abajo hacia arriba: conector, flujo, pantalla predecible y, solo entonces, Computer Use.
Une las lecciones 5, 6 y 7 en una sola solicitud: "registra a este proveedor en el sistema". El agente recibe los documentos y extrae la razón social, el número de identificación, la dirección y los contactos. Verifica los campos obligatorios y pregunta a quien hizo la solicitud por los datos que faltan. Valida las reglas de la política de aprobación de proveedores. Llama al flujo, que solicita la aprobación del gerente de compras. Una vez aprobado, la automatización de pantalla abre el ERP, entra en el registro, completa los campos, adjunta los documentos y guarda. El flujo registra el resultado, actualiza el indicador y avisa a quien hizo la solicitud.
Fíjate en cuántas herramientas participan sin que nadie tenga que conocerlas: agente para conversar y extraer, flujo para validar y aprobar, automatización de pantalla para registrar en el sistema antiguo, lista para dejar constancia, indicador para medir. Cada una en su escalón. La persona que hizo la solicitud escribió una frase y recibió, al final, «registrado, código 4471».
Para el analista de compras, los cuarenta minutos de digitación por proveedor se convirtieron en tres minutos para revisar la aprobación y el registro. Pero la mayor ventaja es otra: el proceso quedó igual para todos. Antes, cada registro quedaba distinto, según quién lo ingresara. Ahora siempre queda igual, y cuando algo sale mal, el registro muestra en qué paso ocurrió.
Una automatización que completa pantallas actúa en nombre de alguien, y eso requiere cuidados que un flujo de correo electrónico no necesita. Primero: usa una cuenta propia, creada para la automatización, con acceso solo a lo necesario. Nunca tu contraseña personal. Segundo: cada pantalla completada deja un registro con la fecha, los datos y el resultado. Tercero: antes de guardar algo irreversible, como un registro o un envío a un organismo externo, se obtiene la aprobación humana y el registro guarda quién aprobó.
Cuarto: el plan para cuando la pantalla cambie. Va a cambiar, tarde o temprano. La automatización debe detenerse y avisar, en vez de seguir completando el campo equivocado. Y alguien debe ser el responsable designado de reparar la coreografía. Una automatización de pantalla sin responsable es una bomba con fecha de actualización del sistema.
La gerente de RR. HH. automatizó el registro de ausencias en el antiguo sistema de control horario. Una cuenta propia para la automatización, con acceso solo a la pantalla de ausencias. Registro de cada carga en una lista. Su aprobación antes de registrar ausencias de más de quince días. Y, cuando se actualice el sistema de control horario, la automatización se detiene en la primera pantalla desconocida y le avisa por Teams. Cuatro cuidados, una tarde de configuración y el registro dejó de ser la tarea más odiada del área.
Antes de automatizar una pantalla
Practica ahora 0/3 hecho
Meta: leer el caso, decidir para cada uno de los tres sistemas cuál de las cuatro opciones aplica, dónde interviene la aprobación humana y qué registro queda, y comparar con la respuesta correcta. ~10 min, en papel o en un documento.
Es análisis, no ejecución: no se toca ningún sistema. Para hacerlo de verdad se necesitaría un sistema antiguo de la empresa y la licencia de la herramienta, y equivocarse en cualquiera de ellos tendría consecuencias reales; por eso la práctica de esta clase consiste en decidir bien. Si tu respuesta es diferente de la respuesta correcta y tienes un motivo, anótalo: puede ser correcta para tu caso.
CASO — Renata, analista de compras Renata precisa automatizar o cadastro de fornecedores. Os documentos chegam pelo portal de fornecedores, que é novo e aparece na lista de conectores do Power Automate. O cadastro final é feito no ERP da empresa, que tem doze anos, tela igual desde 2019 e nenhuma porta de serviço conhecida. Antes de cadastrar, ela precisa consultar a situação do fornecedor no site de um órgão público, que mudou o layout três vezes nos últimos dois anos. Perguntas: 1. Para cada sistema (portal, ERP, site do órgão), qual das quatro escolhas? 2. Em que ponto do processo entra a aprovação humana, e de quem? 3. Que registro precisa existir para responder "o fornecedor X foi cadastrado?" sem abrir o ERP?
1. Portal de proveedores: conector, primera opción; es el más robusto y ya está listo. ERP: automatización de pantalla, tercera opción; no hay una puerta de servicio y la pantalla lleva años estable, el caso ideal para una coreografía grabada. Sitio del organismo: Computer Use, cuarta opción; la pantalla cambia con frecuencia y una grabación se rompería con cada cambio. Quien respondió «Computer Use» para el ERP no se equivocó del todo, pero pagaría de más y tendría menos previsibilidad.
2. La aprobación del gerente de compras va después de validar los documentos y antes de guardar en el ERP, porque guardar el registro es el paso irreversible y homologar al proveedor está en la lista de riesgos. Si el proveedor es crítico para la producción, también es defendible una segunda aprobación, a cargo del responsable del área que lo usará.
3. Una lista de registros realizados, alimentada por el flujo: proveedor, fecha, quién aprobó, código generado en el ERP, resultado. Con ella, «¿se registró al proveedor X?» se responde en SharePoint, y el indicador del tiempo entre la solicitud y el registro sale de esa misma lista.
Acabas de decidir el campo «Integración» para tres sistemas diferentes, con justificación, aprobación y registro: la decisión que frena la mayoría de los proyectos de automatización.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 8
Al final de esta lección podrás definir tres indicadores de tu área con una meta, una persona responsable y una fuente, y escribir la solicitud para que Copilot explique por qué uno de ellos se salió de la meta, en vez de solo mostrar un gráfico.
Todo lo que el agente y el flujo registran se convierte en una lista llena de filas. Por sí sola, no cambia nada. Lo que la empresa espera es que el gerente abra un panel y pregunte «¿qué está empeorando y por qué?», y reciba una respuesta que lleve a una acción. Sin una meta, un indicador es solo un número; sin explicación, solo causa alarma. Esta lección cierra el ciclo: datos, indicador, meta, desviación, explicación, acción.
↓ rol para estudiar
La secuencia que transforma los datos en gestión tiene seis eslabones, y la mayoría de los paneles se detiene en el segundo. Datos: las filas que registra el flujo. Indicador: el número que resume estas filas. Meta: el valor que el área acordó como aceptable. Desviación: la distancia entre el indicador y la meta. Explicación: los factores que causaron la desviación. Acción: lo que alguien hará, con nombre y plazo.
Piensa en el tablero de un auto. El velocímetro es el indicador; la señal de límite es la meta; la luz encendida es la desviación. Un velocímetro sin señal no te dice si estás haciendo algo mal. Una luz encendida sin saber la causa solo asusta. El conductor que actúa es el que conoce los tres datos: cuánto, respecto a qué y por qué.
La técnica de seguridad laboral da seguimiento al plazo promedio de corrección de los incidentes. Dato: la lista de incidentes con fecha de apertura y cierre. Indicador: promedio de días entre ambas fechas. Meta: siete días. Desviación: este mes, doce. Explicación: cuatro incidentes del área de corte esperan una pieza de repuesto. Acción: el gerente de mantenimiento adelanta la compra, con plazo para el viernes. Sin los dos últimos eslabones, el panel solo mostraría un número en rojo.
Cada área tiene los suyos. Seguridad laboral: accidentes, casi accidentes, inspecciones realizadas, acciones correctivas dentro del plazo, capacitaciones vencidas, reincidencia por sector. Proveedores: entregas a tiempo, no conformidades, tiempo de respuesta, documentos vencidos, tiempo de homologación, concentración en pocos proveedores. Compras: plazo de adquisición, variación de precios, compras de emergencia. Operaciones: retrabajo, paradas, tiempo de ciclo. La lista completa es larga; la tuya debe ser corta.
Tres reglas para elegir. Pocos: entre tres y siete por área; si hay más, nadie los revisa. Con responsable: una persona encargada de explicar la desviación y proponer una acción. Con fuente: la lista o tabla de donde sale el número, de preferencia la misma que ya alimenta el flujo. Un indicador sin una fuente automática exige que alguien lo digite, y quien digita puede olvidarse.
El analista de compras tenía un panel con treinta gráficos que la dirección elogiaba, pero nunca abría. Lo redujo a cinco: entregas a tiempo, incumplimientos, documentos vencidos, tiempo de homologación y concentración. Cada uno tiene una meta, él figura como responsable y la fuente es la lista de proveedores que mantiene el flujo de la clase 6. El nuevo panel se abre todos los lunes en la reunión de compras.
Error común
Crear un panel con treinta gráficos, sin metas ni responsables, y llamarlo «indicadores». Sucede porque es fácil hacer un gráfico y difícil acordar una meta. El resultado es un panel que recibe elogios, pero nadie usa. Empieza con tres indicadores, cada uno con una meta, una persona responsable y una fuente automática; agrega el cuarto solo cuando los tres se consulten todas las semanas.
O Power BI es la capa de visualización. Una rampa antes de la pantalla, que parece la cabina de un avión: vas a usar dos cosas. El panel, que muestra tus indicadores con la meta señalada y se actualiza solo a partir de la lista que alimenta el flujo. Y el cuadro de preguntas de Copilot, donde escribes en portugués "¿por qué aumentó el plazo de corrección este mes?" y recibes la explicación con los factores.
Construir el panel es un trabajo que se hace una sola vez, y cada vez más el propio Copilot crea la primera versión a partir de la lista y las metas. Después, el uso es diario y sencillo: comparar períodos, ver quién se salió de la meta, pedir un resumen ejecutivo para pegar en el correo de la dirección. Si tu empresa todavía no habilitó Power BI, el mismo razonamiento funciona en Excel con Copilot, usando la hoja de cálculo en lugar de la lista.
El coordinador financiero conectó el panel a la lista de pagos aprobados que mantiene el flujo de aprobación. Indicadores: tiempo promedio de aprobación, pagos fuera del presupuesto, valor aprobado por área. Todos los viernes le pregunta a Copilot "qué cambió esta semana y qué área contribuyó más" y pega el resumen en el mensaje para el director. Diez minutos, y el informe semanal dejó de llevar toda una tarde.
La prueba de un buen sistema de indicadores es la lista de preguntas que un gerente puede hacer sin llamar a nadie. «¿Qué incidentes críticos siguen abiertos hoy?» «¿Qué acciones correctivas están atrasadas?» «¿Qué área tiene más reincidencias?» «¿Por qué bajó el indicador este mes?» «¿Qué proveedores tuvieron el peor desempeño?» «¿Cuáles tienen documentos por vencer?» «¿Qué indicadores empeoraron más en los últimos noventa días?» Si el panel y Copilot responden estas preguntas, el sistema está listo.
El siguiente paso es un agente de indicadores en Copilot Studio, con el panel como conocimiento y Teams como canal. El gerente escribe en Teams «¿qué está empeorando?» y el agente responde con los indicadores que están fuera de la meta, la desviación de cada uno y la explicación. Es el cuarto proyecto de la formación y reutiliza todo: la lista del flujo, el panel y el agente que ya sabes crear.
La gerente de RR. HH. armó el panel de incorporaciones y capacitaciones: tiempo de integración, capacitaciones obligatorias vencidas, rotación durante los primeros noventa días. El director le pregunta al agente desde el celular: «¿qué área tiene más capacitaciones vencidas?» y recibe la respuesta con la lista y el nombre del gerente responsable. Ella dejó de ser quien responde esa pregunta por correo electrónico.
El panel mínimo, en cinco pasos
El último eslabón es hacer que la desviación actúe por sí sola. Un flujo de la clase 6 puede leer el indicador cada mañana y, cuando salga de la meta, avisarle al responsable en Teams con la explicación y crear la tarea de acción. El gerente no tiene que acordarse de abrir el panel: el panel lo llama. Y la acción creada vuelve a la lista, de donde sale el siguiente indicador: acciones a tiempo. El ciclo se cierra y cada vuelta deja un registro.
También hay un segundo conjunto de indicadores, sobre la propia automatización: horas ahorradas, tiempo del proceso antes y después, errores y retrabajo, cantidad de tareas automatizadas, agentes en uso y satisfacción de quienes los usan. Estos son los que justifican el próximo proyecto ante la dirección. Mide desde el primer día; medir después es adivinar.
La técnica de seguridad laboral activó la alerta: cuando el plazo promedio de corrección supera los siete días, el responsable del área recibe un mensaje con los incidentes atrasados y una tarea con un plazo de dos días. También mide su propio tiempo: el registro de incidentes bajó de dos horas a quince minutos, y eso también aparece en el panel. Ese número hizo que la dirección aprobara el segundo proyecto.
Ponte a prueba
El panel muestra «entregas a tiempo: 82%» en rojo. El gerente pregunta qué hacer. ¿Cuál es la respuesta que sigue la cadena completa?
Practica ahora 0/3 hecho
Meta: salir con tres indicadores de tu área escritos con meta, responsable y fuente, y con la explicación de una desviación real dada por Copilot a partir de tu lista o hoja de cálculo. ~10 min, en Copilot de Power BI, de Excel o en la conversación de Copilot de la empresa con el archivo adjunto.
Nada cambia: Copilot lee la lista o la hoja de cálculo y responde en la conversación. Si prefieres, usa la misma copia de la clase 3. Si todavía no tienes una lista alimentada por un flujo, sirve la hoja de cálculo que ya usa el área: el razonamiento es el mismo, solo que por ahora la fuente es manual.
Indicador: <nome: ex. prazo médio de correção> Fonte: <lista ou planilha, com a coluna que mede> Meta: <valor combinado, ex. 7 dias> Dono: <nome de quem explica o desvio> Pedido ao Copilot: Nesta <lista/planilha>, calcule <o indicador> para <último mês> e para os três meses anteriores. Compare com a meta de <valor>. Se estiver fora da meta, liste os fatores que mais contribuíram (por <setor / fornecedor / tipo>), do maior para o menor, e sugira uma ação para o maior fator, com um prazo.
Acabas de completar toda la cadena con un indicador real: meta, desviación, explicación y una acción con responsable y plazo; lo que la dirección esperaba del panel y nunca recibía.
Resumen
Copilot + Agentes · Clase 9
Al final de esta lección podrás entregar el canvas completo de tu primer proyecto de agente, con la lista de gobernanza revisada punto por punto y un plan de tres fases con fechas, listo para presentárselo a quien toma las decisiones.
Todo lo que preparaste en las ocho lecciones funciona como borrador. Ponerlo en producción es otra historia: el agente empieza a actuar en nombre de la empresa, con los accesos que tiene la empresa, y un error de permisos se convierte en una filtración. La pregunta de esta lección no es «¿funciona la tecnología?». Es «¿está preparada la empresa para activarla?» y luego «¿por dónde empiezo?». Esta es la lección del quinto escalón.
↓ rol para estudiar
La regla que abre la lección es la más importante de la formación para quien va a poner un agente en producción. Si una persona tiene acceso indebido a un documento, un agente que trabaja con los mismos permisos también lo encontrará. Eso se llama uso compartido excesivo, y existía antes de cualquier agente. La diferencia es que nadie iba a buscar la hoja de cálculo equivocada en una carpeta con dos mil archivos, pero el agente sí lo hará.
Un minicase resuelve la duda de una vez por todas. Cláudia, gerente de RR. HH., publicó para toda la empresa el agente de consultas sobre beneficios. En la primera semana, un pasante preguntó cuánto ganaba el director comercial y el agente respondió, porque la hoja de cálculo de nómina estaba en una carpeta que, por un error de años atrás, era visible para todos. El agente no filtró nada: mostró lo que cualquier empleado curioso ya podía abrir. La solución fue corregir la carpeta, no el agente, y tomó diez minutos.
Para la técnica de seguridad laboral, la lección es la misma, aunque de otra forma. Antes de activar el agente de incidentes, revisa quién puede ver la lista de incidentes y las fotos adjuntas. Descubre que la carpeta de fotos está abierta para toda la empresa, incluidas las imágenes de accidentes con personas identificables. Cerrar la carpeta fue primero; después publicó el agente, y habría cerrado la carpeta incluso si no hubiera ningún agente.
La gobernanza parece un tema del departamento legal, pero en la práctica es una lista breve que la propia área puede verificar. Permisos: quién accede a qué, con el principio del mínimo necesario. Grupos: quién integra cada grupo de Teams y de SharePoint, porque el agente hereda los grupos. Carpetas: las fuentes del agente están cerradas para quienes no las necesitan. Datos: dónde está la información confidencial y si el agente puede acceder a ella. Responsables: un nombre por agente y por flujo. Registro de actividad: cada acción del agente queda registrada con fecha y cuenta. Aprobación: los puntos de revisión humana están definidos y funcionan.
También está la separación entre borrador y producción, que Copilot Studio y Power Automate ya ofrecen: creas y pruebas en un lugar que nadie ve y solo después lo publicas. Y está la cuenta propia de la automatización, de la lección 7: el agente actúa con una cuenta creada para él, con el mínimo acceso, nunca con la contraseña de una persona. Nada de esto requiere tecnología nueva; requiere una tarde de verificación y una persona responsable.
El analista de compras pasa la lista antes de publicar el agente de proveedores. Descubre dos problemas: la carpeta de contratos está en el grupo equivocado y el flujo de registro se estaba ejecutando con su cuenta personal. Corrige ambos en una mañana. Sin la lista, el agente habría entrado en producción y el problema habría aparecido en la primera auditoría o al cambiar la contraseña.
Antes de publicar: las siete verificaciones
Toda acción de un agente ocurre en nombre de una persona o de un área: se envía el correo, se guarda el registro, se aprueba el pago. La responsabilidad no pasa a la máquina. Por eso, que haya una persona en el circuito no es una opción de diseño, sino una regla de gobernanza: riesgo financiero, jurídico o de seguridad, eliminación de información, contratación, pago, medida disciplinaria, autorización de equipo o acceso a un área, proveedor crítico. En estos casos, el registro guarda quién aprobó, y esa persona responde por la decisión como lo haría sin un agente.
Esto cambia la conversación con la dirección. La pregunta "¿y si el agente se equivoca?" tiene respuesta: prepara la información, una persona firma lo que implica riesgos y el registro muestra todo el recorrido. Es más rastreable que el proceso manual, en el que nadie sabe quién aprobó qué por correo electrónico. Una gobernanza bien hecha es un argumento a favor de la automatización, no en contra.
El coordinador financiero presenta el flujo de pagos al director con esta lógica. Hasta 20 mil, el flujo valida y él aprueba; por encima, aprueba el director; todo queda en la lista con el nombre, la fecha y el valor. El director, que temía que "un robot pagara las cuentas", entiende que ahora tiene más control que con la bandeja de entrada. Aprobó el proyecto en la misma reunión.
La empresa en su conjunto recorre un camino largo: capacitar, identificar procesos, crear prototipos de agentes, agregar flujos, integrar sistemas, automatizar pantallas, medir, gobernar y expandirse a otros departamentos. Para tu primer proyecto, esto se resume en tres fases con fechas. Fase 1, prototipo: el agente con conocimiento y una lista, en borrador, probado por tres personas del área. Fase 2, ejecución: el flujo con aprobación conectado al agente, la cuenta propia, el registro, en funcionamiento para toda el área. Fase 3, escala: el indicador en el panel, la alerta de desviación, las siete verificaciones realizadas y la presentación para el siguiente área.
Cada fase tiene un criterio de finalización y una cifra que la justifica. El prototipo está listo cuando tres personas lo han usado y han disminuido las preguntas sin respuesta. La ejecución está lista cuando el registro muestra un mes de operación sin fallas silenciosas. La escala está lista cuando el indicador de horas ahorradas aparece en el panel de la dirección. Las fases sin un criterio de finalización se convierten en proyectos eternos.
El analista de compras planifica el agente de proveedores. Fase 1, cuatro semanas: agente para responder dudas sobre homologación, con la política como conocimiento, probado por los tres compradores. Fase 2, seis semanas: flujo para documentos por vencer y flujo de registro con aprobación del gerente, cuenta propia y lista de registro. Fase 3, cuatro semanas: cinco indicadores en el panel, alerta de documento vencido, revisión de gobernanza y presentación al área de calidad. Catorce semanas, un proyecto a la vez.
No vas a implementar «IA en la empresa». Vas a hacer que un proceso a la vez funcione mejor, con registro y responsable, y el segundo será más fácil que el primero.
La formación propone cuatro proyectos, y cualquiera de ellos usa todas las piezas de las lecciones 5 a 8. El agente de seguridad laboral: registra incidentes y casi accidentes, recibe fotos, genera el plan de acción, lo envía, da seguimiento al plazo y actualiza el indicador. El agente gestor de proveedores: registro, documentos, aprobación, vencimientos, desempeño, alertas. El llenado automático de sistemas: entra un PDF, un correo electrónico o un formulario; el agente extrae y valida la información, una persona la aprueba, la automatización llena la pantalla y lo registra. Y el agente de indicadores: el gerente conversa con el panel.
Cada departamento tiene sus candidatos naturales. Recursos Humanos: integración, consultas, documentos, solicitudes. Finanzas: conciliaciones, aprobaciones, cobros. Compras: cotizaciones, proveedores, análisis de precios. Calidad: no conformidades, auditorías, planes de acción. Comercial: propuestas, seguimiento de clientes. Operaciones: incidentes, mantenimiento, productividad. El criterio de selección es el de la clase 1: repetitivo, verificable, con un problema real y con una persona responsable que quiera hacerlo.
La gerente de RR. HH. elige la integración de nuevos empleados porque es el proceso que genera más quejas y que más depende de la memoria de una persona. Su canvas ya está completo desde la lección 4; la gobernanza se verificó en esta lección; el plan de tres fases comienza el lunes. Lo que realmente cambia al final de la formación no es la herramienta, sino el perfil: dejó de ser quien responde y pasó a ser quien diseña el proceso, construye la solución y mide el resultado. Es la nueva competencia, y se llama ingeniería del trabajo con IA.
Practica ahora 0/4 hecho
Meta: salir con una página que puedas presentar a quienes toman decisiones: canvas completo, siete verificaciones marcadas como hechas o pendientes y tres fases con fechas y criterios para darlo por listo. ~12 min, en el documento del canvas de la clase 4.
Es planificación en papel: no se publica nada, no se modifica ningún permiso, ningún agente sale del borrador. Las verificaciones pendientes no son un fallo: son la lista de lo que debes pedirle al equipo de TI y al gerente antes de publicar. Si todavía no puedes asignar fechas a una fase, escribe "después de la aprobación de X"; es una fecha válida.
PROJETO — <nome do processo> · dono: <seu nome> · substituto: <nome> CANVAS (da aula 4, agora completo — Integração preenchida na aula 7): Objetivo / Entradas / Conhecimento / Decisões (✱ humanas) / Ações / Integração / Validação / Indicadores GOVERNANÇA (feito · pendente · com quem): 1 permissões 2 grupos 3 pastas e fontes 4 dados confidenciais 5 responsáveis 6 trilha de registro 7 aprovação humana FASES: 1 protótipo — até <data> — pronto quando: 3 pessoas usaram; perguntas sem resposta caíram 2 execução — até <data> — pronto quando: 1 mês de registro sem falha silenciosa 3 escala — até <data> — pronto quando: indicador no painel da diretoria
Acabas de cerrar tu primer proyecto de agente con gobernanza y un plan: el quinto escalón, sobre el papel, listo para hacerse realidad el lunes.
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