🔑 Las cinco claves

Nadie contrata a alguien el lunes y le entrega la contraseña del banco ese mismo día. La persona empieza con lo básico y obtiene acceso a medida que demuestra que puede hacerlo.

Con un agente es igual. El acceso no es todo o nada: tú eliges pieza por pieza, y puedes dar más después.

Renata iba a conectar el agente de recordatorios a WhatsApp, a la agenda, a la hoja de cálculo de pacientes y a la terminal de pago. Se detuvo antes y volvió a hacer la lista.

Cómo leer el dibujo: cuenta las líneas que salen de cada agente. A la izquierda son cuatro, y la última termina en rojo, con el dinero. A la derecha son dos, y cada una indica lo que puede hacer ("solo leer", "enviar"). Los recuadros punteados son herramientas que existen, pero a las que el agente no puede acceder.

La primera clave es la más débil y la que más gente entrega sin pensarlo. Leer parece inofensivo: solo mira, no hace cambios.

Pero lo que lee puede contener datos de clientes y texto externo que da instrucciones (esto corresponde a la ruta 4). Por eso la pregunta es: para hacer esta tarea, ¿qué necesita ver —y solo eso?

Qué observar en la tabla: La columna del medio siempre es corta. Cuando la lista de "necesita leer" se alargue, desconfía: probablemente juntaste dos tareas en un solo agente.

La segunda llave es donde el agente deja de mirar y empieza a actuar. Cambiar es cambiar algo tuyo: una fila de la hoja de cálculo, un horario de la agenda. Enviar es enviar algo al exterior: mensaje, correo electrónico, archivo.

No son el mismo nivel. Un cambio dentro de casa se puede deshacer. Un mensaje que le llegó al cliente, no.

Cómo leer el dibujo: cada nivel le da más poder al agente y aumenta el daño que puede causar un error. Los niveles morados (leer y redactar) casi no hacen daño. Los azules ya tocan cosas reales. El rojo no se puede deshacer. Para cada tarea, pregunta: ¿hasta qué nivel tiene que subir?

La tercera llave la tienes tú. Aprobación es el momento en que el agente se detiene, muestra lo que va a hacer y espera un «sí» de una persona.

No necesitas aprobarlo todo; así el agente se convierte en más trabajo. Pero tres cosas siempre pasan por una persona, sin excepción: dinero, eliminación y publicación.

Cómo leer el dibujo: la puerta brillante eres tú. Nada llega a la caja azul (el mundo real) sin pasar por ella. Si la respuesta es "no", la flecha roja devuelve el trabajo al agente: el error muere ahí, antes de salir. Las tres cajas de abajo son las acciones que siempre pasan por el acceso.

Las dos últimas claves sirven para cuando algo ya salió mal. El registro dice lo que hizo el agente. El botón de apagado hace que se detenga.

Sin registro, nadie sabe qué corregir. Sin botón para apagarlo —o con un botón que solo una persona sabe dónde está— el error continúa mientras ustedes buscan.

Marcos lo probó antes de necesitarlo. Mira lo que pasó la semana que se fue de vacaciones:

Ahora reúne las cinco claves en una hoja. Es solo planificación: todavía no cambia nada en tu aplicación. Te tomará unos diez minutos.

Usa el agente que elegiste en el módulo 1.2 y el proceso que definiste en la ruta 2. ¿Te saltaste ambos? Piensa en cualquier tarea que te gustaría delegar a un agente.

FICHA DO AGENTE: <nome da tarefa, ex.: lembrete de consultas>
Dono (quem responde por ele): <nome>

1. LER: <o que ele pode ver — e só isso>
2. MUDAR E ENVIAR: <o que ele pode alterar ou mandar, e para quem>
3. APROVAÇÃO: <o que espera o meu sim antes de acontecer>
4. REGISTRO: <onde confiro o que ele fez, com dia e hora>
5. DESLIGAR: <quem desliga, e como, em até 1 minuto>
   Substituto na minha ausência: <nome>

Sempre com aprovação: dinheiro, exclusão, publicação.
Fora de alcance (de propósito): <ferramentas que ele NÃO recebe>