Cuaderno profesional · Contable y financiero · 3 clases
Llévate un proceso de tu oficina o de tu área financiera especificado en el Kit del Arquitecto de Agentes: quien registra no aprueba, el agente nunca transmite ni paga, las contraseñas y los datos bancarios quedan fuera de alcance, y la conciliación coincide con el estado de cuenta.
Clases
Llévate la lista de los diez procesos y uno de ellos mapeado en seis eslabones, con la separación entre ejecutar y aprobar por escrito.
Llévate el inventario de contexto y la matriz de permisos de tu agente, para que las contraseñas, los datos bancarios y los datos de un cliente nunca se crucen con los de otro.
Llévate la especificación del agente creada en el kit a partir del preset contable y ensayada en un chat de IA.
Antes de empezar
Los seis eslabones, la solicitud de largo horizonte, la cadena, el inventario de contexto, la ficha de calidad y la matriz de permisos se explican en el curso Arquitecto de Trabajo con IA. Aquí se aplican al estudio contable y al área financiera. La práctica de la clase 3 usa el Kit del Arquitecto de Agentes, con el preset contable.
Cuaderno contable y financiero · Clase 1
Al final de esta clase podrás enumerar los diez procesos de tu oficina o de tu área financiera que un agente puede ejecutar, y mapear uno de ellos en seis eslabones con la línea entre ejecutar y aprobar por escrito.
El área contable y financiera tiene una ventaja sobre cualquier otra área a la hora de implementar agentes: la gobernanza ya existe. Quien registra no aprueba, quien paga no verifica, quien firma se hace responsable. Estas reglas están en los manuales de auditoría desde hace décadas. Lo que falta es aplicarlas a un trabajador que hace exactamente lo que dicen las instrucciones. Esta clase toma los procesos que hoy consumen la semana de una oficina o de un departamento financiero y muestra dónde interviene el agente y dónde se detiene, siempre antes de la firma.
↓ rol para estudiar
La auditoría lo llama segregación de funciones la regla de que quien ejecuta no aprueba. En una oficina contable, la asistente registra y la contadora cierra. En una empresa, el analista prepara el pago y el controller lo aprueba. Para el agente, la regla se traduce sin traducción: ejecuta (verifica, clasifica, prepara, cobra, calcula) y nunca aprueba, nunca transmite al gobierno, nunca paga, nunca cierra el mes.
Esta es la línea de este cuaderno. Del lado del agente, todo lo que una asistente bien capacitada hace sin pedir una firma. Del lado de la persona, todo lo que hoy requiere la firma, el certificado digital o la contraseña del banco. No es una limitación: es la misma línea que ya existe, ahora documentada para alguien que no improvisa.
Helena, contadora de un despacho con 60 clientes, pasa la primera semana del mes cobrando documentos y la segunda verificando obligaciones. Cuando enumeró lo que hace la asistente sin que ella firme, resultó ser el 80% del trabajo: revisar carpetas, cobrar lo que falta, calcular las guías y armar la lista de pendientes. El otro 20% (revisar el cálculo, transmitir, firmar) sigue a cargo de ella. El agente apunta a ese 80%.
Antes
Del día 1 al 6, Helena y dos asistentes abren 60 carpetas, comparan su contenido con la lista de documentos esperados, envían correos de cobro uno por uno y anotan en una hoja de cálculo quién respondió. Pasa una semana y, el día 7, todavía faltan 15 clientes.
Después
El agente revisa las 60 carpetas durante la madrugada del día 2, envía el cobro estándar por lo que falta, vuelve a revisar cada vez que llega algo y, el día 6 a las 8 h, entrega la lista: 44 completas, 16 con lo que falta en cada una. Las asistentes llaman solo a los 16 clientes.
Los diez procesos críticos que casi toda oficina contable o departamento financiero tiene: cobro de documentos de los clientes o de las áreas; clasificación de asientos; conciliación bancaria; obligaciones accesorias (guías, declaraciones, lo que el gobierno pide cada mes); nómina, en la parte de recopilación y verificación; cuentas por pagar; cuentas por cobrar y cobro; informes gerenciales; registro (apertura, modificación, poderes, certificados con vencimiento); y dudas recurrentes de clientes o de áreas.
En todos los casos, el agente ejecuta la parte repetible y se detiene antes de la firma. Elige el primero según el criterio del curso base (se repite, participa más de una persona, un error cuesta dinero) y una regla adicional de este cuaderno: empieza por lo que no transmite ni paga. El cobro de documentos y la conciliación son opciones naturales; transmitir declaraciones y pagar a proveedores se dejan para después de varios meses de registros sin errores, y quizá nunca.
Diego, analista financiero de una industria con 200 empleados, se encarga de las cuentas por pagar: 300 títulos al mes, cada uno verificado contra la orden de compra y la factura antes de pasar a la aprobación del controller. Es el proceso seis. El agente que verifica el título, la orden de compra y la factura y prepara el lote para aprobación es administrativo de principio a fin. Quien paga es el controller, con la contraseña del banco que el agente nunca ve.
Aplicando el mapa del curso base al proceso más común de la oficina. Entrada: del día 1 al 5, llegan documentos por correo electrónico y por la aplicación del estudio; la lista de lo que cada cliente debe enviar ya existe. Decisiones de reglas: ¿el cliente no envió el extracto hasta el día 5? cobrar con el modelo. ¿Documento sin CNPJ o sin mes? separarlo y volver a pedirlo. Decisión de criterio: ¿aceptar un documento después del plazo interno? Lo decide la contadora.
Acción: verificar la carpeta contra la lista y enviar el cobro estándar solo por lo que falta. Verificación: ningún cobro menciona un elemento que ya llegó; el nombre del cliente y el plazo son correctos. Excepción: cliente con dos CNPJs en la misma carpeta, documento ilegible por segunda vez, cliente que cambió de régimen durante el mes. Resultado: el día 6, la contadora sabe qué carpetas están completas y qué falta en cada una. La restricción que no puede faltar: los datos de un cliente nunca aparecen en el mensaje de otro.
En la primera ronda de Helena, el agente le cobró a un cliente un extracto que ya estaba en la carpeta, con un nombre de archivo distinto al esperado. La verificación «ningún cobro menciona un elemento que ya llegó» no lo detectó porque el agente no reconoció el archivo. La nueva regla: los documentos con un nombre fuera del formato estándar van a la lista de dudas, no al cobro. Una línea, y el problema no volvió a ocurrir.
El agente de contabilidad llega hasta la puerta de la firma y se detiene. Todo lo anterior le corresponde; la firma, el certificado y la contraseña son de la persona.
En el área financiera de una empresa, el proceso cambia de nombre y mantiene la estructura. Entrada: títulos que vencen en los próximos 7 días, del sistema de gestión. Decisiones de reglas: ¿el título tiene la orden de compra y la factura correspondientes? ¿El valor coincide con la orden dentro de la tolerancia (2%)? ¿El proveedor está en el registro aprobado? Criterio: ¿pagar por adelantado con descuento? Lo decide el controller. Acción: preparar el lote de pagos con los títulos que pasaron y la lista de los que no pasaron con el motivo.
Verificación: la suma del lote coincide con la suma de los títulos; ningún proveedor fuera del registro; ninguna divergencia por encima de la tolerancia en el lote. Excepción: discrepancia superior al 2%, proveedor nuevo, título duplicado. Resultado: el controller aprueba un lote verificado en vez de 300 títulos uno por uno. El agente nunca se acerca al banco: el lote se envía para su aprobación en el sistema y el pago lo realiza quien tiene la contraseña.
Diego pensó que la ganancia sería tiempo, y así fue: pasó de dos días a dos horas por semana. Pero el controller notó otra ganancia: en tres meses, el agente detectó cuatro títulos duplicados y un proveedor con datos bancarios modificados sin registro en el padrón. Antes, eso dependía de que alguien lo notara entre 300 títulos. Ahora es una regla que se ejecuta cada vez.
Ponte a prueba
El controller quiere que el agente, después de verificar el lote, también ejecute el pago en el banco «para ganar un día más». Según la regla de este cuaderno, ¿qué respondes?
Practica ahora 0/4 hecho
En unos 12 minutos, listar los diez procesos de tu oficina o de tu área, elegir uno que no transmite ni paga y mapearlo en seis eslabones, con la línea de la firma marcada.
Es un documento o una hoja de cálculo tuya, sin datos de clientes o proveedores: escribes procesos, no asientos contables. Nada cambia en el sistema. Si un proceso parece terminar con una acción del agente y no con una firma, anótalo al margen: es la señal de que esa línea está en el lugar equivocado.
Acabas de aplicar la separación de funciones a un agente antes de que exista. Este mapa se incorpora al kit en la lección 3, y la línea de la firma se convierte en la línea «aprobar: no se puede» de la matriz.
Resumen
Cuaderno contable y financiero · Clase 2
Al final de esta clase podrás armar el inventario de contexto de tu agente y decidir la matriz de permisos, con el certificado digital, las contraseñas y los datos bancarios fuera de su alcance y un responsable identificado en cada fila.
Contabilidad tiene un tipo de dato que casi ninguna otra área tiene: la clave que permite actuar en nombre del cliente. El certificado digital, la contraseña del portal del gobierno, la contraseña del banco. Quien tiene la clave transmite, paga y firma. Un agente con esa clave deja de ser un asistente y se convierte en un riesgo que ningún contrato cubre. La buena noticia es la misma que en la clase anterior: el agente no necesita la clave para hacer el 80% del trabajo. Esta clase muestra dónde está el conocimiento del despacho, qué queda al alcance del agente y qué permanece bajo llave.
↓ rol para estudiar
El inventario de contexto del curso base, aplicado al área contable, siempre encuentra las mismas fuentes: el sistema contable (plan de cuentas, asientos, calendario de obligaciones); los documentos de los clientes (comprobantes, extractos, recibos de sueldo, en la aplicación o por correo electrónico); los portales y tablas del gobierno (límites del régimen, tasas, plazos); las hojas de cálculo de la oficina (lista de documentos por cliente, modelos de cobro); y el criterio, que casi siempre está en la cabeza de la contadora y de la asistente sénior: qué es costo y qué es gasto para cada cliente, qué aceptar fuera de plazo, qué cliente tiene alguna particularidad.
Las primeras cuatro fuentes suelen poder consultarse. La quinta es la que distingue al agente genérico del que parece ser de la casa, y es la que exige una tarde de escritura por cliente o por tipo. Media página por cliente, con un nombre claro, en la carpeta de la oficina. En el área financiera de la empresa es igual: el criterio de tolerancia, los proveedores con acuerdos especiales y las excepciones conocidas los tiene el analista con más antigüedad.
Helena hizo el inventario para el cobro de documentos y llegó a doce líneas. Diez accesibles. Dos en ámbar: «qué suele atrasar cada cliente y cómo cobrarle sin incomodarlo» (en su cabeza) y «límites de facturación por régimen» (en un correo de enero). Escribió ambas en un documento de una página cada una. La nueva asistente lo leyó y dijo que era lo que más necesitaba desde que llegó.
En septiembre de 2026, un agente contable funciona de tres maneras. En el chat de IA con carpeta de proyecto, guardas la lista de documentos esperados, el modelo de cobro y los criterios por escrito, y adjuntas por semana lo que llegó, sin datos bancarios y con los clientes identificados por código. En el aplicación de la oficina (los que reciben documentos de los clientes ya ofrecen reglas de cobro automático). Y en la integración con el sistema contable por la puerta de servicio, donde el agente lee carpetas y calendario por su cuenta, configurada por quien administra el sistema.
El inventario decide qué camino te conviene. Si las fuentes principales están en hojas de cálculo y correo electrónico, el primer camino lo resuelve y aprendes a bajo costo. Si están en el sistema contable, pregúntale al proveedor si tiene una puerta de servicio y quién sabe habilitarla; esto parece técnico, pero es como preguntar si el sistema exporta informes: la respuesta es sí o no, y quien lo construye es otra persona.
En la industria, Diego tenía todo en el sistema de gestión: títulos, órdenes de compra, facturas y datos de proveedores. El proveedor del sistema confirmó que había una interfaz de servicio. Lo único que quedaba fuera era la tolerancia por proveedor (2% estándar, 5% para dos proveedores de transporte), que estaba en una hoja de cálculo del controller. Se convirtió en una columna del registro de proveedores, y el inventario quedó cerrado en siete líneas, todas en verde.
El inventario de contexto de contabilidad, línea por línea
Tres categorías quedan fuera del alcance del agente, sin «con aprobación». Las claves: certificado digital, contraseña del portal del gobierno, contraseña y token del banco. Quien tiene la clave actúa en nombre del cliente o de la empresa; el agente nunca la tiene. Los datos bancarios de socios, clientes y proveedores, además de lo estrictamente necesario para verificar (el agente de cuentas por pagar verifica si el proveedor está en el registro aprobado, no lee su cuenta bancaria). Y la nómina individual: el salario por persona es un dato personal; el agente trabaja con totales.
Hay una cuarta categoría propia del despacho: el confidencialidad fiscal entre clientes. El agente puede conocer a sesenta clientes, pero cada mensaje, cada cálculo y cada informe se ocupa de uno solo. La restricción se indica por escrito en el pedido: "los datos de un cliente nunca aparecen en el mensaje, informe o cálculo de otro". En la primera versión, incluso se puede asignar un especialista por cliente en la cadena, algo que el coordinador hace sin esfuerzo.
Helena guarda los certificados de los clientes en una pequeña caja fuerte en el despacho y las contraseñas en un gestor que solo ella usa. Cuando diseñó la cadena, la pregunta «¿el agente necesita el certificado para alguna etapa?» tuvo respuesta negativa en todas: calcula, verifica, cobra y prepara; transmitir es tarea de ella. La caja fuerte siguió cerrada, y esa fue la frase que convenció a los socios.
Las siete acciones del curso base en el agente de cobros y obligaciones: leer carpetas, listas, calendario y tablas, puede; escribir estado de la carpeta y borrador de cálculo, puede; cambiar clasificación de documentos, con aprobación de la asistente sénior; enviar el cobro estándar, sí, porque el texto es fijo y solo enumera elementos faltantes; enviar cualquier otro texto, con aprobación; comprar, borrar e aprobar (transmitir, entregar, cerrar), no puede. En la empresa, "aprobar lote de pagos" le corresponde al controller y "pagar" ni siquiera existe como herramienta para el agente.
Cada línea tiene un responsable con nombre y cada acción queda registrada: qué verificó, qué solicitó y con base en qué lista. Cuando un cliente pregunte «¿por qué me solicitaron un estado de cuenta que ya envié?», la asistente abre el registro y responde en un minuto. La respuesta suele ser «el archivo tenía un nombre fuera del estándar», y eso se convierte en una nueva regla.
En la industria de Diego, la matriz tiene ocho líneas y una observación que el controller insistió en escribir: «el agente no tiene, y nunca tendrá, un usuario en el sistema del banco». No es una línea de la matriz, sino una frase al pie. Pero fue lo que hizo que la dirección aprobara en una reunión, porque respondía a la única pregunta que todos tenían.
Error común
Pegar en el chat de IA un extracto bancario real, con el nombre del cliente y el saldo, "solo para ver si lo clasifica bien". Sucede porque el extracto parece un documento común, pero no lo es: son datos bancarios de un tercero que salen de la oficina hacia un servicio externo. Para probar la clasificación, usa un extracto con el nombre cambiado, valores modificados y la cuenta enmascarada. La lógica del agente se prueba igual y la confidencialidad del cliente se mantiene intacta.
Practica ahora 0/4 hecho
En unos 12 minutos, armar el inventario de contexto del proceso elegido en la clase 1 (cinco columnas) y la matriz de permisos (siete acciones, respuesta, responsable), con la lista de lo que queda bajo llave.
Es una hoja de cálculo tuya, sin datos de clientes: anotas dónde está la información, no la información en sí. No se toca ningún sistema ni se concede ningún permiso. Si no sabes quién es responsable de una línea, escribe "?" y sigue; el signo de interrogación ya es un hallazgo para consultar con la contadora o el controller.
Acabas de escribir dónde se encuentra el conocimiento de tu proceso y qué puede y qué no puede hacer un agente con él, con las claves fuera de alcance. Esta hoja de cálculo se convierte en los bloques 5 y 7 del kit en la próxima lección.
Resumen
Cuaderno contable y financiero · Clase 3
Al final de esta clase podrás armar la especificación de tu agente en el Kit del Arquitecto de Agentes, a partir del preset contable, y ensayarla en un chat de IA con un caso ficticio.
Tienes el proceso con la línea de la firma (clase 1), el inventario y la matriz (clase 2). Falta la página que la contadora o el controller lee en ocho minutos y que quien se encarga del sistema puede construir. El preset contable del kit ya incluye una oficina de 60 clientes con los siete bloques completos y las reglas de este cuaderno incorporadas: no crear una cuenta nueva, no transmitir, confidencialidad entre clientes, claves fuera. Tu trabajo es cambiar lo que corresponde a tu oficina o a tu área y ensayar.
↓ rol para estudiar
El preset contable del kit es una oficina con 60 clientes, Simples y Lucro Presumido, en el proceso de solicitar documentos y verificar las obligaciones del mes. Las reglas de este cuaderno ya están escritas: no crear una cuenta nueva en el plan de cuentas (marcarlo como duda), no transmitir ni entregar nada, solicitar documentos solo con el modelo, mantener la confidencialidad entre clientes, dejar las claves y los datos bancarios fuera, y «aprobar: no se puede», con la observación de que transmitir es responsabilidad de la contadora.
Lo que cambia de una oficina a otra es previsible: la cantidad y los regímenes de los clientes, la fecha límite interna, el modelo para solicitar documentos, lo que está en el sistema y lo que está en una hoja de cálculo, y quién es la asistente sénior. En el área financiera de una empresa, todo el proceso cambia de nombre (cuentas por pagar, conciliación), pero la matriz queda casi igual: prepara y verifica, nunca paga ni aprueba. La estructura se mantiene; el contenido es tuyo.
Helena cargó el preset y cambió cinco cosas: los 60 clientes pasaron a ser sus 60 clientes con los regímenes reales, el día límite pasó del 5 al 4, el modelo de cobro pasó a ser el del despacho, el límite para contactar pasó a 12 carpetas incompletas (ella tiene menos clientes atrasados que el ejemplo) y la batería pasó a ser quince carpetas de marzo con los clientes identificados por código. Diego cambió casi todo el proceso, pero la matriz salió del preset con una modificación: «alterar» pasó a ser «no puede», porque en la industria quien corrige el título es el registro, no el área financiera.
En el kit, el selector «cargar ejemplo por área» tiene la opción de contabilidad. Al cargarlo, el campo «área» queda en contabilidad/finanzas, y esto activa tres verificaciones más, además de las generales del curso base: si «aprobar» es distinto de «no puede», aparece el faltante «aprobar un pago o un cierre nunca le corresponde al agente»; si la restricción de no crear una cuenta nueva no aparece en ningún lado, aparece otro faltante; y si ninguna condición de calidad compara el saldo con un extracto o una fuente externa, aparece un tercero.
Esto parece una pantalla llena de campos, pero funciona como la hoja de verificación del cierre: cada campo es un elemento que completas una vez y, después, el kit arma la página automáticamente. Solo cambias lo que corresponde a tu despacho. Si borras sin querer la restricción del plan de cuentas, la falta aparece debajo de la especificación antes de que la entregues.
Al adaptar el preset para las cuentas por pagar, Diego escribió en el criterio de éxito "lote armado con todos los títulos de la semana". El kit señaló: "ninguna condición de calidad compara el saldo con el extracto o una fuente externa". Él agregó "suma del lote igual a la suma de los títulos en el sistema, y cada título con orden de compra y factura". Meses después, esa fue la condición que detectó el título duplicado.
Orden de adaptación del preset contable
En contabilidad, los casos difíciles de la batería siguen el calendario del mes, y conviene armarla teniendo eso en cuenta. Días 1 a 5: documento que llega sin número de identificación fiscal o sin mes, cliente que envía la carpeta de febrero en marzo, extracto ilegible. Día 6: cliente con dos números de identificación fiscal en la misma carpeta, cliente que envió todo el día 1 (el agente no puede cobrarle nada). Días 7 a 15: facturación por encima del límite del régimen, cliente que cambió de régimen, obligación con una base de cálculo que no coincide. Fin de mes: cliente nuevo que aún no tiene una lista de documentos.
Cada caso entra en la batería con una referencia (cliente por código, mes, tipo) y con lo que hizo la persona en ese momento. Sin nombres, sin CNPJ reales, sin valores reales si no hace falta. Y la batería vuelve a ejecutarse con cada cambio: cuando Helena cambió el día límite del 5 al 4, tres casos empezaron a comportarse de forma diferente, y ella lo vio antes que el agente.
La batería de Helena tiene quince casos y el más valioso fue el número 9: un cliente que envió el extracto de dos cuentas en un solo archivo. El agente de la primera ronda leyó la primera cuenta y reclamó la segunda como faltante. La nueva regla, "archivo con más de una cuenta: separar para la asistente", surgió de este caso y se incorporó al bloque 6 antes de que cualquier cliente real recibiera un reclamo equivocado.
Cuando pegas la especificación en el chat con el prompt de ensayo del kit, el chat hace el papel de coordinador y ejecuta un caso ficticio. En el área contable, suelen aparecer tres vacíos. El primero: llega un documento que no está en la lista esperada y la especificación no dice si el agente lo clasifica, lo ignora o pregunta. El segundo: la base de cálculo no coincide con la facturación y el coordinador no sabe si debe ajustar o detenerse. El tercero: hay dos clientes del mismo grupo económico y la regla de confidencialidad entre clientes no dice si pueden aparecer en el mismo informe.
Cada una se convierte en una línea nueva: "documento fuera de la lista: preguntar antes de clasificar". "Base divergente: separar, nunca ajustar". "Grupo económico: un informe por CNPJ, aunque tengan el mismo socio". Ejecuta tres casos: uno común, uno difícil y la excepción. Cuando los tres pasan, la página está lista para que la contadora o el controller la aprueben y para que quien se encarga del sistema la construya.
En el ensayo de Diego, el chat, en el papel de coordinador, preguntó: «el título 4471 tiene pedido y factura, pero el proveedor cambió sus datos bancarios en el registro hace dos días; ¿lo incluyo en el lote?». La especificación no contemplaba esto. Él agregó al bloque 6: «proveedor con datos bancarios modificados en los últimos 30 días: separar para el controller». Diez minutos de ensayo y quedó la línea que meses después detectó un caso real.
En tu área, el primer proceso suele ser
Practica ahora 0/4 hecho
En unos 15 minutos, cargar el preset contable en el kit, adaptarlo a tu oficina o área, copiar el prompt de ensayo y ejecutar un caso ficticio en un chat de IA para recibir la lista de brechas.
La especificación no tiene datos de clientes ni de proveedores: tiene reglas, nombres de sistemas y criterios. El caso del ensayo es inventado (cliente por código, valores modificados). No se construye ningún agente, no se toca ningún sistema, no se transmite ni se paga nada. Si el chat "transmite" o "paga" algo en la simulación, eso es un hallazgo sobre tu matriz: anótalo y presiona.
Passo a passo (o prompt de ensaio vem pronto do kit): 1. Abra https://inematds.github.io/kit-arquiteto-agentes/ 2. "carregar exemplo por área" → contábil. Confira que "área: contábil / financeiro" ficou marcada. 3. Adapte os sete blocos na ordem do passo 02 desta aula. Zero lacunas de contábil na lista abaixo da especificação. 4. Em "Prompt de ensaio simulado", escreva o caso fictício, por exemplo: <Cliente C-017 (fictício), Simples Nacional, mandou notas e folha até o dia 4, faltou o extrato; veio um arquivo com duas contas bancárias; faturamento do mês 48 mil reais; uma nota de fevereiro na pasta de março> 5. "copiar prompt com a especificação" → cole numa conversa nova do seu chat de IA. 6. Leia a narração: o coordenador deve parar pelo menos uma vez (arquivo com duas contas, nota de outro mês). Anote os itens de "o que faltou".
Acabas de crear la especificación de un agente para tu oficina o área, con las claves fuera de alcance y la firma en el lugar correcto, y la ensayaste antes de construir nada. Esta página es lo que diferencia «vamos a usar IA» de un proyecto que la contadora firma.
Resumen