You don’t need to understand how AI works to save an hour a day with it. You need a well-written prompt. Here are twenty, organized by your situation, with what you should see in the answer.
Twenty prompts that work in any AI chat (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, including free versions). Copy one, replace the parts marked between < > with your own, paste it, and compare the answer with what this toolkit says you should see.
Reply to a difficult email, understand a long document, build a spreadsheet, choose between two options, help a customer. You search by the situation you’re in, not by a concept.
Each prompt says what a good answer should include and the most common mistake beginners make. Without that, you can’t tell whether the answer worked.
None of the requests use real client data, ID numbers, or passwords. Test with changed names, and only use the result for real after you’ve checked it.
The same process works for all twenty requests. After the third time, you can do it from memory.
In any AI chat. Start a new conversation for each request so the previous topic doesn’t get mixed up with the new one.
Only what’s between < and >. The rest of the prompt is already designed to get a good answer. If you want to change the tone or length, change it there; don’t delete the instructions.
Don’t start over. Write in the same conversation: “that’s too long, cut it in half” or “change the tone to be more direct.” The second response is almost always right.
Six everyday situations. The orange text in the prompt is what you replace. The copy button puts the entire prompt on your clipboard.
Emails, messages, and announcements that get stuck because the tone is delicate or the page is blank.
When someone asked for something you need to deny, postpone, or correct, and you rewrote your reply three times without sending it.
Preciso responder um e-mail. Quem escreveu: <cliente, chefe, colega ou fornecedor>. O que aconteceu, em duas frases: <resumo do pedido ou do problema>. O que eu quero que aconteça depois da minha resposta: <ex.: que ele aceite o novo prazo de sexta>. Escreva a resposta em até 8 linhas, educada e firme, sem pedir desculpas mais de uma vez. No fim, me diga em uma frase qual trecho da resposta faz o pedido principal.
Confirm an appointment, let someone know you’re running late, remind them about a payment. Three-line messages you keep putting off.
Escreva uma mensagem curta de WhatsApp para <cliente ou paciente>. Motivo: <ex.: confirmar a consulta de quinta às 15h>. Meu tom com clientes é <próximo e informal / cordial e profissional>. Máximo de 3 linhas, sem emoji, terminando com uma pergunta simples que a pessoa consiga responder com uma palavra.
A change in rules, schedule, or system. It needs to be clear without sounding cold.
Escreva um comunicado interno para <a equipe toda / o setor de X>. O que muda: <ex.: a partir de 1º de outubro os pedidos de férias passam a ser feitos pelo sistema, não por e-mail>. Por que muda: <motivo em uma frase>. O que a pessoa precisa fazer e até quando: <ação e prazo>. Estrutura: título de uma linha, o que muda, por quê, o que fazer, a quem perguntar. Tom cordial e direto, até 12 linhas. Nada de "prezados colaboradores".
You have a draft. You want to make it clearer without making it sound like someone else wrote it.
Abaixo está um texto meu. Melhore só a clareza: frases mais curtas, sem repetição, sem mudar o que eu quis dizer nem o meu jeito de escrever. Mantenha o tamanho parecido. Depois, liste em 3 linhas o que você mudou e por quê.
Texto:
<cole aqui o seu rascunho>Documents, contracts, reports, and terms that land on your desk when you don’t have time to read them carefully.
A 20-page report, meeting minutes, a manual. You need to know what matters before the meeting.
Vou colar um documento. Resuma em 3 partes: (1) do que se trata, em 2 frases; (2) as 5 informações que mais importam para <quem você é, ex.: a gestora de RH que precisa decidir se aprova>; (3) o que o documento pede que alguém faça, com prazos, se houver. Se algum ponto estiver confuso no original, diga qual, em vez de inventar. Documento: <cole o texto aqui>
A contract clause, a health plan term, an acronym everyone uses and no one explains.
Explique o trecho abaixo como se eu tivesse 15 anos e nunca tivesse visto isso: o que ele diz, o que muda para mim na prática, e uma pergunta que eu deveria fazer a quem me mandou isso antes de assinar ou aceitar. Até 10 linhas. Se houver risco de você estar errado por falta de contexto, avise.
Trecho:
<cole o termo ou a cláusula>The technician explained the problem in terms you only half understood, and now you need to explain it to the customer.
Reescreva a explicação abaixo para <um cliente leigo / um paciente / a diretoria>: sem termos técnicos, dizendo o que aconteceu, o que isso significa para a pessoa e o que vai ser feito, em até 6 linhas. Mantenha os fatos, não invente prazo nem promessa que não esteja no original. Explicação original: <cole o que o técnico ou o especialista escreveu>
Simple spreadsheets, busy weeks, and meetings that need to be productive.
You know what you want to track, but you don’t know which columns to create or how to calculate the total.
Quero controlar <ex.: os pagamentos dos pacientes por mês> numa planilha. Me diga: (1) as colunas, na ordem, com um exemplo de linha preenchida; (2) qual coluna é preenchida à mão e qual é calculada; (3) a fórmula de cada coluna calculada, escrita como eu digito no Excel ou no Google Planilhas, com a célula de exemplo; (4) uma linha de total no fim. Uso <Excel em português / Google Planilhas>.
You have 15 things on your mind and no order. Get them all down and ask for an order.
Abaixo está tudo o que preciso fazer esta semana, sem ordem. Organize em: (1) o que tem prazo ou consequência se atrasar, com o dia; (2) o que rende mais se feito cedo; (3) o que pode esperar a semana que vem sem prejuízo. Depois, proponha uma ordem para <segunda e terça> com no máximo 4 itens por dia. Não invente tarefas que eu não listei. Lista: <despeje aqui, uma por linha, do jeito que vier>
Half an hour with four busy people. Without an agenda, it turns into a conversation. With an agenda, it leads to a decision.
Monte a pauta de uma reunião de <30> minutos sobre <ex.: se abrimos a clínica aos sábados>. Participantes: <quem e o papel de cada um>. A reunião precisa terminar com <ex.: uma decisão sim/não e quem faz o quê>. Entregue: 3 a 4 blocos com minutos, a pergunta exata que cada bloco responde, o que cada pessoa deveria trazer pronto, e a frase de fechamento que registra a decisão.
AI doesn’t decide for you. It organizes what you already know and shows you what you haven’t asked yet.
Switch providers, decide whether to hire, or choose whether to buy or rent. You already have a preference and want to test it.
Estou decidindo entre <opção A> e <opção B>. Contexto: <3 frases sobre a sua situação, dinheiro, prazo e o que importa>. Eu estou inclinado a <A ou B>. Faça: (1) os 3 prós e 3 contras de cada uma, específicos para o meu contexto; (2) o argumento mais forte CONTRA a opção que eu prefiro; (3) a informação que eu ainda não tenho e que mudaria a decisão. Não escolha por mim.
Before you sign, hire, buy, or accept. The costly mistake is almost always the question that wasn’t asked.
Vou <ex.: contratar uma empresa para refazer o site da loja>. Nunca fiz isso. Liste as 10 perguntas que uma pessoa experiente faria antes de fechar, em ordem de importância, cada uma com uma linha dizendo por que ela importa e qual resposta seria um sinal de alerta.Someone sent you a piece of information with total confidence. You’re about to pass it along to management or a client. Check it first.
Recebi esta afirmação e vou repassá-la: "<cole a frase ou o número>". Antes de repassar, me diga: (1) o que precisaria ser verdade para essa afirmação estar certa; (2) como eu conferiria isso em 5 minutos, com fonte ou conta; (3) o que muda se estiver errada. Se você não tiver certeza, diga que não tem, em vez de confirmar.Complaints, service descriptions, and promotion that gets put off because no one has time.
The client is angry, with or without reason. The response needs to calm them down, resolve the issue, and avoid promising what you can’t deliver.
Um cliente reclamou. O que ele disse: <cole ou resuma a reclamação>. O que de fato aconteceu: <a sua versão, honesta>. O que eu posso oferecer: <ex.: refazer sem custo até sexta>. O que eu NÃO posso oferecer: <ex.: devolver o dinheiro>. Escreva a resposta em até 8 linhas: reconheça o incômodo sem se humilhar, diga o que vai fazer e quando, e termine com um próximo passo claro. Nenhuma promessa fora do que eu listei.
For the website, service menu, sign, or catalog. The people reading it aren’t in the industry.
Descreva o serviço "<nome do serviço>" para um cliente que não entende do assunto. O que ele resolve para a pessoa: <o problema que o cliente sente>. O que está incluído: <lista>. O que não está: <lista>. Preço ou faixa: <se quiser mostrar>. Até 6 linhas, começando pelo problema do cliente e não pelo nome técnico. Sem superlativos ("o melhor", "incrível").
A new product arrived, a new time slot opened, there’s a promotion. One post a week, without an agency.
Escreva 3 versões de um post para <Instagram / WhatsApp / Facebook> sobre <a novidade, em uma frase>. Quem lê: <ex.: clientes do bairro, 35 a 60 anos>. Meu tom é <de bairro, próximo / profissional>. Cada versão com até 4 linhas e um convite claro no fim (vir, chamar, responder). Uma versão mais séria, uma mais leve, uma que faz uma pergunta. Sem hashtag, sem emoji.
The four prompts that change all the others: get AI to ask questions, teach, offer options, and adjust its tone.
When you don’t know how to explain what you want. Turn it around: let it ask you questions.
Quero <o que você precisa, mesmo mal explicado, ex.: um jeito de organizar os pedidos da loja>. Antes de responder, me faça as 5 perguntas que você precisa para fazer isso bem, uma de cada vez, esperando a minha resposta. Só depois das 5 entregue o resultado.A new topic has come up at work, and you need to follow a conversation about it tomorrow.
Me ensine <o assunto, ex.: o que é nota fiscal eletrônica de serviço> do zero, para alguém que <quem você é e por que precisa>. Em 4 partes: (1) o que é, em 3 frases, com uma comparação do dia a dia; (2) as 3 palavras que as pessoas usam e o que significam; (3) o erro que iniciantes cometem; (4) 3 perguntas para eu me testar, com as respostas escondidas no fim. Tempo de leitura: 10 minutos.
Works with any text. Choosing from three is easier and faster than fixing one.
Preciso de <o que, ex.: um título para o comunicado sobre o novo horário>. Me dê 3 versões bem diferentes entre si: uma direta, uma mais calorosa, uma mais curta. Para cada uma, uma linha dizendo quando ela funciona melhor. Não escolha por mim.The content was right, but the tone was wrong. Don’t delete the conversation: adjust it.
O conteúdo está bom. Mude só o tom: <ex.: menos formal, mais direto, sem "prezado", como eu falaria com um colega>. Corte pela metade. Mantenha todos os fatos, prazos e nomes exatamente como estão.Each one saves you a frustration. Read them once; you’ll remember them when the time comes.
“I own a clinic with 6 professionals” changes the whole answer. AI without context responds to a generic person who doesn’t exist.
“I want the client to accept the new deadline” gets better results than “write a polite email.” What you want to happen is the most important information.
Name, ID, phone number, account amount: replace them with made-up data. The chat is a service outside your company. The request works just as well with “Client A.”
AI gets numbers wrong with the same confidence it gets them right. Verify anything involving calculations, deadlines, or legal rules against the source before passing it along.
“Shorter,” “less formal,” “remove the adjectives,” “in the first sentence.” The second response in the same conversation is almost always better.
“Up to 8 lines,” “3 sentences,” “one page.” Without a limit, AI writes too much, and long text is what makes people give up on using it.
“No emojis,” “don’t promise a deadline,” “no ‘dear all.’” What you prohibit prevents the most common rework.
A new conversation for every task. Mixing the supplier’s email with the payment spreadsheet confuses AI and confuses you.
“If you’re not sure, say so” works. AI starts pointing out where it’s guessing, and that’s worth more than a polished answer.
A text file with your 5 favorite prompts, with your context already filled in. In the second week, you won’t type anything: just paste and change one word.
None of them had used AI for work. Each started with one request from the kit and stuck with it.
She needed to tell 120 employees that vacation requests were moving from email to the system. She pasted in prompt 3 with "what’s changing, why, and by when." The announcement came out in 11 lines, with the action and deadline on their own lines. She cut one sentence and sent it. Before, this text took an afternoon and three rounds of revisions.
She used to confirm appointments on WhatsApp by writing every message herself. She used prompt 2 with “friendly and casual,” saved the three-line template, and now only changes the name and time. The receptionist does the same. She added prompt 14 the following week, after a patient complained about a delay.
Four stores, one new item each week, and a post no one was writing. He asks for three versions, picks one, and changes one word. After a month, he started using prompt 11 to compare two campaigns before spending: the "counterargument to my preference" has already saved him from a bad ad.
She received technical explanations from the team and needed to pass them on to 800 customers in plain language. Prompt 7 became routine: paste in the technician’s explanation, ask for a customer-facing version, check that no new deadline appeared, and send it. She says the "don’t invent a deadline" part protects her the most.
This kit is the starting point. If you want to go further, there’s a ready-made path at INEMA.CLUB.