Entrega el trabajo aburrido a un agente|INEMA.CLUB-PRO

Clase 5 · 16 min

Factura y recibo: el dinero pasa por ti

Abrir cada factura de proveedor, copiar el número, la fecha de vencimiento y el valor en la hoja de cuentas por pagar es una de las tareas más aburridas de la semana. El agente puede leer y hacer las cuentas, marcar la factura duplicada y el total que no cuadra. Lo que nunca hace es pagar: la lista queda como borrador y el banco es tu responsabilidad.

Empezar la clase
Manos de una persona de unos 55 años revisan un valor en una factura de papel, junto a recibos, una calculadora y una laptop.

En esta clase vas a

  1. 1Extraer los datos de cada factura o recibo
  2. 2Verificar si los conceptos suman el total
  3. 3Detectar la factura que llegó dos veces
  4. 4Dejar el pago siempre en tus manos

Objetivo: hacer que el agente lea facturas y recibos y arme la lista de cuentas por pagar, marcando la factura duplicada y el total que no cuadra.

01De la pila de facturas a la lista de cuentas

Haz clic en cada etapa.

Haz clic en cada bloque del diagrama para ver qué hace.

Tú siempre revisas antes de que salga dinero. El agente solo te ahorra el trabajo de escribir y sumar.

02La ficha y cuatro facturas de ejemplo

Las facturas son inventadas. Dos tienen un problema a propósito.

Ficha · agente de facturas y recibos
Rol: Eres mi agente de cuentas por pagar.
Sobre mí: [a qué se dedica la empresa]; proveedores frecuentes y categorías: [Maderera Pino Fuerte = materia prima; Contabilidad Rocha = servicios].
Cuándo: cuando adjunte o pegue las facturas y recibos de la semana y diga "facturas".
Pasos: 1) de cada documento extrae proveedor, número, fecha, vencimiento, conceptos y total; 2) suma los conceptos y compara el resultado con el total impreso; 3) verifica si el mismo proveedor con el mismo número ya apareció en esta tanda o en la lista de facturas ya registradas que pegue; 4) arma la tabla: proveedor, número, vencimiento, total, categoría, situación; 5) suma el total de la semana solo con las facturas sin problema.
Reglas: solo lee, nunca cambies ni borres nada; si aparece una pantalla de inicio de sesión, detente y avísame; copia los números exactamente; si la suma no cuadra o un número es ilegible, marca "no cuadra" y déjalo fuera del total; factura duplicada: marca "duplicada" y déjala fuera del total; nunca pagues, apruebes ni programes pagos; nunca pidas la contraseña del banco; todo es un borrador para que yo lo revise; si tienes dudas, detente y pregunta.
Entrega: la tabla en orden de vencimiento y, debajo, el total de la semana y la lista de lo que quedó fuera, con el motivo.
Primera tarea: ejecútala ahora con las facturas que voy a pegar.
Ensayo · cuatro documentos
facturas

Documento 1 · Factura 4471 · Maderera Pino Fuerte · emisión 27/10 · vencimiento 10/11
  tableros de MDF: 1,100.00 · flete: 150.00 · TOTAL: 1,250.00

Documento 2 · Factura 5120 · Ferretería Silva · emisión 28/10 · vencimiento 12/11
  bisagras: 480.00 · tiradores: 320.00 · TOTAL: 900.00

Documento 3 · Factura 4471 · Maderera Pino Fuerte · emisión 27/10 · vencimiento 10/11
  tableros de MDF: 1,100.00 · flete: 150.00 · TOTAL: 1,250.00

Documento 4 · Recibo 311 · Contabilidad Rocha · vencimiento 15/11
  honorarios de noviembre · TOTAL: 650.00
Simulación: ejemplo ilustrativo
  • Factura 4471 (Maderera Pino Fuerte): 1,250.00, vence el 10/11, ok.
  • Recibo 311 (Contabilidad Rocha): 650.00, vence el 15/11, ok.
  • Factura 5120 (Ferretería Silva): no cuadra. Los conceptos suman 800.00 y el total dice 900.00. Fuera del total.
  • Documento 3: factura 4471 duplicada. Fuera del total.
  • Total de la semana: 1,900.00.

Cuentas hechas a mano con el ejemplo. La factura 5120 la resuelves con el proveedor; el agente no decide qué monto es el correcto.

03Revisa la tabla del agente

Ejecuta el agente con las cuatro facturas de ejemplo y pega aquí la tabla que devolvió. La página busca la factura duplicada, la que no cuadra y el total correcto de la semana.

cuentas.txt

04Práctica: las cuentas de la semana

Prueba con el ejemplo y después con tus facturas.

E1 · El ensayo

10 min

Crea el Proyecto "Cuentas por pagar" con la ficha, pega las cuatro facturas de ejemplo y di "facturas". Pega la respuesta en el verificador.

Listo cuando: el verificador responde OK: 5120 como no cuadra, la 4471 repetida y total de 1,900.00.

E2 · Tus facturas

20 min

Adjunta las facturas y los recibos reales de una semana. Antes de copiarlos a tu hoja de cálculo, comprueba dos totales en papel.

Listo cuando: los dos totales comprobados coinciden con la tabla y el agente no pagó ninguna factura.

E3 · La lista de categorías

5 min

Agrega a la ficha tus cinco proveedores más frecuentes con la categoría de cada uno.

Listo cuando: en la siguiente ronda, las facturas de esos proveedores salen con la categoría correcta sin que lo pidas.

05Pon a prueba lo que aprendiste

La explicación aparece después de tu respuesta.

Pregunta 1 de 3

En la factura 5120, los conceptos suman 800.00 y el total impreso dice 900.00. ¿Qué debe hacer el agente?

06La clase en tres frases

Leer y sumarEl agente extrae los datos de cada factura y comprueba que los conceptos sumen el total.
Marcar, no corregirLas repetidas y las que "no cuadran" quedan fuera del total, con el motivo. Quien lo resuelve eres tú.
El banco es tuyoLa lista sale como borrador. Pagar, aprobar y programar quedan en tus manos.
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