⏱️ Cronometrar e medir o estado atual
Pessoas subestimam drasticamente quanto tempo gastam numa tarefa. A auditoria começa medindo o tempo real — com cronômetro, em várias execuções — incluindo as esperas, o retrabalho e as trocas de contexto que ninguém conta.
📊 Como medir direito
- 3–5 execuções: nunca confie em uma única medição.
- Inclua esperas: tempo parado conta no tempo de ciclo.
- Conte o retrabalho: correções fazem parte do custo real.
💡 Dica prática
Separe tempo de toque (mão na massa) de tempo de ciclo (do pedido à entrega). A automação costuma atacar o tempo de ciclo, eliminando esperas inteiras.
💵 Custo por execução e por mês
Minutos não convencem gestor — dinheiro convence. Converta o tempo medido em custo usando o custo-hora carregado de quem executa, e some até chegar no custo mensal. Esse é o número que aprova orçamento.
🧮 A conta, passo a passo
✓ Inclua no custo
- ✓Salário + encargos (custo carregado)
- ✓Custo de erros e retrabalho
- ✓Custo de oportunidade do tempo perdido
✗ Erros comuns
- ✗Usar só o salário base, sem encargos
- ✗Esquecer o volume mensal real
- ✗Ignorar o custo dos erros
📈 Cálculo de ROI da automação
O ROI transforma "seria legal automatizar" em "isso se paga em 3 meses". Compare o custo de construir e manter a automação com a economia mensal que ela gera — e mostre em quanto tempo o investimento volta.
📊 Fórmulas-chave
Some a economia mensal
É o custo atual do processo que a automação elimina (ou reduz).
Estime o custo de construção e manutenção
Horas de desenvolvimento + custo de ferramentas e APIs por mês.
Calcule payback e ROI
Payback abaixo de 12 meses costuma ser aprovação garantida.
💡 Dica prática
Seja conservador na economia e generoso no custo. Um ROI que se confirma vale mais que um ROI bonito que decepciona.
🔁 Mapear entradas, saídas e regras
Toda automação tem o mesmo esqueleto: algo entra, passa por regras e sai transformado. Mapear esses três elementos é o que torna o processo construível.
🔍 Perguntas que mapeiam
- •Entrada: de onde vêm os dados? Em que formato?
- •Regras: quais condições mudam o resultado?
- •Saída: qual o entregável final? Para onde vai?
⚠️ Identificar exceções e casos de borda
Automações não falham no caminho feliz — falham nas exceções: dados faltando, formatos estranhos, situações raras. Mapeá-las cedo é o que separa uma automação confiável de uma que vive quebrando.
✓ Caminho feliz (80%)
- ✓Dados completos e no formato esperado
- ✓Regras se aplicam sem ambiguidade
- ✓Resultado previsível — automatize tudo
✗ Caminho infeliz (20%)
- ✗Campo obrigatório vazio
- ✗Formato inesperado ou corrompido
- ✗Caso raro que exige julgamento humano
⚠️ Atenção
A regra 80/20 manda: automatize os 80% do caminho feliz e roteie os 20% de exceção para revisão humana. Tentar automatizar 100% costuma custar 10× mais.
📝 Documentar o processo as-is
O as-is é a foto do processo como ele é hoje — com defeitos e tudo. Ele é a linha de base: sem o "antes" documentado, você não consegue provar o ganho que a automação trouxe.
📄 Anatomia de um as-is
💡 Dica prática
Documente o processo como ele é, não como deveria ser. O as-is honesto, com gargalos visíveis, é o que torna o ganho da Trilha 3 inegável.
🔑 Conceitos-chave do módulo
⏱️ Resumo do Módulo
Próximo Módulo:
2.3 · Diagramar o processo — notação simples, as-is vs. to-be e onde a IA entra no fluxo.