⏱️ Cronometrar y medir el estado actual
Las personas subestiman drásticamente cuánto tiempo dedican a una tarea. La auditoría empieza midiendo el tiempo real — con cronómetro, en varias ejecuciones, incluyendo las esperas, el retrabajo y los cambios de contexto que nadie cuenta.
📊 Cómo medir correctamente
- 3–5 ejecuciones: nunca confíes en una sola medición.
- Incluye esperas: el tiempo detenido cuenta en el tiempo de ciclo.
- Cuenta el retrabajo: las correcciones forman parte del costo real.
💡 Consejo práctico
Separa tiempo de trabajo activo (manos a la obra) de tiempo de ciclo (de la solicitud a la entrega). La automatización suele reducir el tiempo de ciclo, eliminando esperas completas.
💵 Costo por ejecución y por mes
Los minutos no convencen a quien gestiona — dinero convence. Convierte el tiempo medido en costo usando el costo por hora total de quien lo ejecuta, y suma hasta obtener el costo mensual. Ese es el número que aprueba el presupuesto.
🧮 El cálculo, paso a paso
✓ Incluye en el costo
- ✓Salario + cargas sociales (costo total)
- ✓Costo de errores y retrabajo
- ✓Costo de oportunidad del tiempo perdido
✗ Errores comunes
- ✗Usar solo el salario base, sin cargas sociales
- ✗Olvidar el volumen mensual real
- ✗Ignorar el costo de los errores
📈 Cálculo del ROI de la automatización
O ROI transforma «sería bueno automatizarlo» en «se amortiza en 3 meses». Compara el costo de construir y mantener la automatización con el ahorro mensual que genera, y muestra en cuánto tiempo se recupera la inversión.
📊 Fórmulas clave
Suma el ahorro mensual
Es el costo actual del proceso que la automatización elimina (o reduce).
Estima el costo de construcción y mantenimiento
Horas de desarrollo + costo de herramientas y APIs al mes.
Calcula el payback y el ROI
Un payback inferior a 12 meses suele garantizar la aprobación.
💡 Consejo práctico
Sé conservador con los ahorros y generoso con los costos. Un ROI que se confirma vale más que un ROI atractivo que decepciona.
🔁 Mapear entradas, salidas y reglas
Toda automatización tiene el mismo esqueleto: algo entra, pasa por reglas e sale transformado. Mapear estos tres elementos es lo que hace que el proceso se pueda construir.
🔍 Preguntas que mapean
- •Entrada: ¿de dónde vienen los datos? ¿En qué formato?
- •Reglas: ¿qué condiciones cambian el resultado?
- •Salida: ¿cuál es el entregable final? ¿Adónde va?
⚠️ Identificar excepciones y casos límite
Las automatizaciones no fallan en el camino feliz: fallan en las excepciones: datos faltantes, formatos extraños, situaciones poco frecuentes. Mapearlas a tiempo es lo que distingue una automatización confiable de una que falla constantemente.
✓ Camino feliz (80%)
- ✓Datos completos y en el formato esperado
- ✓Las reglas se aplican sin ambigüedad
- ✓Resultado predecible: automatiza todo
✗ Camino infeliz (20%)
- ✗Campo obligatorio vacío
- ✗Formato inesperado o corrupto
- ✗Caso poco frecuente que requiere criterio humano
⚠️ Atención
La regla 80/20 es clara: automatiza el 80% del flujo normal y redirige el 20% de excepción para revisión humana. Intentar automatizar el 100% suele costar 10× más.
📝 Documentar el proceso tal como es
O as-is es la foto del proceso tal como es hoy, con sus defectos y todo. Es la línea de base: sin documentar el «antes», no puedes demostrar la mejora que aportó la automatización.
📄 Anatomía de un as-is
💡 Consejo práctico
Documenta el proceso cómo es, no como debería ser. El as-is honesto, con los cuellos de botella visibles, es lo que hace innegable la mejora de la Trilha 3.
🔑 Conceptos clave del módulo
⏱️ Resumen del módulo
Próximo Módulo:
2.3 · Diagramar el proceso — notación simple, as-is vs. to-be y dónde entra la IA en el flujo.