Processos: processo não é sagrado|INEMA.CLUB-PRO

Aula 2 · 15 min

Escolher o primeiro processo

O Carlos quer a agente no financeiro, do faturamento à cobrança; um vendedor já cola a planilha de clientes num chatbot pessoal; o resumo de atendimento roda sozinho às 18 h. Cada um começou por um lado, e ninguém escolheu. Nesta aula você compara os candidatos por valor, viabilidade e risco, escolhe um, escreve por que não os outros e define o recorte.

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Três gestores em volta de uma mesa organizam cartões coloridos em branco numa grade de dois por dois; uma pessoa aponta para um cartão.

Nesta aula você vai

  1. 1Três perguntas que tiram da lista o que não vale o esforço
  2. 2Dar nota de valor, viabilidade e risco sem achismo
  3. 3Por que um processo de cada vez
  4. 4Escrever a escolha, o recorte e o que fica para depois

Objetivo: priorizar processos por valor, viabilidade e risco numa matriz e justificar por escrito o escolhido e o que fica de fora.

01Do monte de ideias ao primeiro processo

Cinco passos, da lista à escolha escrita. Clique em cada um.

Clique em cada bloco do diagrama para ver o que ele faz.

Critérios do módulo 1 do método Gestoria (INEMA) e do Arquiteto de Trabalho com IA.

02Como escolher

Quatro passos. As notas da Horizonte (empresa fictícia de estudo) estão no modelo ao lado.

1. Lista e filtro

Comece pela lista e passe as três perguntas. Processo que acontece uma vez por mês, com uma pessoa só, raramente compensa o trabalho de mapear, medir e redesenhar.

Ponha na lista também o que já foi automatizado sem ninguém decidir. Ferramenta de IA que alguém ligou por conta própria é um processo redesenhado às escondidas, com risco que ninguém mediu.

Na HorizonteCinco candidatos: pedido pelo WhatsApp até a nota; cobrança de boletos vencidos (por onde o Carlos quer começar no financeiro); resumo diário de atendimento; proposta para cliente grande (o vendedor usa um chatbot pessoal); compra de reposição com fornecedores.

03Modelo para copiar: matriz de priorização

Cinco linhas, três notas, um motivo por nota. A aba ao lado mostra a matriz da Horizonte.

Matriz valor × viabilidade × risco
MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO · área: <...> · quem preencheu: <nome> · data: <dd/mm/aaaa>

FILTRO (os três precisam ser "sim")
  repete pelo menos toda semana? · mais de 2 pessoas ou mais de 10 etapas?
  quando atrasa ou erra, custa dinheiro ou cliente?

NOTAS de 1 a 5, cada uma com uma frase de motivo
  Valor (V): volume, tempo de gente, retrabalho, cliente esperando
  Viabilidade (B): dono, regras escritas, dados em sistema que dá para ler
  Risco (R): dinheiro, dado pessoal, cliente, irreversível (5 = estrago grande)
  SOMA = V + B + (6 - R)

| Processo (de onde até onde) | V | motivo | B | motivo | R | motivo | Soma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <...> | <1-5> | <...> | <1-5> | <...> | <1-5> | <...> | <...> |

ESCOLHIDO: <processo>
  Por que este: <frase>
  Por que não o segundo: <frase>
  Por que não o que o chefe pediu (se for outro): <frase>
RECORTE DO PILOTO: entram <casos> · ficam fora no começo <casos>
FILA: <processo> · motivo de não ser agora · o que precisa mudar para subir
Prompt · advogado do diabo da escolha
Você é um gestor experiente e cético. Abaixo está a matriz que usei para
escolher o primeiro processo a redesenhar com IA na minha área.
Não escolha por mim. Faça o papel de quem discorda:

1. Aponte notas cujo motivo não sustenta o número dado.
2. Diga qual risco eu posso ter subestimado em cada processo.
3. Dê o melhor argumento a favor do segundo colocado.
4. Diga se o recorte deixa de fora algo que deveria estar dentro.

Matriz:
"""<cole a matriz>"""
Simulação: exemplo ilustrativo

Comercial e operação · Patrícia · Horizonte, empresa fictícia de estudo · notas fictícias

ProcessoVBRSoma
Pedido pelo WhatsApp até a nota54312
Compra de reposição com fornecedores33210
Resumo diário de atendimento2448
Proposta para cliente grande3348
Cobrança de boletos vencidos4257
  • Pedido → nota: cerca de 170 pedidos por semana, retrabalho no faturamento (V 5); app e ERP existem e a política de desconto está escrita (B 4); mexe com preço, mas a nota ainda passa por pessoas (R 3).
  • Resumo diário: manda conversas com dado pessoal a um serviço fora do país sem contrato (R 4). Antes de melhorar, precisa de correção.
  • Proposta: hoje usa a planilha de clientes num chatbot pessoal, fora do inventário (R 4).

Escolhido: pedido → nota. Não a reposição: menos volume e menos cliente esperando. Não a cobrança: sem linha de base e com o maior risco; sobe quando o faturamento estiver medido.

04Prática

A matriz da Horizonte para calibrar as notas; a sua para valer.

1 · A matriz da Horizonte

20 min

Abra o inventário de TI e a peça do resumo de atendimento no laboratório. Refaça a matriz dos cinco processos com as suas notas, sem copiar as da aba. Onde a sua nota diferir em 2 pontos ou mais, escreva o argumento. Rode o prompt do advogado do diabo.

Pronto quando: os 5 processos têm as três notas, cada nota com uma frase de motivo, a soma calculada, o escolhido com as três frases de justificativa (incluindo por que não a cobrança) e o recorte com pelo menos 2 exclusões.

2 · A matriz da sua área

40 min

Liste os processos da sua área que passam no filtro, incluindo os que alguém já automatizou sem combinar. Escolha 5 e preencha a matriz. Mostre a uma pessoa que trabalha neles e ajuste as notas que ela contestar com bom motivo.

Pronto quando: a matriz tem 5 processos com começo e fim no nome, 15 notas com motivo, o escolhido justificado em 3 frases, o recorte do piloto e a fila com o motivo de cada um não ser agora.

Peças do laboratório: inventário de TI e resumo de atendimento (empresa fictícia de estudo).

05Teste rápido

4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.

Pergunta 1 de 4

O dono quer começar pela cobrança, que tem valor alto. A matriz deu soma 7 para ela e 12 para o pedido. O que você faz?

06Resumo

Filtro antes da matrizRepete toda semana, envolve várias pessoas, custa quando erra.
Nota com motivoValor, viabilidade e risco invertido. Sem frase, é chute.
Um de cada vezO segundo começa quando o primeiro tem linha de base, versão e dono.
Escolha escritaPor que este, por que não os outros, o recorte e a fila.

Para ir além

Arquiteto de Trabalho com IA: dez processos críticos, não dezenas de chatbotsLaboratório Horizonte: inventário de TI e IA na sombra (empresa fictícia de estudo)Área Gestão de IA: as 8 competências
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