Recursos: modelos, dados e orçamento|INEMA.CLUB-PRO

Aula 5 · 20 min

IA na sombra

A lista oficial do Rafael tem oito ferramentas. A pesquisa interna (22 das 40 pessoas responderam) achou mais quatro: uma extensão que lê e-mails do financeiro, um app que grava visitas a clientes, um chatbot gratuito com a planilha de clientes e um complemento com acesso a todo o Drive. Ninguém agiu por mal. Nesta aula você faz o inventário e decide o que fica.

Começar a aula
Escritório aberto visto de trás: uma pessoa grava com o celular, outra usa uma janela de conversa no notebook, outra trabalha numa planilha colorida.

Nesta aula você vai

  1. 1Perguntar de um jeito que as pessoas respondem
  2. 2Seguir o dado: o que passa, para onde e sob que contrato
  3. 3Decidir manter, trocar ou cortar, sempre com alternativa
  4. 4Uma política de uma página e a pesquisa a cada trimestre

Objetivo: inventariar as ferramentas de IA que a equipe já usa sem a TI saber, com dono, dado que passa e decisão de manter, trocar ou cortar.

01O ciclo do inventário

Não é caça às bruxas: é descobrir o que a equipe precisa e oferecer um jeito seguro. Clique em cada etapa.

Clique em cada bloco do diagrama para ver o que ele faz.

Recomendação do gabarito do laboratório para o F12: não punir; levantar, avaliar cada uma, oferecer alternativa aprovada, publicar política simples e repetir a pesquisa a cada trimestre. Horizonte: empresa fictícia de estudo.

02Do achado à decisão

Quatro passos com o inventário da Horizonte (F12 e F10 no laboratório).

1. Pergunte sem punir

As respostas da Horizonte vieram porque a pesquisa era anônima e perguntava "como você usa tecnologia no trabalho", sem a palavra proibido. Mesmo assim, 18 das 40 pessoas não responderam.

Quem não respondeu é parte do resultado: pode ser o setor que mais usa. Faça uma segunda rodada, conversando com cada líder, antes de dizer que o inventário está completo.

Na Horizonte"Para escrever proposta eu colo a planilha de clientes num chatbot de IA gratuito, na minha conta pessoal. Economiza muito tempo." Vendas, resposta 8. É uma necessidade real, resolvida do jeito errado.

03Modelos para copiar

A pesquisa, o inventário com decisão e a política de uma página. A aba ao lado mostra o inventário da Horizonte.

Pesquisa anônima (4 perguntas)
PESQUISA · Como você usa tecnologia e IA no trabalho? · anônima · <setor>
Ninguém será punido pelo que responder. Queremos saber o que ajuda você,
para oferecer um jeito seguro de continuar.

1. Que ferramentas (apps, sites, extensões, assistentes) você usa no trabalho
   além das oficiais? Para quê?
2. Que informação você coloca ou deixa essas ferramentas lerem?
   (clientes, e-mails, planilhas, fotos, áudios, documentos)
3. Você usa com conta da empresa ou conta pessoal? Gratuita ou paga?
4. Se a ferramenta sumisse amanhã, o que ficaria mais difícil no seu trabalho?
Inventário de IA com decisão
INVENTÁRIO DE IA · <área/empresa> · data <...> · responsável <nome>
Pesquisa: <n> de <total> pessoas responderam · 2ª rodada: <data>

| Ferramenta | Setor / quem usa | Para quê | Dado que passa | Para onde vai / conta | Contrato? Treina com o dado? | Dono | Decisão (manter/trocar/cortar) | Alternativa | Prazo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <...> | <...> | <...> | <...> | <pessoal/empresa, país> | <sim/não> | <nome> | <...> | <...> | <data> |

CRITÉRIO: cortar = dado de cliente ou acesso amplo sem controle
          trocar = necessidade legítima, ferramenta inadequada
          manter = dado de baixo risco + contrato + dono
AÇÕES IMEDIATAS: <acessos a revogar, envios a suspender>
PRÓXIMA PESQUISA: <data, daqui a um trimestre>
Política de uso de IA (1 página)
POLÍTICA DE USO DE IA · <empresa> · versão <...> · dono <nome>

PODE (com as ferramentas aprovadas: <lista>)
- <usar IA para rascunhos de texto sem dado de cliente>
- <...>

NÃO PODE
- Colocar dado de cliente, funcionário ou financeiro em ferramenta não aprovada
  ou em conta pessoal.
- Gravar cliente ou colega sem aviso.
- Dar a uma extensão ou complemento acesso a todos os arquivos.
- <...>

QUER UMA FERRAMENTA NOVA? Peça a <nome/canal>. Resposta em até <n> dias úteis.
ACHOU QUE ERROU? Avise <nome>. Quem avisa não é punido; o que se esconde é.
REVISÃO: a cada trimestre, junto com a pesquisa.
Simulação: exemplo ilustrativo

Inventário de IA · comercial e áreas próximas · out/2026 · Horizonte, empresa fictícia de estudo · responsável: Patrícia com o Rafael · pesquisa: 22 de 40

  1. Chatbot gratuito, conta pessoal · vendas · propostas · planilha de clientes · cortar já; trocar por IA em conta da empresa com contrato, sem a planilha inteira · Patrícia.
  2. GravaReunião · comercial · grava visitas sem aviso · voz e conversa de clientes · cortar a gravação sem aviso; trocar por anotação ou ferramenta aprovada com aviso ao cliente · Patrícia.
  3. MailResumo (extensão) · financeiro · resumo de boletos · e-mails de fornecedores e valores · cortar e avaliar alternativa no e-mail corporativo · Rafael.
  4. PlanilhaGênio (complemento) · financeiro · fórmulas · acesso a todo o Drive · cortar o acesso já; avaliar opção com acesso só à planilha · Rafael.
  5. Resumo diário (serviço gratuito) · atendimento · conversas completas com CPF e endereço, fora do Brasil, sem contrato · suspender e trocar por fornecedor com contrato e anonimização · Juliana e Rafael.

2ª rodada com os líderes dos setores: até 31/10. Próxima pesquisa: janeiro de 2027.

04Prática

O inventário da Horizonte para treinar; o da sua equipe para valer.

1 · O inventário da Horizonte

30 min

Abra o inventário de TI do laboratório e leia as 22 respostas. Ache as ferramentas que não estão na lista oficial. Abra também o resumo de atendimento e confira se ele está no inventário. Preencha o modelo, decida cada linha e escreva a política de uma página da Horizonte.

Pronto quando: o inventário tem as 5 ferramentas (as 4 da pesquisa e o resumo diário), cada uma com setor, dado que passa, destino, dono, decisão e prazo; toda decisão de cortar tem alternativa; a política tem as quatro partes (pode, não pode, a quem pedir, achou que errou) e a data da próxima pesquisa.

2 · A pesquisa da sua equipe

30 min + 1 semana

Mande a pesquisa anônima para a sua equipe (ou área), dizendo antes que ninguém será punido. Espere uma semana, converse com quem não respondeu e monte o inventário. Leve as decisões de cortar à TI com a alternativa já pensada.

Pronto quando: a pesquisa foi enviada a toda a equipe, você sabe quantos responderam, fez a segunda rodada com quem não respondeu, e o inventário tem cada ferramenta com dado, destino, dono, decisão e prazo, mais a política de uma página publicada ou enviada para aprovação.

Peças do laboratório: inventário de TI e pesquisa interna (F12) e resumo de atendimento (F10).

05Teste rápido

4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.

Pergunta 1 de 4

A pesquisa revelou que um vendedor cola a planilha de clientes num chatbot gratuito. Qual a melhor reação?

06Resumo

Perguntar sem punirPesquisa anônima, concreta, e conta de quem não respondeu.
Seguir o dadoO que entra, para onde vai, contrato e uso para treino.
Cortar com alternativaManter, trocar ou cortar, com dono, data e motivo.
Política de uma páginaPode, não pode, a quem pedir. Pesquisa de novo a cada trimestre.

Para ir além

Laboratório Horizonte: inventário de TI e pesquisa interna (F12, empresa fictícia de estudo)Laboratório Horizonte: o resumo de atendimento (F10)Profissional 2030 Base: confiar no que a IA constrói (LGPD e para onde o dado vai)
Aula anteriorPróxima aula