Recursos: modelos, datos y presupuesto|INEMA.CLUB-PRO

Clase 5 · 20 min

IA en la sombra

La lista oficial de Rafael tiene ocho herramientas. La encuesta interna (22 de las 40 personas respondieron) encontró cuatro más: una extensión que lee correos del área financiera, una app que graba visitas a clientes, un chatbot gratuito con la hoja de cálculo de clientes y un complemento con acceso a todo el Drive. Nadie actuó con mala intención. En esta clase haces el inventario y decides qué se queda.

Empezar la clase
Oficina abierta vista desde atrás: una persona graba con el celular, otra usa una ventana de chat en la laptop, otra trabaja en una hoja de cálculo de colores.

En esta clase vas a

  1. 1Preguntar de una forma que las personas respondan
  2. 2Seguir el dato: qué pasa, hacia dónde y bajo qué contrato
  3. 3Decidir mantener, cambiar o cortar, siempre con alternativa
  4. 4Una política de una página y la encuesta cada trimestre

Objetivo: hacer el inventario de las herramientas de IA que el equipo ya usa sin que TI lo sepa, con responsable, dato que pasa y decisión de mantener, cambiar o cortar.

01El ciclo del inventario

No es una caza de brujas: es descubrir qué necesita el equipo y ofrecer una forma segura. Haz clic en cada etapa.

Haz clic en cada bloque del diagrama para ver qué hace.

Recomendación de la plantilla de respuestas del laboratorio para el F12: no castigar; hacer el inventario, evaluar cada herramienta, ofrecer una alternativa aprobada, publicar una política simple y repetir la encuesta cada trimestre. Horizonte: empresa ficticia de estudio.

02Del hallazgo a la decisión

Cuatro pasos con el inventario de Horizonte (F12 y F10 en el laboratorio).

1. Pregunta sin castigar

Las respuestas de Horizonte llegaron porque la encuesta era anónima y preguntaba "cómo usas la tecnología en el trabajo", sin la palabra prohibido. Aun así, 18 de las 40 personas no respondieron.

Quien no respondió es parte del resultado: puede ser el sector que más la usa. Haz una segunda ronda, conversando con cada líder, antes de decir que el inventario está completo.

En Horizonte"Para escribir propuestas pego la planilla de clientes en un chatbot de IA gratuito, en mi cuenta personal. Ahorra mucho tiempo." Ventas, respuesta 8. Es una necesidad real, resuelta de la forma equivocada.

03Modelos para copiar

La encuesta, el inventario con decisión y la política de una página. La pestaña de al lado muestra el inventario de Horizonte.

Encuesta anónima (4 preguntas)
ENCUESTA · ¿Cómo usas la tecnología y la IA en el trabajo? · anónima · <sector>
Nadie será castigado por lo que responda. Queremos saber qué te ayuda,
para ofrecerte una forma segura de seguir.

1. ¿Qué herramientas (apps, sitios, extensiones, asistentes) usas en el trabajo
   además de las oficiales? ¿Para qué?
2. ¿Qué información pones o dejas que esas herramientas lean?
   (clientes, correos, planillas, fotos, audios, documentos)
3. ¿La usas con cuenta de la empresa o cuenta personal? ¿Gratuita o de pago?
4. Si la herramienta desapareciera mañana, ¿qué sería más difícil en tu trabajo?
Inventario de IA con decisión
INVENTARIO DE IA · <área/empresa> · fecha <...> · responsable <nombre>
Encuesta: respondieron <n> de <total> personas · 2ª ronda: <fecha>

| Herramienta | Sector / quién la usa | Para qué | Dato que pasa | A dónde va / cuenta | ¿Contrato? ¿Entrena con el dato? | Dueño | Decisión (mantener/cambiar/cortar) | Alternativa | Plazo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <...> | <...> | <...> | <...> | <personal/empresa, país> | <sí/no> | <nombre> | <...> | <...> | <fecha> |

CRITERIO: cortar = dato de cliente o acceso amplio sin control
          cambiar = necesidad legítima, herramienta inadecuada
          mantener = dato de bajo riesgo + contrato + dueño
ACCIONES INMEDIATAS: <accesos a revocar, envíos a suspender>
PRÓXIMA ENCUESTA: <fecha, dentro de un trimestre>
Política de uso de IA (1 página)
POLÍTICA DE USO DE IA · <empresa> · versión <...> · dueño <nombre>

SE PUEDE (con las herramientas aprobadas: <lista>)
- <usar IA para borradores de texto sin datos de clientes>
- <...>

NO SE PUEDE
- Poner datos de clientes, empleados o financieros en una herramienta no aprobada
  o en una cuenta personal.
- Grabar a un cliente o a un colega sin aviso.
- Dar a una extensión o complemento acceso a todos los archivos.
- <...>

¿QUIERES UNA HERRAMIENTA NUEVA? Pídela a <nombre/canal>. Respuesta en hasta <n> días hábiles.
¿CREES QUE TE EQUIVOCASTE? Avisa a <nombre>. Quien avisa no es castigado; lo que se esconde, sí.
REVISIÓN: cada trimestre, junto con la encuesta.
Simulación: ejemplo ilustrativo

Inventario de IA · comercial y áreas cercanas · oct/2026 · Horizonte, empresa ficticia de estudio · responsable: Patrícia con Rafael · encuesta: 22 de 40

  1. Chatbot gratuito, cuenta personal · ventas · propuestas · planilla de clientes · cortar ya; cambiar por IA en cuenta de la empresa con contrato, sin la planilla completa · Patrícia.
  2. GravaReunião · comercial · graba visitas sin aviso · voz y conversación de clientes · cortar la grabación sin aviso; cambiar por notas manuales o una herramienta aprobada con aviso al cliente · Patrícia.
  3. MailResumo (extensión) · finanzas · resumen de boletas · correos de proveedores y valores · cortar y evaluar una alternativa en el correo corporativo · Rafael.
  4. PlanilhaGênio (complemento) · finanzas · fórmulas · acceso a todo el Drive · cortar el acceso ya; evaluar una opción con acceso solo a la planilla · Rafael.
  5. Resumen diario (servicio gratuito) · atención · conversaciones completas con CPF y dirección, fuera de Brasil, sin contrato · suspender y cambiar por un proveedor con contrato y anonimización · Juliana y Rafael.

2ª ronda con los líderes de los sectores: hasta el 31/10. Próxima encuesta: enero de 2027.

04Práctica

El inventario de Horizonte para practicar; el de tu equipo para que valga.

1 · El inventario de Horizonte

30 min

Abre el inventario de TI del laboratorio y lee las 22 respuestas. Encuentra las herramientas que no están en la lista oficial. Abre también el resumen de atención y verifica si está en el inventario. Completa el modelo, decide cada línea y escribe la política de una página de Horizonte.

Listo cuando: el inventario tiene las 5 herramientas (las 4 de la encuesta y el resumen diario), cada una con sector, dato que pasa, destino, dueño, decisión y plazo; toda decisión de cortar tiene alternativa; la política tiene las cuatro partes (se puede, no se puede, a quién pedir, creí que me equivoqué) y la fecha de la próxima encuesta.

2 · La encuesta de tu equipo

30 min + 1 semana

Envía la encuesta anónima a tu equipo (o área), diciendo antes que nadie será castigado. Espera una semana, habla con quienes no respondieron y arma el inventario. Lleva las decisiones de cortar a TI con la alternativa ya pensada.

Listo cuando: la encuesta se envió a todo el equipo, sabes cuántos respondieron, hiciste la segunda ronda con quienes no respondieron, y el inventario tiene cada herramienta con dato, destino, dueño, decisión y plazo, además de la política de una página publicada o enviada para aprobación.

Piezas del laboratorio: inventario de TI y encuesta interna (F12) y resumen de atención (F10).

05Prueba rápida

4 preguntas. La explicación aparece después de tu intento.

Pregunta 1 de 4

La encuesta reveló que un vendedor pega la planilla de clientes en un chatbot gratuito. ¿Cuál es la mejor reacción?

06Resumen

Preguntar sin castigarEncuesta anónima, concreta, y cuenta de quienes no respondieron.
Seguir el datoQué entra, a dónde va, contrato y uso para entrenamiento.
Cortar con alternativaMantener, cambiar o cortar, con dueño, fecha y motivo.
Política de una páginaSe puede, no se puede, a quién pedir. Se vuelve a encuestar cada trimestre.

Para ir más allá

Laboratorio Horizonte: inventario de TI y encuesta interna (F12, empresa ficticia de estudio)Laboratorio Horizonte: el resumen de atención (F10)Profissional 2030 Base: confiar en lo que construye la IA (LGPD y a dónde va el dato)
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