Agentes: contratar, delegar y supervisar|INEMA.CLUB-PRO

Clase 4 · 20 min

Niveles de autorización: verde, amarillo, rojo

Toda empresa tiene niveles de autorización para las personas: hasta cuánto descuento da el vendedor, desde qué monto firma el gerente. En Horizonte, la Hora recibió autorización infinita: cualquier descuento, cualquier valor, sin registro. En esta clase decides, acción por acción, qué hace el agente solo, qué prepara para que tú apruebes y qué pasa a otra persona sin tocarlo.

Empezar la clase
Por encima del hombro de un gestor: un monitor con un panel dividido en tres zonas, verde, ámbar y roja; un celular sobre la mesa.

En esta clase vas a

  1. 1Dar nivel de autorización por acción, no por agente
  2. 2Decidir el color según el riesgo: valor, reversión, efecto fuera de la empresa
  3. 3Atar la aprobación al contenido exacto y a un plazo
  4. 4Exigir registro de cada acción y un botón de apagado

Objetivo: decidir, acción por acción, qué hace el agente solo, qué prepara para que tú apruebes y qué pasa a otra persona, con aprobador y registro.

01Tres colores, cinco niveles

Cada acción del agente cae en un color. El color sale del riesgo, no de la simpatía por el agente. Haz clic en cada franja.

Haz clic en cada bloque del diagrama para ver qué hace.

Niveles 0 a 4 del método Gestoria (INEMA). El nivel general del agente es solo un resumen: quien manda es el color de cada acción. Valores de Horizonte: política ficticia de estudio.

02Cuatro reglas del nivel de autorización

Corrigen tres fallas del laboratorio: F5 (descuento sin tope), F7 (sin registro ni aprobación por encima de R$ 5 mil) y F9 (correo que envía y borra sin aprobación).

1. Por acción, según el riesgo

Para cada acción, pregunta: ¿cuánto cuesta si sale mal? ¿se puede deshacer a bajo costo? ¿sale de la empresa (cliente, proveedor, banco)? ¿toca datos personales? Tres respuestas tranquilas: verde. Alguna pesada: amarillo. Irreversible o caro: rojo.

Regla sin excepción: nada irreversible en el verde, por más rutinario que parezca.

F5 corregida (política ficticia)Descuento hasta el 5%: verde. Del 5% al 10%: amarillo, Patrícia aprueba. Por encima del 10%: rojo, Hora no lo ofrece; Patrícia se lo lleva a Carlos si quiere.

03Modelo para copiar: matriz de autorización

Una línea por acción. Pégala en una hoja de cálculo o documento; la pestaña de al lado muestra la de Hora ya completada.

Matriz acción × riesgo × aprobación × responsable
MATRIZ DE AUTORIZACIÓN · <agente> · versión <1.0> · responsable: <nombre> · revisión: <fecha>

| Acción (verbo + objeto) | Herramienta y modo | Riesgo si sale mal | Color y nivel | Condición / límite | Aprobación (quién · sobre qué · plazo) | Responsable | Reversión | Registro |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <responder duda de catálogo> | <catálogo · leer> | <bajo> | verde · 3 | <solo catálogo vigente> | no requerida | <nombre> | <mensaje de corrección> | sí |
| <crear pedido> | <app de pedidos · escribir> | <medio> | verde · 3 | <hasta R$ X, cliente registrado> | no requerida dentro del límite | <nombre> | <cancelar antes de la preparación> | sí |
| <crear pedido por encima del límite> | <app · borrador> | <alto> | amarillo · 2 | <por encima de R$ X> | <nombre> · pedido exacto · <plazo> | <nombre> | <no preparar> | sí |
| <conceder descuento> | <app · escribir> | <margen> | verde hasta <a%> · amarillo hasta <b%> · rojo por encima | <por tramo> | <nombre> | <nombre> | <refacturar> | sí |
| <acción irreversible> | <...> | <alto> | rojo · 0-1 | nunca por el agente | <nombre> decide y ejecuta | <nombre> | - | sí |

BOTÓN DE APAGADO: quién <nombres> · cómo <dónde hacer clic> · quién asume <nombre> · probado el <fecha>
REGLA: nada irreversible en el verde. Si cambió el contenido, nueva aprobación.
TRABAS FUERA DEL TEXTO (pedir a TI): <límites que la herramienta impone por sí sola>
Prompt · buscar la acción olvidada
Eres auditor de procesos. Abajo están la ficha de puesto y la matriz de
autorización de un agente de IA. No reescribas nada: señala riesgos.

1. Lista las acciones que sus herramientas permiten y que no están en la matriz.
2. Señala cualquier acción en el verde que no se deshaga barato.
3. Señala aprobaciones sin plazo o sin decir sobre qué.
4. Indica si alguna persona aprueba su propio trabajo (quien registra no aprueba).

Ficha de puesto:
"""<pega>"""
Matriz:
"""<pega>"""
Simulación: ejemplo ilustrativo

Hora · matriz v1.0 · Horizonte, empresa ficticia de estudio · responsable: Patrícia

  • Responder dudas de catálogo y entrega · verde · reversión: mensaje de corrección.
  • Consultar el registro del cliente de la conversación · verde, solo lectura · nunca de otro cliente.
  • Crear pedido de hasta R$ 5 mil, cliente registrado, precio de lista · verde (empieza en amarillo en la integración) · reversión: cancelar antes de la separación.
  • Descuento · hasta 5% verde · 5% a 10% amarillo (Patrícia, al momento) · más de 10% rojo (la Hora no lo ofrece; lo pasa a Patrícia, y solo Carlos aprueba).
  • Pedido de más de R$ 5 mil · amarillo · Patrícia aprueba el pedido exacto en hasta 2 h hábiles.
  • Registrar cliente nuevo · rojo · Juliana verifica el CNPJ.
  • Marcar pedido como pagado · rojo · solo finanzas, en el ERP.
  • Enviar correo por el asistente · amarillo · borrar correo · rojo.

Registro en toda acción. Botón de apagado: Patrícia o Rafael; Juliana asume.

04Práctica

La matriz de Hora corrige dos fallas del laboratorio; la tuya vale para tu agente.

1 · La matriz de Hora

30 min

Abre la configuración de Hora en el laboratorio y lista todo lo que sus herramientas permiten. Arma la matriz con el modelo, una línea por acción. Después pasa las conversaciones c-201, c-202 y c-203 por la matriz y escribe, para cada una, qué habría pasado. Bono: las líneas del asistente de correo.

Listo cuando: la matriz tiene al menos 8 acciones, ninguna irreversible en el verde, descuento en tres tramos con números, la línea de pedido por encima de R$ 5 mil con aprobador y plazo, registro en todas las líneas, el botón de apagado con nombres, y las tres conversaciones pasadas por la matriz.

2 · La matriz de tu agente

30 min

Haz la matriz del agente de tu ficha de puesto. Pide a la persona de TI (o al proveedor) la lista de todo lo que sus herramientas pueden hacer, no solo lo que tú pretendes usar. Ejecuta el prompt de la acción olvidada y decide cada punto que señale.

Listo cuando: la matriz está guardada con todas las acciones que las herramientas permiten, cada una con color, aprobador, responsable y reversión, y sabes decir quién presiona el botón de apagado y quién asume el trabajo.

Piezas del laboratorio: agente de WhatsApp (F5, F7) y asistente de correo (F9).

05Prueba rápida

5 preguntas. La explicación aparece después de tu intento.

Pregunta 1 de 5

Cancelar un pedido que el agente consideró duplicado es rápido y pasa toda semana. ¿En qué color queda?

06Resumen

Color por acciónVerde hace y registra, amarillo prepara para aprobar, rojo pasa a otra persona.
El riesgo decideValor, reversión, efecto fuera de la empresa, dato personal. Nada irreversible en verde.
Aprobación exactaContenido, versión y plazo. Si cambió, se aprueba de nuevo.
Registro y apagadoAcceso propio y mínimo, toda acción registrada, botón probado.

Para ir más allá

Laboratorio Horizonte: configuración de Hora (empresa ficticia de estudio)Laboratorio Horizonte: asistente de correo (F9)Super-Agentes en la práctica: hasta dónde puede llegar el agente
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