Pessoas: liderar a equipe híbrida|INEMA.CLUB-PRO

Aula 2 · 18 min

O que fica com as pessoas

A Hora entrou e ninguém disse o que mudava para a Juliana. Ela descobriu sozinha: as perguntas fáceis sumiram da fila dela, as difíceis ficaram. Dividir o trabalho é decisão de gestão, tomada antes, tarefa por tarefa, com o motivo escrito. Nesta aula você decide o que fica com a pessoa, o que vai para o agente e o que os dois fazem juntos.

Começar a aula
Dois colegas organizam bilhetes adesivos coloridos, em branco, em três colunas num quadro de vidro da sala de reunião.

Nesta aula você vai

  1. 1Listar as tarefas como a pessoa trabalha de verdade
  2. 2As quatro perguntas que decidem a coluna
  3. 3Desenhar o "os dois juntos": quem prepara, quem decide
  4. 4Decidir para onde vai o tempo que sobra, sem prometer economia

Objetivo: decidir, tarefa por tarefa, o que fica com a pessoa, o que vai para o agente e o que os dois fazem juntos, com o motivo escrito.

01Uma tarefa, quatro perguntas

Cada tarefa passa pelas perguntas na ordem. A primeira que responde "sim" decide a coluna. Clique em cada degrau.

Clique em cada bloco do diagrama para ver o que ele faz.

Ordem das perguntas: recomendação INEMA. Os exemplos de saúde, jurídico e contábil são da área Gestão de IA (§02). Valores da Horizonte: política fictícia de estudo.

02Da lista à matriz

Quatro passos. A matriz da equipe da Patrícia é o treino; a da sua equipe é a que vale.

1. Liste como se trabalha

A descrição do cargo diz "atendimento ao cliente". O dia da pessoa tem vinte tarefas diferentes, algumas que ninguém sabe que ela faz. Liste com ela, olhando uma semana real.

Para cada tarefa, anote quem faz hoje e com que frequência. É essa lista, e não o organograma, que a matriz divide.

Na Horizonte (empresa fictícia de estudo)A Juliana listou 9 tarefas; três a Patrícia nem conhecia, como redigitar na planilha de controle os pedidos que o app de pedidos já registra.

03Modelo para copiar: matriz tarefa × pessoa × agente

Uma linha por tarefa. Cole numa planilha. A aba ao lado mostra a da equipe da Patrícia.

Matriz tarefa × pessoa × agente
MATRIZ DE DIVISÃO · equipe <nome> · versão <1.0> · <data> · responsável: <nome>
Legenda: P = fica com a pessoa · 2 = os dois (agente prepara, pessoa decide) · A = agente · S = some

| Tarefa (verbo + objeto) | Quem faz hoje | Frequência | Pergunta que decidiu | Coluna | No "2": o agente entrega... / quem decide · prazo | O que muda para a pessoa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| <redigitar pedido na planilha> | <nome> | <diária> | some? sim: o sistema já registra | S | - | <deixa de fazer> |
| <cliente irritado com atraso> | <nome> | <semanal> | relação | P | - | <continua; ganha tempo para isso> |
| <aprovar desconto acima de X%> | <nome> | <...> | alguém responde | 2 | <pedido com histórico> / <nome> · <prazo> | <decide com pacote pronto> |
| <dúvida de catálogo> | <nome> | <dezenas por dia> | regra e volume | A | - | <sai da fila dela> |

PARA ONDE VAI O TEMPO LIBERADO (decidido, não prometido):
<nome>: <tarefa nova ou ampliada> · combinado com a pessoa em <data>
REGRA: nenhuma tarefa de aprovar, assinar ou cadastrar na coluna A.
Prompt · revisar a matriz
Você revisa a divisão de trabalho entre pessoas e agentes de IA de uma
equipe. Não reescreva a matriz e não decida: aponte riscos.

1. Liste tarefas na coluna A (agente) que envolvem aprovar, assinar,
   cadastrar, dinheiro ou dado pessoal.
2. Liste tarefas na coluna 2 (os dois) sem nome de quem decide ou sem prazo.
3. Aponte tarefas que parecem existir só por hábito (candidatas a S).
4. Aponte qualquer frase que soe como promessa sobre emprego ou cargo.

Responda em tópicos, citando a linha.

Matriz:
"""<cole aqui>"""
Simulação: exemplo ilustrativo

Matriz de divisão · comercial · v1.0 · Horizonte, empresa fictícia de estudo · responsável: Patrícia

  • Redigitar na planilha os pedidos do app · Juliana · S (o app já registra).
  • Dúvida de catálogo e prazo de entrega · Juliana · A (Hora), com amostra semanal.
  • Pedido de cliente cadastrado até R$ 5 mil · vendedores · A (Hora), preço de tabela.
  • Desconto de 5% a 10% · 2 · Hora prepara com histórico / Patrícia aprova na hora.
  • Pedido acima de R$ 5 mil · 2 · Hora prepara / Patrícia aprova em até 2 h úteis.
  • Cadastro de cliente novo · 2 · Hora coleta dados e CNPJ / Juliana confere e cadastra.
  • Proposta para cliente grande · 2 · rascunho em IA da empresa, sem a planilha inteira / vendedor revisa e envia.
  • Cliente irritado com atraso · P · Juliana.
  • Visita e negociação com cliente grande · P · vendedores e Patrícia.
  • Formar o júnior que entra em novembro · P · Sandra (aula 4).

Tempo liberado: Juliana passa a conferir cadastros e a fila de exceções com a Patrícia (combinado em 22/10). Vendedores: mais visitas.

04Prática

Divida o trabalho da equipe da Patrícia; depois a da sua equipe, com ela.

1 · A matriz da equipe da Patrícia

25 min

Use a configuração da Hora e a pesquisa interna do laboratório para listar o trabalho da equipe comercial (Juliana, vendedores, Patrícia). Passe cada tarefa pelas quatro perguntas e preencha a matriz. Rode o prompt de revisão e corrija o que fizer sentido.

Pronto quando: a matriz tem pelo menos 10 tarefas, usa as quatro colunas (S, P, 2 e A), cada linha tem o motivo, toda tarefa "2" tem quem decide e prazo, nenhuma tarefa de aprovar, assinar ou cadastrar está na coluna A, e o destino do tempo da Juliana está escrito.

2 · A matriz da sua equipe

40 min

Escolha uma pessoa da sua equipe e liste com ela as tarefas de uma semana real. Monte a matriz. Mostre a ela e anote o que ela corrigiu.

Pronto quando: a matriz tem pelo menos 8 tarefas com coluna e motivo, foi lida pela pessoa, há pelo menos uma mudança feita por causa do que ela disse, e o destino do tempo liberado foi combinado com ela, não prometido.

Peças do laboratório: agente de WhatsApp (a Hora) e pesquisa interna.

05Teste rápido

4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.

Pergunta 1 de 4

Cadastro de cliente novo, na Horizonte. Em que coluna?

06Resumo

Lista do diaTarefas como a pessoa trabalha, listadas com ela.
Quatro perguntasSome? Relação? Alguém responde? Regra e volume?
Os doisO agente prepara; uma pessoa com nome decide, com prazo.
Tempo decididoCapacidade liberada tem destino combinado, não promessa.

Para ir além

Área Gestão de IA: a tese (contábil, jurídico, saúde)G2 · Processos: processo não é sagradoG3 · Agentes: a alçada de cada ação
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