Processos: processo não é sagrado|INEMA.CLUB-PRO

Aula 7 · 15 min

Processo com versão

Na Horizonte, o processo muda quando alguém reclama alto: um susto criou a conferência de todos os pedidos, e ninguém escreveu quando nem por quê. Software não muda assim. Tem número de versão, registro de cada mudança e um jeito testado de voltar. Nesta aula você trata o processo do mesmo jeito e registra a passagem da versão 1.0 para a 2.0.

Começar a aula
Numa sala de reunião, uma tela mostra dois diagramas de blocos coloridos lado a lado, o da esquerda mais longo; uma mulher segura uma folha com um quadrado de marcar e a equipe escuta.

Nesta aula você vai

  1. 1Dar número de versão ao processo
  2. 2Transformar reclamação em proposta, não em mudança
  3. 3Promover aos poucos, com aprovação de quem responde
  4. 4Escrever antes o gatilho e o caminho de volta

Objetivo: registrar a mudança v1 → v2 do processo com motivo, evidência, aprovador, implantação em fases e o jeito de voltar, como se faz com software.

01O ciclo de uma versão

Da versão em uso à próxima, com o caminho de volta escrito. Clique em cada etapa.

Clique em cada bloco do diagrama para ver o que ele faz.

Regra 3 do processo agêntico (área Gestão de IA): promover e reverter são etapas, não acidentes. Ciclo do LOOP-R e contrato de mudança do método Gestoria (INEMA).

02Versionar na prática

Quatro regras. A Horizonte é empresa fictícia de estudo; datas e decisões do exemplo também.

1. Número e histórico

Dê número ao processo. Mudança que corta, move ou junta etapa sobe a versão inteira (1.0 para 2.0). Ajuste que não mexe nas etapas, como trocar o prazo de uma resposta, sobe o decimal (2.0 para 2.1).

Mantenha um histórico de uma linha por versão: número, data, o que mudou, por quê, quem aprovou. É o que responde, daqui a seis meses, por que o processo é assim.

Na HorizonteA conferência de todos os pedidos entrou em 14/10 sem registro. No histórico novo, ela aparece como parte da v1.0, com o motivo que a Patrícia lembrou: os descontos indevidos da semana.

03Modelos para copiar: registro de mudança e histórico

O registro acompanha cada mudança; o histórico tem uma linha por versão. As abas mostram a Horizonte.

Registro de mudança (v1 → v2)
REGISTRO DE MUDANÇA · processo: <...> · de v<1.0> para v<2.0> · nº <001>

PROBLEMA OBSERVADO: <o que acontece> · casos de origem: <ids>
HIPÓTESE: se <mudança>, então <indicador> melhora sem piorar <guarda-corpo>
O QUE MUDA: <etapas eliminadas, simplificadas, movidas, juntadas> (folha de redesenho anexa)
PROPOSTO POR: <nome> · APROVA: <nome, diferente de quem propôs>

EVIDÊNCIA
  Linha de base (v<1.0>): <indicadores e valores, período>
  Teste (v<2.0>): <recorte> de <data> a <data>
  Resultado: <valores no mesmo formato> · limitações: <...>

IMPLANTAÇÃO EM FASES
  Fase 1: <recorte> a partir de <data> · aprovada por <nome> em <data>
  Fase 2: <todos os casos> a partir de <data> · aprovada por <nome> em <data>

REVERSÃO
  Gatilho: <indicador> pior que <valor> por <período>, ou <evento do guarda-corpo>
  Quem decide: <nome> · em quanto tempo: <...>
  Como voltar: <passos, quem faz cada um>
  Versão anterior guardada em: <onde>

DECISÃO: [ ] promover  [ ] rejeitar  [ ] esperar mais dados · motivo: <...> · <data>
Histórico de versões do processo
HISTÓRICO · processo: <...> · dono: <nome>

| Versão | Data | O que mudou | Por quê (problema e evidência) | Aprovado por | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.0 | <data> | versão mapeada (como era) | <...> | <nome> | <em uso / guardada> |
| 2.0 | <data> | <...> | <...> | <nome> | <em teste / em uso / revertida> |

Regra: corta, move ou junta etapa = nova versão inteira; ajuste sem mexer nas etapas = decimal.
Prompt · revisar o registro de mudança
Você é auditor de processos. Abaixo está o registro de uma mudança de
processo na minha empresa. Não decida se a mudança é boa. Aponte:

1. Se o problema tem casos de origem ou é só uma impressão.
2. Se a hipótese diz qual indicador melhora e qual não pode piorar.
3. Se quem aprova é diferente de quem propôs.
4. Se o gatilho de reversão tem número e prazo, e se os passos de volta
   dizem quem faz cada um.
5. O que faltaria para alguém, daqui a seis meses, entender esta mudança.

Registro:
"""<cole>"""
Simulação: exemplo ilustrativo

Mudança nº 001 · pedido pelo WhatsApp → nota · v1.0 → v2.0 · Horizonte, empresa fictícia de estudo

  • Problema: pedidos voltam do faturamento por cadastro incompleto e passam por 4 passagens de mão (casos P1 a P5).
  • Hipótese: cortando as passagens de mão, conferindo só exceções e movendo o cadastro para a entrada, o tempo até a nota e a devolução caem, sem nenhum desconto fora da política.
  • Proposto por: Patrícia · aprova: Carlos.
  • Evidência: linha de base de quatro semanas contadas no app e no ERP antes da mudança; teste na fase 1, por duas semanas.
  • Fases: 1) clientes cadastrados com pedido até R$ 5 mil; 2) todos os pedidos.
  • Reversão: devolução acima da linha de base por duas semanas seguidas, ou um pedido com desconto fora da política. A Patrícia decide em um dia útil. Passos: a Juliana volta a copiar para a planilha e a imprimir; o Rafael desliga a passagem automática ao ERP; o financeiro volta a digitar. A v1.0 está guardada na pasta do processo.

04Prática

O registro da Horizonte para treinar; o do seu processo para valer.

1 · O registro v1.0 → v2.0 da Horizonte

20 min

Use a folha de redesenho da aula 4, o quadro da aula 5 e as fichas de indicador da aula 6. Preencha o registro de mudança e o histórico sem olhar as abas. Rode o prompt de revisão e corrija o que ele apontar.

Pronto quando: o registro tem problema com casos de origem, hipótese com indicador e guarda-corpo, aprovador diferente de quem propôs, 2 fases com recorte, 2 gatilhos de reversão com número e prazo, e os passos de volta com quem faz cada um; o histórico tem as linhas 1.0 e 2.0.

2 · O registro do seu processo

30 min

Faça o registro da mudança da versão atual do seu processo para a redesenhada, e o histórico. Combine com quem aprova antes de começar a fase 1.

Pronto quando: o registro está completo, com a linha de base da aula 6 como evidência de partida, o aprovador combinado por escrito, a data da fase 1 e a versão atual guardada num lugar que outra pessoa consegue achar.

05Teste rápido

4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.

Pergunta 1 de 4

Um cliente importante reclamou de um atraso. O dono quer criar uma nova conferência já. O que o processo com versão pede?

06Resumo

Número e históricoEtapa mudou, versão inteira; ajuste, decimal. Uma linha por versão.
Proposta antes de mudançaCaso de origem, hipótese, teste contra a linha de base.
Fases e aprovaçãoRecorte primeiro; aprova quem responde, nunca quem propôs.
Volta escrita antesGatilho com número, passos com nome, versão anterior guardada.

Para ir além

LOOP-R: guia do loop de melhoria com registro e botão de voltarLOOP-R: curso para donos e gestoresÁrea Gestão de IA: regra 3, promover e reverter são etapas
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