Procesos: el proceso no es sagrado|INEMA.CLUB-PRO

Clase 7 · 15 min

Proceso con versión

En Horizonte, el proceso cambia cuando alguien reclama fuerte: un susto creó la revisión de todos los pedidos, y nadie escribió cuándo ni por qué. El software no cambia así. Tiene número de versión, registro de cada cambio y una forma probada de volver atrás. En esta clase tratas el proceso del mismo modo y registras el paso de la versión 1.0 a la 2.0.

Comenzar la clase
En una sala de reuniones, una pantalla muestra dos diagramas de bloques de colores lado a lado, el de la izquierda más largo; una mujer sostiene una hoja con un cuadrado para marcar y el equipo escucha.

En esta clase vas a

  1. 1Darle número de versión al proceso
  2. 2Convertir la queja en propuesta, no en cambio
  3. 3Promover de a poco, con la aprobación de quien responde
  4. 4Escribir antes el disparador y el camino de vuelta

Objetivo: registrar el cambio v1 → v2 del proceso con motivo, evidencia, aprobador, implantación en fases y la forma de volver, como se hace con el software.

01El ciclo de una versión

De la versión en uso a la siguiente, con el camino de vuelta escrito. Haz clic en cada etapa.

Haz clic en cada bloque del diagrama para ver qué hace.

Regla 3 del proceso agéntico (área Gestión de IA): promover y revertir son etapas, no accidentes. Ciclo del LOOP-R y contrato de cambio del método Gestoria (INEMA).

02Versionar en la práctica

Cuatro reglas. Horizonte es una empresa ficticia de estudio; las fechas y decisiones del ejemplo también.

1. Número e historial

Ponle número al proceso. Un cambio que corta, mueve o junta una etapa sube la versión entera (1.0 a 2.0). Un ajuste que no toca las etapas, como cambiar el plazo de una respuesta, sube el decimal (2.0 a 2.1).

Mantén un historial de una línea por versión: número, fecha, qué cambió, por qué, quién aprobó. Es lo que responde, dentro de seis meses, por qué el proceso es como es.

En HorizonteLa revisión de todos los pedidos entró el 14/10 sin registro. En el historial nuevo, aparece como parte de la v1.0, con el motivo que Patrícia recordó: los descuentos indebidos de la semana.

03Modelos para copiar: registro de cambio e historial

El registro acompaña cada cambio; el historial tiene una línea por versión. Las pestañas muestran a Horizonte.

Registro de cambio (v1 → v2)
REGISTRO DE CAMBIO · proceso: <...> · de v<1.0> a v<2.0> · nº <001>

PROBLEMA OBSERVADO: <qué pasa> · casos de origen: <ids>
HIPÓTESIS: si <cambio>, entonces <indicador> mejora sin empeorar <barandilla>
QUÉ CAMBIA: <etapas eliminadas, simplificadas, movidas, juntadas> (hoja de rediseño adjunta)
PROPUESTO POR: <nombre> · APRUEBA: <nombre, distinto de quien propuso>

EVIDENCIA
  Línea de base (v<1.0>): <indicadores y valores, período>
  Prueba (v<2.0>): <alcance> del <fecha> al <fecha>
  Resultado: <valores en el mismo formato> · limitaciones: <...>

IMPLANTACIÓN POR FASES
  Fase 1: <alcance> a partir del <fecha> · aprobada por <nombre> el <fecha>
  Fase 2: <todos los casos> a partir del <fecha> · aprobada por <nombre> el <fecha>

REVERSIÓN
  Gatillo: <indicador> peor que <valor> por <período>, o <evento de la barandilla>
  Quién decide: <nombre> · en cuánto tiempo: <...>
  Cómo volver: <pasos, quién hace cada uno>
  Versión anterior guardada en: <dónde>

DECISIÓN: [ ] promover  [ ] rechazar  [ ] esperar más datos · motivo: <...> · <fecha>
Historial de versiones del proceso
HISTORIAL · proceso: <...> · dueño: <nombre>

| Versión | Fecha | Qué cambió | Por qué (problema y evidencia) | Aprobado por | Situación |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.0 | <fecha> | versión mapeada (como era) | <...> | <nombre> | <en uso / guardada> |
| 2.0 | <fecha> | <...> | <...> | <nombre> | <en prueba / en uso / revertida> |

Regla: corta, mueve o junta una etapa = nueva versión entera; ajuste sin tocar las etapas = decimal.
Prompt · revisar el registro de cambio
Eres auditor de procesos. Abajo está el registro de un cambio de
proceso en mi empresa. No decidas si el cambio es bueno. Señala:

1. Si el problema tiene casos de origen o es solo una impresión.
2. Si la hipótesis dice qué indicador mejora y cuál no puede empeorar.
3. Si quien aprueba es distinto de quien propuso.
4. Si el gatillo de reversión tiene número y plazo, y si los pasos de vuelta
   dicen quién hace cada uno.
5. Qué faltaría para que alguien, dentro de seis meses, entienda este cambio.

Registro:
"""<pega>"""
Simulación: ejemplo ilustrativo

Cambio nº 001 · pedido por WhatsApp → factura · v1.0 → v2.0 · Horizonte, empresa ficticia de estudio

  • Problema: los pedidos vuelven de facturación por registro incompleto y pasan por 4 traspasos de manos (casos P1 a P5).
  • Hipótesis: cortando los traspasos de manos, revisando solo las excepciones y moviendo el registro a la entrada, el tiempo hasta la factura y la devolución bajan, sin ningún descuento fuera de la política.
  • Propuesto por: Patrícia · aprueba: Carlos.
  • Evidencia: línea de base de cuatro semanas contadas en la app y en el ERP antes del cambio; prueba en la fase 1, por dos semanas.
  • Fases: 1) clientes registrados con pedido de hasta R$ 5 mil; 2) todos los pedidos.
  • Reversión: devolución por encima de la línea de base por dos semanas seguidas, o un pedido con descuento fuera de la política. Patrícia decide en un día hábil. Pasos: Juliana vuelve a copiar a la planilla y a imprimir; Rafael desactiva el traspaso automático al ERP; finanzas vuelve a digitar. La v1.0 está guardada en la carpeta del proceso.

04Práctica

El registro de Horizonte para practicar; el de tu proceso para valer.

1 · El registro v1.0 → v2.0 de Horizonte

20 min

Usa la hoja de rediseño de la clase 4, el cuadro de la clase 5 y las fichas de indicador de la clase 6. Completa el registro de cambio y el historial sin mirar las pestañas. Corre el prompt de revisión y corrige lo que señale.

Listo cuando: el registro tiene problema con casos de origen, hipótesis con indicador y barandilla, aprobador distinto de quien propuso, 2 fases con alcance, 2 gatillos de reversión con número y plazo, y los pasos de vuelta con quién hace cada uno; el historial tiene las líneas 1.0 y 2.0.

2 · El registro de tu proceso

30 min

Haz el registro del cambio de la versión actual de tu proceso a la rediseñada, y el historial. Acuérdalo con quien aprueba antes de empezar la fase 1.

Listo cuando: el registro está completo, con la línea de base de la clase 6 como evidencia de partida, el aprobador acordado por escrito, la fecha de la fase 1 y la versión actual guardada en un lugar que otra persona pueda encontrar.

05Prueba rápida

4 preguntas. La explicación aparece después de tu intento.

Pregunta 1 de 4

Un cliente importante se quejó de un retraso. El dueño quiere crear una nueva revisión ya. ¿Qué pide el proceso con versión?

06Resumen

Número e historialCambió un paso, versión entera; ajuste, decimal. Una línea por versión.
Propuesta antes del cambioCaso de origen, hipótesis, prueba contra la línea de base.
Fases y aprobaciónPrimero el alcance; aprueba quien responde, nunca quien propuso.
La vuelta escrita antesGatillo con número, pasos con nombre, versión anterior guardada.

Para ir más allá

LOOP-R: guía del ciclo de mejora con registro y botón de volverLOOP-R: curso para dueños y gestoresÁrea Gestión de IA: regla 3, promover y revertir son pasos
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