Aula 4 · 20 min
Com o mapa na mão, a tentação é escolher a etapa mais demorada e colocar um agente nela. Antes disso vêm três verbos, nesta ordem: eliminar o que não precisa existir, simplificar o que precisa mas está grande demais e redesenhar o que está no lugar errado. Nesta aula você desmonta o processo da Horizonte e conversa com o Carlos, que queria pular tudo isso.
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Objetivo: desmontar o processo antes de automatizar: cortar, simplificar e mover etapas, com o motivo de cada mudança escrito.
Cada degrau usa o mapa da aula 3. Automatizar vem por último. Clique em cada degrau.
Competência 2 da área Gestão de IA (INEMA): esse processo ainda deveria existir? Eliminar, simplificar, redesenhar, e só então automatizar.
De 13 etapas (v1.0) para 8 (v2.0). Empresa fictícia de estudo; a política de desconto é a mesma do curso de agentes.
Comece pelas etapas H e P da folha de etiquetas. Para cada uma, pergunte: quem usava o que essa etapa produzia? Toda etapa cortada alimentava alguém, nem que fosse um relatório de sexta-feira.
Corte só quando essa pessoa tiver outra fonte. Senão, o hábito volta escondido: alguém recria a planilha por conta própria na semana seguinte.
A planilha do comercial (etapa 3) alimentava o relatório de metas da Patrícia; o relatório passa a sair do app. O papel (6), o aviso (9) e o e-mail (10) somem quando estoque e financeiro veem o pedido na tela; a redigitação (11), quando o pedido passa do app ao ERP sozinho.
Conferência de tudo nasce de um susto e fica para sempre. Em duas semanas, quem aprova cem coisas por dia aprova sem ler, e a conferência vira carimbo.
Troque por duas coisas: as exceções que a regra já define, conferidas uma a uma, e uma amostra pequena dos casos comuns, olhada toda semana para ver se a regra continua certa.
A Patrícia deixa de conferir 170 pedidos por semana. Vê só os descontos entre 5% e 10% e os pedidos acima de R$ 5 mil (política fictícia), mais 10 pedidos comuns sorteados toda segunda.
O erro mais caro é o descoberto tarde. Se uma regra pode ser conferida logo que o caso chega, conferi-la no fim só garante retrabalho: o caso já andou, e volta.
Mova a verificação para onde o erro nasce, e junte as etapas que só eram separadas porque eram de pessoas diferentes.
Pedido só entra no app com cliente de cadastro completo. Cliente novo vai antes para a Juliana cadastrar. O caso P3, que voltou do financeiro e levou 75 horas, deixa de existir desse jeito.
A versão redesenhada tem menos etapas e cada uma com motivo. Agora sim vale perguntar quem faz cada uma, e a resposta vem na próxima aula.
Algumas etapas não mudam de dono: a aprovação acima do valor da política, a nota fiscal e as decisões de julgamento. Elas ficam menores e mais bem informadas, não automáticas.
v2.0: pedido no WhatsApp → montado no app só com cadastro completo → política aplicada, exceções para a Patrícia → estoque vê na tela → separa e dá baixa → pedido vai ao ERP sem redigitar → nota → nota ao cliente.
Conversa simulada para treinar. O dono quer colocar a agente no processo do jeito que está; você conduz o redesenho. O comentário aparece logo depois de cada resposta.
Escolha a sua resposta. O comentário aparece logo depois e a conversa segue conforme a escolha.
Uma linha por etapa da v1. Toda mudança tem verbo, motivo e quem dependia dela. As abas mostram a Horizonte.
FOLHA DE REDESENHO · processo: <de onde até onde> · de v<1.0> para v<2.0> Dono: <nome> · Feita por: <nome> · Data: <dd/mm/aaaa> · Base: mapa v<1.0> Verbos: ELIMINAR · SIMPLIFICAR · MOVER · JUNTAR · MANTER | # v1 | Etapa | Verbo | Motivo | Quem usava o resultado e de onde vai tirar agora | Risco do corte | Como saber se fez falta | |---|---|---|---|---|---|---| | <1> | <...> | <verbo> | <...> | <nome · nova fonte> | <...> | <sinal que você vai olhar> | VERSÃO REDESENHADA (v<2.0>) | # v2 | Etapa | Quem faz (provisório; decide-se na aula 5) | Veio de (# v1) | |---|---|---|---| | 1 | <...> | <...> | <...> | CONTAGEM: v1 = <n> etapas · v2 = <n> etapas · eliminadas <n> · simplificadas <n> · movidas <n> O QUE FICA COM GENTE (exigência, julgamento, exceção): <lista>
Você é gerente de operações e vai revisar o redesenho de um processo da minha empresa. Não aprove nem reprove. Para cada etapa ELIMINADA ou MOVIDA: 1. Diga quem provavelmente usava o resultado dela e se a folha deu a essa pessoa outra fonte. 2. Aponte um risco que o corte pode criar e que a folha não cita. 3. Sugira o sinal que mostraria, nas primeiras duas semanas, que o corte fez falta. No fim, diga se alguma exigência real (lei, contrato, aprovação de valor, nota fiscal) foi cortada por engano. Mapa v1: """<cole>""" Folha de redesenho: """<cole>"""
Pedido pelo WhatsApp → nota · v1.0 → v2.0 · Horizonte, empresa fictícia de estudo
| # v1 | Etapa | Verbo | Motivo e nova fonte |
|---|---|---|---|
| 3 | Copiar para a planilha | eliminar | hábito; o relatório de metas sai do app |
| 4 | Conferir preço de todos | simplificar | só exceções da política + 10 sorteados por semana |
| 6 | Imprimir e levar ao estoque | eliminar | passagem de mão; o estoque vê o pedido na tela |
| 9 | Avisar que separou | eliminar | passagem de mão; a baixa no app avisa |
| 10 | E-mail ao financeiro | eliminar | passagem de mão; o pedido vai ao ERP |
| 11 | Redigitar no ERP | eliminar | só existia porque app e ERP não se falam (como ligar: aula 5) |
| 12 | Conferir cadastro e emitir a nota | mover | a conferência de cadastro vai para a entrada (cliente novo passa pela Juliana antes); a emissão da nota fica |
| 4 e 5 | Conferência simplificada e aprovação acima de R$ 5 mil | juntar | viram uma fila só de exceções da Patrícia |
| 1, 2, 7, 8, 13 | Responder, montar, conferir estoque, separar, mandar a nota | manter | exigência (cliente, estoque, nota) |
v1 = 13 etapas · v2 = 8 etapas: 5 eliminadas, a 4 e a 5 juntadas numa fila só, e uma passagem automática do app ao ERP no lugar da redigitação.
Quem faz cada etapa ainda é provisório: é a aula 5. Escrever a alçada da agente ação por ação é o curso G3.
A conversa e a folha da Horizonte para treinar; a do seu processo para valer.
Faça a simulação até o fim. Se não chegar ao placar máximo, recomece. Depois escreva, para cada uma das cinco falas, em uma linha, por que a resposta de nota 2 é melhor que a de nota 1.
Pronto quando: você fez 10 de 10 pontos e tem as 5 linhas escritas, uma por fala.
Use o mapa que você fez na aula 3 e a folha de etiquetas da aula 1. Preencha a folha de redesenho das 13 etapas sem olhar a aba e só depois compare. Rode o prompt do que pode quebrar.
Pronto quando: as 13 etapas têm verbo e motivo, cada etapa eliminada tem quem usava o resultado e a nova fonte, a v2 tem entre 7 e 9 etapas, e a aprovação acima de R$ 5 mil e a nota fiscal continuam lá.
Faça a folha de redesenho do seu processo a partir do mapa da aula 3. Mostre a versão nova a quem executa as etapas eliminadas e pergunte o que elas perderiam. Ajuste a folha com as respostas.
Pronto quando: a folha tem todas as etapas da v1 com verbo e motivo, pelo menos 2 etapas cortadas ou movidas com motivo e nova fonte, a contagem v1 × v2, a lista do que fica com gente e o nome de quem você consultou.
4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.
Pergunta 1 de 4
Qual é a ordem certa do redesenho?
Pergunta 2 de 4
Você vai eliminar a cópia do pedido para a planilha. O que precisa fazer antes?
Pergunta 3 de 4
A gerente confere o preço de todos os pedidos desde um susto com descontos. Qual é a simplificação?
Pergunta 4 de 4
O pedido de cliente sem CNPJ só é descoberto no faturamento, depois da separação. Qual verbo resolve?
Escolha uma alternativa. A explicação aparece depois da sua tentativa.