Procesos: el proceso no es sagrado|INEMA.CLUB-PRO

Clase 2 · 15 min

Elegir el primer proceso

Carlos quiere al agente en finanzas, de la facturación al cobro; un vendedor ya pega la planilla de clientes en un chatbot personal; el resumen de atención corre solo a las 18 h. Cada uno empezó por un lado, y nadie eligió. En esta clase comparas los candidatos por valor, viabilidad y riesgo, eliges uno, escribes por qué no los otros y defines el alcance.

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Tres gestores alrededor de una mesa organizan tarjetas de colores en blanco en una cuadrícula de dos por dos; una persona señala una tarjeta.

En esta clase vas a

  1. 1Tres preguntas que sacan de la lista lo que no vale el esfuerzo
  2. 2Dar nota de valor, viabilidad y riesgo sin corazonadas
  3. 3Por qué un proceso a la vez
  4. 4Escribir la elección, el alcance y lo que queda para después

Objetivo: priorizar procesos por valor, viabilidad y riesgo en una matriz y justificar por escrito el elegido y lo que queda fuera.

01Del montón de ideas al primer proceso

Cinco pasos, de la lista a la elección escrita. Haz clic en cada uno.

Haz clic en cada bloque del diagrama para ver qué hace.

Criterios del módulo 1 del método Gestoria (INEMA) y del Arquitecto de Trabajo con IA.

02Cómo elegir

Cuatro pasos. Las notas de Horizonte (empresa ficticia de estudio) están en el modelo al lado.

1. Lista y filtro

Empieza por la lista y pasa las tres preguntas. Un proceso que ocurre una vez al mes, con una sola persona, rara vez compensa el trabajo de mapear, medir y rediseñar.

Pon en la lista también lo que ya fue automatizado sin que nadie lo decidiera. Una herramienta de IA que alguien activó por su cuenta es un proceso rediseñado a escondidas, con un riesgo que nadie midió.

En HorizonteCinco candidatos: pedido por WhatsApp hasta la factura; cobro de boletos vencidos (por donde Carlos quiere empezar en finanzas); resumen diario de atención; propuesta para cliente grande (el vendedor usa un chatbot personal); compra de reposición con proveedores.

03Modelo para copiar: matriz de priorización

Cinco filas, tres notas, un motivo por nota. La pestaña de al lado muestra la matriz de Horizonte.

Matriz valor × viabilidad × riesgo
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN · área: <...> · quién la llenó: <nombre> · fecha: <dd/mm/aaaa>

FILTRO (los tres deben ser "sí")
  ¿se repite por lo menos cada semana? · ¿más de 2 personas o más de 10 etapas?
  ¿cuando se atrasa o se equivoca, cuesta dinero o clientes?

NOTAS de 1 a 5, cada una con una frase de motivo
  Valor (V): volumen, tiempo de personas, retrabajo, cliente esperando
  Viabilidad (B): dueño, reglas escritas, datos en un sistema que se puede leer
  Riesgo (R): dinero, datos personales, cliente, irreversible (5 = daño grande)
  SUMA = V + B + (6 - R)

| Proceso (de dónde hasta dónde) | V | motivo | B | motivo | R | motivo | Suma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <...> | <1-5> | <...> | <1-5> | <...> | <1-5> | <...> | <...> |

ELEGIDO: <proceso>
  Por qué este: <frase>
  Por qué no el segundo: <frase>
  Por qué no el que pidió el jefe (si es otro): <frase>
ALCANCE DEL PILOTO: entran <casos> · quedan fuera al comienzo <casos>
COLA: <proceso> · motivo de no ser ahora · qué debe cambiar para subir
Prompt · abogado del diablo de la elección
Eres un gestor experimentado y escéptico. Abajo está la matriz que usé para
elegir el primer proceso que voy a rediseñar con IA en mi área.
No elijas por mí. Haz el papel de quien discrepa:

1. Señala notas cuyo motivo no sostiene el número dado.
2. Di qué riesgo puedo haber subestimado en cada proceso.
3. Da el mejor argumento a favor del segundo lugar.
4. Di si el alcance deja fuera algo que debería estar dentro.

Matriz:
"""<pega la matriz>"""
Simulación: ejemplo ilustrativo

Comercial y operación · Patrícia · Horizonte, empresa ficticia de estudio · notas ficticias

ProcesoVBRSuma
Pedido por WhatsApp hasta la factura54312
Compra de reposición con proveedores33210
Resumen diario de atención2448
Propuesta para cliente grande3348
Cobro de boletos vencidos4257
  • Pedido → factura: cerca de 170 pedidos por semana, retrabajo en la facturación (V 5); app y ERP existen y la política de descuento está escrita (B 4); toca precio, pero la factura todavía pasa por personas (R 3).
  • Resumen diario: envía conversaciones con datos personales a un servicio fuera del país sin contrato (R 4). Antes de mejorarlo, necesita corrección.
  • Propuesta: hoy usa la planilla de clientes en un chatbot personal, fuera del inventario (R 4).

Elegido: pedido → factura. No la reposición: menos volumen y menos clientes esperando. No el cobro: sin línea de base y con el mayor riesgo; sube cuando la facturación esté medida.

04Práctica

La matriz de Horizonte para calibrar las notas; la tuya para valer.

1 · La matriz de Horizonte

20 min

Abre el inventario de TI y la pieza del resumen de atención en el laboratorio. Rehaz la matriz de los cinco procesos con tus notas, sin copiar las de la pestaña. Donde tu nota difiera en 2 puntos o más, escribe el argumento. Ejecuta el prompt del abogado del diablo.

Listo cuando: los 5 procesos tienen las tres notas, cada nota con una frase de motivo, la suma calculada, el elegido con las tres frases de justificación (incluyendo por qué no el cobro) y el alcance con al menos 2 exclusiones.

2 · La matriz de tu área

40 min

Haz la lista de los procesos de tu área que pasan el filtro, incluyendo los que alguien ya automatizó sin ponerse de acuerdo. Elige 5 y llena la matriz. Muéstrala a una persona que trabaje en ellos y ajusta las notas que cuestione con buen motivo.

Listo cuando: la matriz tiene 5 procesos con principio y fin en el nombre, 15 notas con motivo, el elegido justificado en 3 frases, el alcance del piloto y la cola con el motivo de cada uno para no ser ahora.

Piezas del laboratorio: inventario de TI y resumen de atención (empresa ficticia de estudio).

05Prueba rápida

4 preguntas. La explicación aparece después de tu intento.

Pregunta 1 de 4

El dueño quiere empezar por el cobro, que tiene un valor alto. La matriz dio suma 7 para él y 12 para el pedido. ¿Qué haces?

06Resumen

Filtro antes de la matrizSe repite cada semana, involucra a varias personas, cuesta cuando se equivoca.
Nota con motivoValor, viabilidad y riesgo invertido. Sin una frase, es adivinar.
Uno a la vezEl segundo empieza cuando el primero tiene línea de base, versión y dueño.
Elección escritaPor qué este, por qué no los otros, el alcance y la cola.

Para ir más allá

Arquitecto de Trabajo con IA: diez procesos críticos, no decenas de chatbotsLaboratorio Horizonte: inventario de TI e IA en la sombra (empresa ficticia de estudio)Área Gestión de IA: las 8 competencias
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