Procesos: el proceso no es sagrado|INEMA.CLUB-PRO

Clase 5 · 20 min

Quién hace cada etapa

Después del rediseño, quedan ocho etapas en Horizonte. La pregunta ahora no es "¿dónde pongo el agente?", sino: ¿quién hace cada una? Una persona, una regla simple en el sistema, un agente, una integración o alguien (o algo) operando la pantalla. Cada respuesta tiene un costo, un riesgo y un mantenimiento diferentes. En esta clase decides etapa por etapa, con el motivo escrito.

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Un profesional de TI con lentes y la gerente comercial discuten frente a dos monitores con bloques de flujo en cuatro colores; al fondo, un almacenista lee el código de una caja.

En esta clase vas a

  1. 1Lo que queda con personas, y por qué
  2. 2Cuándo basta una regla simple y un agente sería exagerado
  3. 3Dónde un agente vale lo que cuesta
  4. 4Cómo entra la automatización en un sistema, en el orden correcto

Objetivo: decidir, etapa por etapa, si queda con una persona, automatización simple, agente, integración por API o Computer Use, con el motivo de cada elección.

01Cinco ejecutores posibles

Baja la escalera solo cuando el nivel de arriba no resuelva. Haz clic en cada nivel.

El gestor decide el ejecutor y el motivo. Construir la integración es tarea de TI o del proveedor.

Orden de las opciones para entrar en un sistema: puerta de servicio o conector, flujo con conector, automatización de pantalla, Computer Use (Copilot + Agentes para Empresas, INEMA). Cada nivel hacia abajo es más frágil y más caro de mantener.

02Decidir etapa por etapa

Cuatro preguntas, en orden. Los ejemplos usan la versión 2.0 de Horizonte (empresa ficticia de estudio).

1. ¿Es juicio?

Aplica la prueba de la clase 3: dos personas bien entrenadas, con la misma información, ¿darían siempre la misma respuesta? Si no, la decisión queda con una persona, con nombre. El sistema o el agente prepara la información; la persona decide.

La exigencia también se queda: la factura, la aprobación de monto que la política le da a alguien, el alta de un cliente nuevo.

En HorizonteDescuento entre 5% y 10%: decide Patrícia. Cliente nuevo: Juliana verifica el CNPJ y lo da de alta. Falta de producto: Juliana acuerda con el cliente si se entrega parcial o espera.

03Modelos para copiar: cuadro de ejecutores y pedido a TI

El cuadro dice quién hace cada etapa y por qué. El pedido a TI lleva las preguntas correctas para las etapas de integración. Las pestañas muestran a Horizonte.

Cuadro etapa × ejecutor × motivo
CUADRO DE EJECUTORES · proceso: <...> · versión <2.0> · dueño: <nombre> · fecha: <...>

Ejecutores: PERSONA · AUTOMATIZACIÓN SIMPLE · AGENTE · INTEGRACIÓN (API/conector) · PANTALLA (automatización de pantalla / Computer Use)

| # | Etapa | Ejecutor | Motivo (¿juicio? ¿regla fija? ¿texto libre? ¿sistema sin puerta?) | Persona responsable | Si falla, quién lo percibe y cómo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | <...> | <...> | <...> | <nombre> | <...> |

CONTEO: persona <n> · automatización simple <n> · agente <n> · integración <n> · pantalla <n>
ETAPAS QUE DEPENDEN DE RESPUESTA DE TI O DEL PROVEEDOR: <# y pregunta>
LO QUE NO VA A AGENTE, AUNQUE PUDIERA: <etapa · motivo>
Pedido a TI: cómo entrar en un sistema
PEDIDO A TI / PROVEEDOR · etapa: <...> · de <sistema A> a <sistema B>
Quién pide: <nombre> · Fecha: <...> · Respuesta hasta: <fecha>

1. ¿El <sistema B> tiene puerta de servicio (API) o conector listo para esta operación?
2. Si no: ¿la pantalla usada en esta operación cambia con frecuencia? ¿Cuándo cambió por última vez?
3. ¿Quién mantiene la integración cuando se rompa? ¿En cuánto tiempo?
4. ¿Cuánto cuesta por mes y por ejecución (incluidos los intentos que fallan)?
5. ¿Qué pasa con el caso si la integración falla a la mitad? ¿A quién se avisa?
6. ¿Qué registro queda de cada operación (quién, cuándo, qué, valor)?
7. ¿La integración usa un acceso propio, con solo los permisos de esta operación?

DECISIÓN (la completa el gestor): <API · conector · automatización de pantalla · Computer Use · sigue con persona> · motivo: <...>
Prompt · revisar el cuadro
Eres consultor de operaciones. Abajo está el cuadro en el que decidí quién
ejecuta cada etapa de un proceso rediseñado. No cambies nada; señala:

1. Etapas entregadas a un agente que parecen regla fija (bastaría una
   automatización simple).
2. Etapas de juicio o de exigencia legal entregadas a sistema o agente.
3. Etapas "por pantalla" que quizá tengan puerta de servicio (pregunta por hacer).
4. Etapas sin persona responsable o sin decir quién percibe la falla.

Cuadro:
"""<pega el cuadro>"""
Simulación: ejemplo ilustrativo

Pedido por WhatsApp → factura · v2.0 · Horizonte, empresa ficticia de estudio

#EtapaEjecutorMotivo
1Responder al clienteagente (Hora); Juliana asume lo que ella no sabetexto libre, cada conversación es diferente
2Armar el pedido solo con registro completoel agente arma; regla de la app revisa el registro; cliente nuevo: persona (Juliana)armar es leer la lista; registro completo es regla; cliente nuevo es exigencia
3Política y cola de excepcionesautomatización simple + persona (Patrícia; sobre 10%, Carlos)el rango es regla fija; dar o no el descuento es juicio
4Revisar disponibilidadpersona, con el pedido en pantallamanda el stock físico
5Separar y dar de bajapersona; la baja avisa solatrabajo físico; el aviso es regla
6Llevar el pedido al ERPintegración por API, si existe; si no, automatización de pantalla con registrode sistema a sistema; depende de la respuesta del proveedor
7Revisar y emitir la facturapersona (finanzas)exigencia fiscal
8Enviar la factura al clienteautomatización simple, en la conversaciónregla fija, siempre igual

Conteo: agente en 2 etapas, automatización simple en 4, integración o pantalla en 1, persona decidiendo o ejecutando en 6. Ninguna etapa es "el agente lo hace todo".

04Práctica

El cuadro de la versión 2.0 de Horizonte; después el de tu proceso.

1 · El cuadro de Horizonte

20 min

Toma la versión 2.0 que hiciste en la clase 4 y completa el cuadro de ejecutores sin mirar la pestaña. Para la etapa que lleva el pedido al ERP, completa también el pedido a TI. Ejecuta el prompt de revisión.

Listo cuando: todas las etapas de la v2 tienen ejecutor y motivo en una frase, al menos 3 etapas quedan con persona con el porqué (juicio o exigencia), ninguna etapa de regla fija fue dada a un agente sin motivo, y el pedido a TI tiene las 7 preguntas.

2 · El cuadro de tu proceso

40 min

Haz el cuadro de la versión rediseñada de tu proceso. Para cada etapa de integración o de pantalla, envía el pedido a TI o al proveedor, con fecha para la respuesta.

Listo cuando: el cuadro cubre todas las etapas de tu v2, cada una con ejecutor, motivo, persona responsable y quién percibe la falla, y los pedidos a TI fueron enviados con fecha de respuesta.

Pieza del laboratorio: inventario de TI, con los sistemas de Horizonte (empresa ficticia de estudio).

05Prueba rápida

5 preguntas. La explicación aparece después de tu intento.

Pregunta 1 de 5

"Pedido sobre R$ 5 mil va a la gerente" es siempre igual y el valor está en la app. ¿Quién aplica esta regla?

06Resumen

Juicio y exigenciaSe quedan con una persona, que recibe la información lista.
Regla fijaAutomatización simple: barata, predecible, fácil de revisar.
Texto libre y varios pasosAgente, con nivel de autorización escrito y responsable.
Entrar al sistemaPuerta de servicio, conector, pantalla. Computer Use al final, con confirmación.

Para ir más allá

Copilot + Agentes para Empresas: cuando el sistema no tiene puertaArquitecto de Trabajo con IA: regla o juicioAgentes: contratar, delegar y supervisar (G3)
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