DICA 2 · Implantar, Capacitar e Acompanhar|INEMA.CLUB-PRO

Aula 6 · 17 min

Acompanhar: check-in de 20 minutos, 5 indicadores, 3 alertas

Sem número, numa semana ruim a impressão da dona vira "não está funcionando". Com número, você mostra o que mudou desde a linha de base. O acompanhamento é um ritual curto e fixo: 20 minutos na mesma hora, cinco números, um ajuste e uma página de relatório. E três sinais que pedem visita, não desconto.

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Reunião curta numa mesa pequena de clínica: três pessoas olham uma folha com um gráfico de barras simples.

Nesta aula você vai

  1. 1A pauta fixa de 20 minutos
  2. 2Cinco indicadores com o número de antes
  3. 3O relatório de uma página, sempre igual
  4. 4Os 3 alertas e a cadência que diminui

Objetivo: conduzir o check-in de 20 minutos, medir 5 indicadores contra a linha de base e reagir aos 3 alertas.

01O ciclo da semana

Mesma hora, mesma pauta, toda semana. Clique em cada etapa.

Clique em cada bloco do diagrama para ver o que ele faz.

Ritual curto e fixo segura a clínica mais que reunião longa quando algo quebra.

02Os 5 indicadores da recepção

Cinco, não trinta. Coletados em poucos minutos pela campeã, conferidos por você. Sem meta pronta: a comparação é com o número de antes.

1. Respostas

Quantas mensagens o assistente preparou ou respondeu. Mostra se ele está sendo usado.

Sozinho engana: muito volume com muita edição não é ganho.

03Os 3 alertas vermelhos

Qualquer um pede visita, regra prática do consultor: de preferência presencial, em até dois dias, gratuita.

1. Campeã sumiu

Cancelou dois check-ins seguidos, parou de preencher o registro ou não responde mensagem, mesmo dizendo que está tudo bem.

Muitas vezes é sobrecarga ou saída à vista: volte à folha de papéis.

04A cadência que diminui

O acompanhamento afrouxa quando a clínica amadurece. Prazos como regra prática, ajustados a cada caso.

1. Começo

Nas primeiras semanas, check-in toda semana: a clínica ainda está insegura e o playbook ainda está mudando.

05Modelos para copiar

Pauta, planilha e relatório. A aba ao lado mostra 4 semanas simuladas da Vila Serena, com números inventados para o exercício.

Pauta do check-in de 20 min
CHECK-IN · <empresa> · <dia> às <hora> (fixo) · semana <n>

0–5 · NÚMEROS
Os 5 indicadores ao lado da linha de base. Eu leio, a campeã confirma.

5–15 · DÚVIDAS E AJUSTES
Registro de dúvidas da semana. Ajuste feito na hora, de tela aberta.
Mudança no playbook: v<de> → v<para> · motivo: <...>

15–20 · PRÓXIMA SEMANA
1 melhoria proposta: <...>
1 risco para olhar: <...>
Alerta vermelho? <não | qual e reação>
Próximo check-in: <data e hora>

Depois: resumo em 3 linhas para a dona.
Planilha dos 5 indicadores
INDICADORES · <empresa>
Linha de base medida em <período>, por <quem>, assim: <como contou>

| Indicador                     | Antes | Sem 1 | Sem 2 | Sem 3 | Sem 4 | Como medir           |
|-------------------------------|-------|-------|-------|-------|-------|----------------------|
| Respostas por dia (média)     |       |       |       |       |       | registro do assistente|
| Tempo até 1ª resposta (min)   |       |       |       |       |       | registro do assistente|
| Contatos sem retorno no dia   |       |       |       |       |       | contagem da campeã    |
| Marcações vindas do assistente|       |       |       |       |       | agenda + registro     |
| Horas da recepção liberadas   |       |       |       |       |       | estimativa da campeã  |
Relatório semanal de 1 página
RELATÓRIO SEMANAL · <empresa> · semana <n> · <data>

NÚMEROS (antes → esta semana)
- Respostas por dia: <a> → <b>
- Tempo até 1ª resposta: <a> → <b> min
- Contatos sem retorno no dia: <a> → <b>
- Marcações vindas do assistente: <b>
- Horas da recepção liberadas (estimativa): <b>

FEITO ESTA SEMANA
- <ajuste> (playbook v<n>)

PRÓXIMA SEMANA
- <1 melhoria> · <1 risco para olhar>

FASE: <1 | 2 | 3> · alerta vermelho: <não | qual>
Simulação: exemplo ilustrativo
Números inventados para o exercício.

                         Antes  S1   S2   S3   S4
Contatos sem retorno/dia   12    9    7    8    5
Tempo até 1ª resp. (min)   95   60   40   45   30
Marcações do assistente     -    6   11    9   14

Conta à mostra (S4 contra a linha de base):
sem retorno: 12 − 5 = 7 a menos por dia
tempo: 95 − 30 = 65 min mais rápido

S3: subiu de 7 para 8 sem retorno → visto no
check-in: feriado local fora da lista de dúvidas
→ ajuste no playbook v1.3. Não é alerta: tem
explicação e voltou a cair em S4.

06Prática

Use os números inventados da Vila Serena ou os do negócio que você atende.

1 · Pauta e linha de base

30 min

Adapte a pauta de 20 minutos e preencha a coluna "Antes" da planilha com os 5 indicadores e o jeito de medir cada um.

Pronto quando: a pauta tem os 3 blocos com minutos e dia e hora fixos, e os 5 indicadores têm valor de antes, quem mede e como mede.

2 · Quatro relatórios simulados

40 min

Escreva 4 relatórios semanais de uma página, um por semana simulada. Em uma das semanas, ponha um dos 3 alertas e escreva a reação.

Pronto quando: os 4 relatórios têm o mesmo formato, os 5 números ao lado da linha de base, 1 coisa feita e 1 próxima; na semana com alerta, a reação está escrita (visita, escuta, plano de 2 semanas) e nenhum relatório oferece desconto.

07Teste rápido

4 perguntas. A explicação aparece depois da sua tentativa.

Pergunta 1 de 4

Por que cada indicador precisa do valor de antes?

08Resumo

Ritual fixo20 minutos, mesmo dia e hora: números, dúvidas e ajustes, próxima semana.
5 númerosSempre ao lado da linha de base; tendência acima do número da semana.
3 alertasCampeã sumida, número caindo sem explicação e "vou pensar": visita e escuta, não desconto.
CadênciaSemanal, quinzenal, mensal; em crise, volta a semanal.

Para ir além

Profissional 2030 · Consultor: medir de verdade em 30, 60 e 90 diasGestão de IA · Governança: os indicadores do agenteVendas com IA 4: entregar, acompanhar e o plano de 30 dias
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