Módulo 6 — Resumo Automático de Reunião¶

Versão: 1.0 — maio/2026 Categoria: P1 — Módulo de Produtividade Interna Pré-requisitos AIOS: stack canônica + sistema de gravação/transcrição (Otter, Fireflies, Read.ai, ou Whisper local).

O que faz¶

Recebe transcrição ou áudio bruto de reunião e produz ata estruturada com:

Resumo executivo (3-5 frases).
Decisões tomadas (lista numerada).
Ações com responsável e prazo (formato acionável).
Riscos e bloqueios identificados.
Próximos passos com prazo.
Trechos-chave (citações relevantes).

Distribui a ata por e-mail, WhatsApp do grupo, ou registro em CRM/PM (Pipedrive, Trello, Asana).

Aplica padrão Parallelization (sectioning) — 4 chamadas Sonnet em paralelo, cada uma cobrindo uma seção da ata, com agregação final.

Quando usar¶

Equipe interna do cliente PME tem ≥ 3 reuniões/semana com duração média ≥ 30 min.
Equipe gasta ≥ 2 h/semana escrevendo ata manualmente (e a maioria das atas fica incompleta).
Decisões e ações se perdem entre reuniões (sintoma: "a gente já tinha falado sobre isso").
Cliente PME tem rotina formal de kickoff, weekly, 1:1, reunião com cliente externo.
Uso interno (não externo) — agente trabalha em dado da própria empresa, baixo risco.
Verticais ideais: qualquer PME com gestão semi-profissionalizada (consultoria, agência, escritório técnico, software house pequena, time de vendas de qualquer setor).

Quando NÃO usar¶

Reuniões muito curtas (< 15 min) ou muito esporádicas (< 2/semana). ROI inviável.
Reunião com dado clínico/financeiro/jurídico sensível sem cuidado adicional de LGPD. Antes, fase P precisa endereçar.
Cliente PME não grava reuniões e não vai começar. Sem áudio, sem módulo.
Reunião em ambiente com áudio péssimo (chão de fábrica, restaurante barulhento). Transcrição inviável.

Resultado esperado¶

Métrica	Baseline típico	Após 90 dias	Após 180 dias
Tempo gasto em ata/reunião	25–45 min	3–8 min (revisão)	2–6 min
% reuniões com ata completa	30–60%	90–100%	95–100%
% ações com responsável + prazo claros	40–70%	85–95%	90–98%
Tempo champion produzindo ata semanal	4–8 h	30 min–1 h	15-45 min
Reuniões "redundantes" (re-discutir o que já foi decidido)	1–3/semana	0,3-1/semana	< 0,5/semana

Payback típico: 1,5 a 3 meses (custo baixíssimo, ganho de produtividade alto).

Stack utilizada¶

Sistema de transcrição — Otter.ai, Fireflies, Read.ai (planos comerciais com PT-BR a partir de US$ 8-20/mês por usuário), OU Whisper local (gratuito mas exige setup).
n8n — recebe webhook do sistema de transcrição (ou arquivo de upload), dispara 4 chamadas Sonnet em paralelo, agrega.
Claude Sonnet 4.6 com prompt caching — caching crítico aqui: transcrição longa cacheada barateia chamadas paralelas.
Supabase — armazena atas para busca histórica e RAG sobre "o que decidimos sobre X?".
Saída: e-mail (SendGrid, AWS SES), WhatsApp (Cloud API), CRM/PM via API.

Arquitetura¶

   Reunião acontece → gravação automática (Otter/Fireflies)
        │
        ▼
   Sistema de transcrição entrega .txt + metadados via webhook
        │
        ▼
═══════════════════════════════════════════════════
  Workflow "resumo-reuniao" no n8n
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  Entrada: transcrição + participantes + tipo de reunião
        │
        ▼
  Cache a transcrição no Claude (prompt caching)
        │
        ▼
  ╔════════════════════════════════════════╗
  ║ 4 chamadas Sonnet EM PARALELO          ║
  ║                                        ║
  ║  P1: extrair decisões                  ║
  ║  P2: extrair ações (resp + prazo)      ║
  ║  P3: extrair riscos/bloqueios          ║
  ║  P4: extrair próximos passos           ║
  ╚════════════════════════════════════════╝
        │
        ▼
  Agregação (Haiku): compor ata estruturada
  + resumo executivo de 3-5 frases
        │
        ▼
  GATE HITL: opcionalmente, champion revisa antes
  de distribuir (default: distribui direto, nível 4)
        │
        ▼
  Distribuir:
  ├── E-mail aos participantes
  ├── Mensagem ao grupo WhatsApp interno
  ├── Card no Trello/Asana com ações
  └── Registro no Supabase (RAG futuro)
═══════════════════════════════════════════════════

Nível HITL recomendado¶

Nível 4 desde o início (uso interno, baixo risco) — ata é gerada e distribuída automaticamente, com auditoria semanal pelo champion.

Exceções que devem subir para nível 2 (co-piloto): - Reunião com cliente externo cujo conteúdo vai ser repassado a ele. - Reunião com C-level discutindo decisão sensível (estratégia, demissão, fusão). - Reunião com dados pessoais relevantes (entrevista de candidato, conversa com cliente VIP).

A definição "esta reunião é HITL 2 ou 4" é feita no momento do agendamento (tag na sala de reunião).

Custo operacional estimado (R$/mês)¶

Time pequeno — 12 reuniões/semana (~50/mês), duração média 35 min:

Item	Mensal
Sistema de transcrição (Otter Business 5 usuários)	R$ 200-400
Claude API (Sonnet com caching agressivo)	R$ 80-150
Envio de e-mail (SendGrid free tier)	R$ 0-30
Rateio infra	R$ 30-80
Total	R$ 310-660

Time médio — 30 reuniões/semana:

Item	Mensal
Transcrição (Otter Team)	R$ 500-900
Claude API com caching	R$ 200-400
Rateio infra	R$ 50-100
Total	R$ 750-1.400

Tempo de implementação¶

Fase	Dias úteis
D	3-5 (mais simples — baseline é tempo de ata e taxa de cobertura)
P	5-8 (definir tipos de reunião, template de ata, lista de canais de distribuição)
I	5-8
A	5-10
Total	18-31 dias úteis

Módulo de menor complexidade entre os P1. Bom segundo módulo para implementador iniciante (depois do Atendimento WhatsApp).

Métricas obrigatórias¶

Tempo gasto em ata por reunião (de 30+ min para < 10 min — revisão apenas).
% reuniões com ata produzida.
% ações com responsável + prazo claros.
Tempo de processamento (transcrição → ata distribuída): alvo < 5 min após fim da reunião.
Taxa de erro detectado na auditoria semanal (ação atribuída a pessoa errada, decisão mal capturada): alvo < 5%.
Custo total mensal.
NPS interno do time sobre a ata.

Erros comuns e como evitar¶

Transcrição com baixa qualidade. Resultado: ata cheia de imprecisões. Corrige: validar qualidade do mic, escolher sistema de transcrição com bom PT-BR (Otter, Fireflies; evitar transcrição de Zoom puro que erra demais).
Não cachear a transcrição. Resultado: 4 chamadas paralelas custam 4x. Corrige: prompt caching obrigatório (Anthropic dá 90% de desconto em cache hit).
Ação sem responsável. Resultado: ata bonita, nada acontece. Corrige: P2 (extrai ações) tem regra explícita "se ação não tem responsável claro, listar com RESPONSAVEL: indefinido" para o champion humano definir.
Resumo executivo genérico. Resultado: ninguém lê. Corrige: prompt do agregador exige resumo com decisões específicas, não "discutiu-se sobre X".
Ata distribuída a quem não estava na reunião. Risco de vazamento. Corrige: lista de distribuição vem dos participantes da reunião, não de listas estáticas.
Reunião sensível indo para nível 4. Risco LGPD/relacional. Corrige: tag explícita no agendamento + default conservador quando há dúvida.
Não revisar amostral semanal. Resultado: agente desvia e ninguém percebe. Corrige: champion revisa 5 atas/semana mínimo.

Variações por vertical¶

Consultoria (uso típico do implementador)¶

Reuniões com cliente: weekly de projeto, status, kickoff.
Tags: cliente externo → HITL 2.
Distribuição: cliente + time interno + Pipedrive.
Templates específicos por tipo (kickoff tem seção "premissas", status tem "marco/meta").

Agência¶

Reuniões: planning semanal, daily, retrospectiva, briefing com cliente.
Distribuição: time interno via Slack + cliente via e-mail (para reuniões externas).

Escritório técnico¶

Reuniões: levantamento técnico (vai pra documento de projeto), revisão de obra/projeto.
Distribuição: time + cliente + sistema de gestão de projetos.

Software house / dev team¶

Reuniões: planning, retro, daily, revisão técnica.
Distribuição: Slack + Linear/Jira (criar issues automaticamente das ações).

Mapeamento para DPIA¶

Fase	Pré-requisitos
D	Baseline: tempo gasto em ata, % reuniões com ata, % ações claras, reuniões redundantes/semana. KPIs assinados. Champion (líder de time ou ops) decidido.
P	Inventário dos tipos de reunião (kickoff, weekly, 1:1, cliente externo). Template de ata por tipo. Lista de distribuição por tipo. Sistema de transcrição escolhido e testado. RIPD sobre dados em reuniões (RH, financeiro, cliente externo).
I	system-prompt.md (4 paralelos + agregador) + playbook.md. Matriz HITL com tags de reunião. Homologação com 10 reuniões reais — comparar ata gerada vs. ata humana.
A	Deploy direto em nível 4 para reuniões internas. Job shadowing 2 semanas: champion revisa todas as atas e calibra. Micro-vídeo "como tagear reunião sensível".

Módulo Resumo de Reunião v1.0 — AIOS Profissional 2027.