Playbook — Agente de Resumo de Reunião — {{NOME_EMPRESA}}¶

Versão: 1.0 — preencher Próxima revisão: {{DATA}} Champion: {{NOME_CHAMPION}} (ops ou lead do time) · {{WHATSAPP_CHAMPION}} Time alvo: {{LISTA_TIME}} Implementador: {{NOME_IMPLEMENTADOR}} · {{WHATSAPP_IMPLEMENTADOR}} Canal de incidente: {{CANAL_INCIDENTE}}

1. Por que este playbook existe¶

Quatro perguntas:

Como configuro a reunião para o agente processar?
O que o agente faz sozinho?
Como reviso e corrijo?
Quando o agente NÃO deve processar?

2. Como configurar uma reunião¶

2.1 Sistema de transcrição¶

Otter.ai (recomendado para PT-BR de qualidade) — convidar notetaker@otter.ai para a sala.
Fireflies (alternativa) — notetaker@fireflies.ai.
Gravação local + upload manual para o n8n via formulário (fallback).

2.2 Tag de sensibilidade¶

No agendamento (Google Calendar / Outlook), adicionar tag no título:

#hitl4 (default — agente distribui automaticamente).
#hitl2 (champion revisa antes de distribuir — uso obrigatório para reuniões abaixo).

Reuniões SEMPRE com #hitl2: - C-level discutindo demissão, fusão, decisão financeira sensível. - 1:1 com feedback delicado. - Reunião com cliente externo cujo conteúdo será repassado a ele. - Entrevista de candidato. - Reunião com dado pessoal sensível.

2.3 Tipo de reunião¶

Tag adicional no título: - #kickoff, #weekly, #1on1, #cliente, #retro, #planning.

Define template específico aplicado pela agregação.

3. O que o agente faz sozinho¶

#	Ação	Nível	Condição
1	Receber transcrição via webhook	4	sempre
2	Extrair decisões, ações, riscos, próximos passos (4 paralelos)	4	sempre
3	Agregar em ata estruturada	4	sempre
4	Distribuir por e-mail aos participantes	4	tag #hitl4
5	Distribuir ao grupo WhatsApp interno	4	tag #hitl4
6	Criar cards no PM (Trello/Asana) para cada ação	4	tag #hitl4
7	Aguardar champion antes de distribuir	2	tag #hitl2
8	Distribuir ata a quem não estava na reunião	nunca	sempre

4. Quando o agente me chama (champion)¶

4.1 Tag #hitl2 detectada¶

Painel n8n mostra: - Ata gerada. - Botões: [Aprovar e distribuir] [Editar antes de distribuir] [Reter (não distribuir)].

Champion revisa em até 1h após o fim da reunião.

4.2 Inconsistência no JSON intermediário¶

Se algum dos 4 paralelos retorna formato inválido ou conteúdo problemático, o agregador alerta o implementador. Reunião fica pendente.

4.3 Transcrição com qualidade ruim¶

Se transcrição tem < 70% de qualidade detectada (muitos [inaudível], frases truncadas), o agente alerta:

"Transcrição com qualidade insuficiente. Ata gerada pode ter falhas. Recomenda-se revisão humana antes de distribuir."

Champion decide se aprova ou pede gravação manual de quem participou.

5. Procedimentos do champion¶

5.1 Auditoria semanal (não-negociável em nível 4)¶

Sexta-feira, abrir 5 atas geradas na semana (sorteio).
Conferir contra a memória dos participantes:
Decisões capturadas corretamente?
Ações com responsável + prazo certos?
Algo crítico não capturado?
Marcar problemas no painel.
Reportar ao implementador na manutenção mensal.

5.2 Reunião #hitl2 — revisão¶

Abrir ata no painel.
Conferir nominação correta (especialmente em conteúdo delicado).
Editar se necessário (campo Markdown editável).
Decidir distribuição:
Distribuir aos participantes apenas.
Distribuir a subgrupo (champion + dono).
Não distribuir (apenas arquivar).

5.3 Ata com [INDEFINIDO]¶

Conferir contexto.
Preencher manualmente o que ficou indefinido (responsável, prazo).
Re-distribuir versão atualizada.

5.4 "A ata diz que decidi X, mas eu não decidi"¶

Avisar implementador no mesmo dia.
Marcar [Erro de decisão] no painel.
Implementador analisa transcrição vs. ata, ajusta prompt ou few-shot.

6. Correção do agente¶

6.1 Decisão capturada errada¶

Ajustar Bloco "Regras" da chamada paralela P1 (Decisões).
Adicionar few-shot do que é decisão vs. sugestão.

6.2 Ação sem responsável claro¶

Reforçar regra P2: ação sem responsável → [INDEFINIDO], não chutar.

6.3 Tom genérico no resumo executivo¶

Reforçar regra do agregador: resumo executivo precisa de decisão específica.

6.4 Distribuição errada (ata foi a quem não devia)¶

Bloqueador crítico. Pausar imediatamente.
Revisar lógica de extração de participantes.
Auditar últimas 30 atas distribuídas.

7. Diário de aprendizado¶

Data	Reunião	Tag	O que aconteceu	Ação	Ajuste

8. Plano de rollback (15 min)¶

n8n: workflow "resumo-reuniao" → Deactivate.
Time volta a escrever ata manualmente (caminho conhecido).
Avisar implementador.
Sem urgência crítica.

9. Métricas do mês¶

Métrica	Baseline (D)	Meta 90d
Tempo médio em ata/reunião (min)		≤ 8
% reuniões com ata produzida		≥ 95%
% ações com resp+prazo claros		≥ 90%
Tempo transcrição→ata (min)	—	≤ 5
Taxa de erro na auditoria	—	< 5%
Reuniões redundantes/semana		< 1
Custo total	—

Exemplo preenchido — Time INEMA.CLUB¶

Versão: 1.0 — uso interno. Champion: Marina Reis (head ops). Time: Nei (curador), Marina (ops), Felipe (dev), Bruna (editorial). Implementador: Felipe Saito.

Diário (extrato)¶

Data	Reunião	Tag	Aconteceu	Ação	Ajuste
03/jul	Weekly programa	#hitl4	Ata perfeita	OK	—
09/jul	1:1 Nei x Marina	#hitl2	Conversa sobre carga; agente captou bem	Marina aprovou distribuição apenas para os 2	OK
15/jul	Reunião com cliente vertical	#hitl2 #cliente	Ata sugeriu "Marina vai enviar contrato" sem Marina ter falado isso	Marina marcou erro	Implementador ajustou P2 — não atribuir ação se nome não foi citado

Métricas julho¶

Métrica	Jul	Jun	Baseline	Meta
Tempo em ata/reunião	4 min	6 min	35 min	≤ 8 ✓
% com ata	100%	100%	55%	≥ 95% ✓
Ações com resp+prazo	93%	89%	62%	≥ 90% ✓
Transcrição→ata	3 min	4 min	—	≤ 5 ✓
Erro na auditoria	3,1%	4,8%	—	< 5% ✓
Custo	R$ 410	R$ 395	—	< R$ 600 ✓

Dicas¶

Otter.ai com PT-BR Pro é melhor escolha em 2026 — qualidade superior a Zoom puro.
Tag #hitl2 é responsabilidade do organizador da reunião, não do agente.
Auditoria semanal é não-negociável, mesmo em nível 4.
Reunião com cliente externo SEMPRE #hitl2.
Plano de rollback testado uma vez no primeiro mês.

Playbook do Módulo Resumo de Reunião v1.0 — AIOS Profissional 2027.